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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 23.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 09:17
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À la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,32 +1,19 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
7 -
8 -Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
9 -
10 -**Deux modes d’ajout :**
11 -
12 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
14 -
15 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
16 -
17 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
6 +
18 18  )))
19 19  
20 20  (((
21 21  = Avant de commencer =
22 22  
23 -(% class="box warningmessage" %)
24 -(((
25 -**Rappel**
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 +
26 26  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
27 27  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
28 28  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
29 -)))
30 30  
31 31  == Formats de fichiers compatibles ==
32 32  
... ... @@ -75,8 +75,8 @@
75 75  
76 76  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
77 77  
78 -1. Ouvrir la notice
79 -1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
80 80  
81 81  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
... ... @@ -105,19 +105,17 @@
105 105  
106 106  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
107 107  
108 -1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
109 109  
110 110  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -(% start="2" %)
114 -1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
115 115  
116 116  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -(% start="3" %)
120 -1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
121 121  
122 122  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
... ... @@ -125,14 +125,12 @@
125 125  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
128 -(% start="4" %)
129 -1. Valider l'ajout du document
113 +* Valider l'ajout du document
130 130  
131 131  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 133  
134 -(% start="5" %)
135 -1. Enregistrer l'ajout du document
118 +* Enregistrer l'ajout du document
136 136  
137 137  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
... ... @@ -158,17 +158,14 @@
158 158  
159 159  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% start="3" %)
162 162  1. Passez en mode **Ajout par lot**
163 163  
164 164  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 -(% start="4" %)
167 167  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
168 168  
169 169  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -(% start="5" %)
172 172  1. **Importez** les fichiers
173 173  
174 174  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -175,181 +175,345 @@
175 175  
176 176  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -(% start="6" %)
179 179  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
180 180  
181 181  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
183 -(% start="7" %)
184 184  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
185 185  
186 186  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  )))
188 -)))
189 189  
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
168 +
169 +== Depuis une liste de résultats ==
170 +
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 +
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 +
190 190  (((
191 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
192 192  
193 -(% class="box infomessage" %)
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 +
182 +(% class="box warningmessage" %)
194 194  (((
195 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
196 196  
197 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
187 +== Depuis une notice ==
198 198  
199 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
189 +(% class="box infomessage" %)
190 +(((
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
200 200  )))
201 201  
202 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
204 204  
205 -**Indexation automatique** :
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
206 206  
207 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
202 +
203 +)))
204 +
210 210  (((
211 -= Intervenir sur les document bureautiques =
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
212 212  
213 -(% class="box warningmessage" %)
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 +
211 +(% class="box infomessage" %)
214 214  (((
215 -Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
217 +
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 216  )))
223 +
224 +=== Depuis une notice principale ===
225 +
226 +
217 217  )))
228 +)))|(% style="width:300px" %)
218 218  
219 -(((
220 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
221 221  
231 +
232 +
233 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
234 +
235 +
236 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
237 +
238 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
239 +
240 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
241 +
242 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 +
244 +
245 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
246 +
247 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
248 +
249 +
250 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
251 +
252 +
253 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
254 +
255 +
256 +== Télécharger un fichier bureautique ==
257 +
258 +
259 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
260 +
261 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
262 +
222 222  (% class="box infomessage" %)
223 223  (((
224 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
265 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
266 +)))
225 225  
226 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
227 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
268 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 228  
229 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
230 230  
231 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
232 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
233 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
271 +== Créer un sous-dossier ==
272 +
273 +(% class="box infomessage" %)
274 +(((
275 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
234 234  )))
235 235  
236 -=== Créer un sous-dossier ===
278 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
237 237  
238 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
239 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
240 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
280 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
241 241  
242 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +Depuis l'onglet Document :
243 243  
284 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
244 244  
245 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
286 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
246 246  
247 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +Résultat :
248 248  
290 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
292 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
251 251  
252 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 +Résultat :
253 253  
254 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
296 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 255  
256 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
257 257  
258 -Bon à savoir :
299 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
259 259  
260 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
261 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
262 262  
263 -**Mode d'emploi :**
302 +(% class="box infomessage" %)
303 +(((
304 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
305 +)))
264 264  
265 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
307 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
266 266  
267 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
268 268  
311 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
269 269  
270 -(% start="2" %)
271 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
272 -1. Utilisez les **flèches**
313 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
314 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
273 273  
274 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
275 275  
318 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
276 276  
277 -(% start="4" %)
278 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
279 279  
280 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
281 281  
323 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
324 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
282 282  
283 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
284 -)))
326 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
285 285  
286 -(((
287 -== Renommer un fichier bureautique ==
288 288  
289 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
329 +(% class="wikigeneratedid" %)
330 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
290 290  
291 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
292 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
293 -1. Sélectionnez **Éditer**
332 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
295 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
335 +(% class="wikigeneratedid" %)
336 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
297 297  
298 -Une zone de saisie s’ouvre :
299 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
338 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
300 300  
340 +
341 +== Modifier un fichier bureautique ==
342 +
343 +
344 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
345 +
346 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +
348 +
349 +Il est alors possible de renommer le document.
