Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (25 modifications, 0 ajouts, 23 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,32 +1,19 @@
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
++(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
--
--Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
--
--**Deux modes d’ajout :**
--
--* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
--* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
--
--Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
--
--Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
++
  )))
  (((
  = Avant de commencer =
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Rappel**
++== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
++
  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
--)))
  == Formats de fichiers compatibles ==
@@ -75,8 +75,8 @@
  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
--1. Ouvrir la notice
--1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
++* Ouvrir la notice
++* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -103,21 +103,19 @@
  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
++===  Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
++* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="2" %)
--1.  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="3" %)
--1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
++* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -125,14 +125,12 @@
  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="4" %)
--1. Valider l'ajout du document
++* Valider l'ajout du document
  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="5" %)
--1. Enregistrer l'ajout du document
++* Enregistrer l'ajout du document
  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -140,251 +140,419 @@
  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
++
++
++
++
++
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Résultat :
++
++
++
++==== Ajout par lot ====
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
--**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
++**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
++)))
--**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
++Exemple pour la table Autres Documents.
--**Suivez le guide :**
++(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
--1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
--(% start="2" %)
--1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
++[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% start="3" %)
--1. Passez en mode **Ajout par lot**
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]]  pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
--[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
++)))
--(% start="4" %)
--1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
--[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% start="5" %)
--1. **Importez** les fichiers
--[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
--[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% start="6" %)
--1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
--[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
--(% start="7" %)
--1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
++[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))
--(((
--== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Les fichiers sont en cours de téléchargement :
++[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
++
++[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
++
++[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Résultat :
++
++[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++= Visualiser les fichiers bureautiques =
++
++
++Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
++
++
++== Depuis une liste de résultats ==
++
++
++Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
++
++Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
++
++
++Exemple pour la table Autres documents.
++
++Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
++
++[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
++
++Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône  [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
++
++[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
++
++== Depuis une notice ==
++
++
++=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
++
++
++Exemple pour la table Unités d'archives.
++
++Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
++
++[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
++
++* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
++* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
++
++Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++
++[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
++**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
++)))
--L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
--Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
--)))
++[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
--**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--**Indexation automatique** :
++Pour le masquer :
--* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
--* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
++[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(((
--= Intervenir sur les document bureautiques =
--(% class="box warningmessage" %)
++=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
++
++
++Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
++
++Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
++
++Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
++
++[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++
++[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
++
++
++**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
++
++
++== Télécharger un fichier bureautique ==
++
++
++Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
++
++Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
  )))
--)))
--(((
--== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++== Créer un sous-dossier ==
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
++**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++)))
--Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
--**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
--La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
++Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
--* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
--* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
--* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
--)))
++Depuis l'onglet Document :
--=== Créer un sous-dossier ===
++Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
--1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
--1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
--1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
++[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat :
++[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
--[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat :
++[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
-- Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
--=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++)))
--Bon à savoir :
++L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
--* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
--* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
++Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
--**Mode d'emploi :**
++Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
--1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
++* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
--[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
++[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% start="2" %)
--1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
--1. Utilisez les **flèches**
--[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
--(% start="4" %)
--1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
++[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
-- Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
--)))
++[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(((
--== Renommer un fichier bureautique ==
--Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
--1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
--1. Sélectionnez **Éditer**
++[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Modifier un fichier bureautique ==
--Une zone de saisie s’ouvre :
--**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
++
++[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++Il est alors possible de renommer le document.
++
++[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
  == Supprimer un fichier bureautique ==
--Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
--1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
--1. Cliquez sur **Supprimer**
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
--[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--=   =
++= Gérer des fichiers océrisés =
--== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
--=== Recherche simple en texte intégral ===
++== Définitions ==
--Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
--La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
--* **Bibliothèque** (Catalogue)
--* **Autres documents**
--* **Unités d’archives**
++Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
--[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
++* Bibliothèque (catalogue)
++* Autres Documents
++* Unités d'archives
--=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
++== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
--Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
--Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
--**Paramètres de recherche disponibles :**
++Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
--* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
--* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
--* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
++* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
-->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
-->(% class="small" %)Recherche : roulette
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
-->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
++== Rechercher en texte intégral ==
--
--)))
++Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
++
++(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
++=== Recherche simple en texte intégral ===
++
++
++Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
++
++Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
++
++Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
++
++[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
++
++
++=== La recherche générique en texte intégral ===
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--
++**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
  )))
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
++La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
--* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
--* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
--* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
--* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
--* Lier des documents à un bien
--* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
--)))
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
--* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
--* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
--* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
--)))
--)))
++
++
++
++
++Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
++
++**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
++
++**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
++
++**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
++
++**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
++
++
++//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
++
++//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
++
++
++(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
++== Visualiser la liste de résultats ==
++
++
++La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
++
++[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
++
++
++(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
++=== Visualiser le texte indexé ===
++
++
++Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
++
++Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
++
++[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
++
++
++(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
++=== Visualiser le fichier natif ===
++
++
++Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
++
++[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
++
++
++(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
++=== Visualiser le score de pertinence ===
++
++
++La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
++
++Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
++
++
++[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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