350 +
351 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +
353 +
301 301  == Supprimer un fichier bureautique ==
302 302  
303 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
304 304  
305 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
306 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
307 -1. Cliquez sur **Supprimer**
357 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
308 308  
309 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 310  
311 311  
312 -(% start="4" %)
313 -1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
314 -1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
362 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
315 315  
316 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
317 317  
318 318  
319 -
320 -)))
367 += Gérer des fichiers océrisés =
321 321  
369 +
370 +== Définitions ==
371 +
372 +
373 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
374 +
375 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
376 +
377 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
378 +
379 +* Bibliothèque (catalogue)
380 +* Autres Documents
381 +* Unités d'archives
382 +
383 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
384 +
385 +
386 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
387 +
388 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
389 +
390 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
391 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
392 +
393 +== Rechercher en texte intégral ==
394 +
395 +
396 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
397 +
398 +
399 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
400 +=== Recherche simple en texte intégral ===
401 +
402 +
403 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
404 +
405 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
406 +
407 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
408 +
409 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 +
411 +(% style="text-align: center;" %)
412 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
413 +
414 +
415 +=== La recherche générique en texte intégral ===
416 +
417 +
418 +(% class="box infomessage" %)
322 322  (((
323 -
420 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
324 324  )))
325 -)))
326 -)))|(% style="width:300px" %)(((
327 -(% class="box" %)
328 -(((
329 -**Sommaire**
330 330  
331 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
332 -)))
423 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
333 333  
334 -(% class="box" %)
335 -(((
336 -**Aller plus loin**
425 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
337 337  
338 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
339 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
340 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
341 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
342 -* Lier des documents à un bien
343 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
344 -)))
345 345  
346 -(% class="box" %)
347 -(((
348 -**Icônes principales**
349 349  
350 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
351 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
352 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
353 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
354 -)))
355 -)))
429 +
430 +
431 +
432 +
433 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
434 +
435 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
436 +
437 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
438 +
439 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
440 +
441 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
442 +
443 +
444 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
445 +
446 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
447 +
448 +
449 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
450 +== Visualiser la liste de résultats ==
451 +
452 +
453 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
454 +
455 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 +
457 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
458 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
459 +
460 +
461 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
462 +=== Visualiser le texte indexé ===
463 +
464 +
465 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
466 +
467 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
468 +
469 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
470 +
471 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
472 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
473 +
474 +
475 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
476 +=== Visualiser le fichier natif ===
477 +
478 +
479 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
480 +
481 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
482 +
483 +(% style="text-align: center;" %)
484 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
485 +
486 +
487 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
488 +=== Visualiser le score de pertinence ===
489 +
490 +
491 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
492 +
493 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
494 +
495 +
496 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 +
498 +(% style="text-align: center;" %)
499 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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