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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 21.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:57
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À la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,30 +3,17 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
7 -
8 -Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
9 -
10 -**Deux modes d’ajout :**
11 -
12 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
14 -
15 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
16 -
17 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
6 +
18 18  )))
19 19  
20 20  (((
21 21  = Avant de commencer =
22 22  
23 -(% class="box warningmessage" %)
24 -(((
25 -**Rappel**
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 +
26 26  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
27 27  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
28 28  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
29 -)))
30 30  
31 31  == Formats de fichiers compatibles ==
32 32  
... ... @@ -75,8 +75,8 @@
75 75  
76 76  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
77 77  
78 -1. Ouvrir la notice
79 -1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
80 80  
81 81  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
... ... @@ -105,19 +105,17 @@
105 105  
106 106  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
107 107  
108 -1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
109 109  
110 110  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -(% start="2" %)
114 -1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
115 115  
116 116  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -(% start="3" %)
120 -1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
121 121  
122 122  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
... ... @@ -125,14 +125,12 @@
125 125  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
128 -(% start="4" %)
129 -1. Valider l'ajout du document
113 +* Valider l'ajout du document
130 130  
131 131  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 133  
134 -(% start="5" %)
135 -1. Enregistrer l'ajout du document
118 +* Enregistrer l'ajout du document
136 136  
137 137  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
... ... @@ -158,17 +158,14 @@
158 158  
159 159  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% start="3" %)
162 162  1. Passez en mode **Ajout par lot**
163 163  
164 164  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 -(% start="4" %)
167 167  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
168 168  
169 169  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -(% start="5" %)
172 172  1. **Importez** les fichiers
173 173  
174 174  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -175,47 +175,115 @@
175 175  
176 176  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -(% start="6" %)
179 179  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
180 180  
181 181  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
183 -(% start="7" %)
184 184  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
185 185  
186 186  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  )))
166 +
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
168 +
169 +== Depuis une liste de résultats ==
170 +
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 +
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 +
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  )))
189 189  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 +
182 +(% class="box warningmessage" %)
190 190  (((
191 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
192 192  
187 +== Depuis une notice ==
188 +
193 193  (% class="box infomessage" %)
194 194  (((
195 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 +)))
196 196  
197 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
198 198  
199 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
199 +
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +
202 +
200 200  )))
201 201  
202 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
204 204  
205 -**Indexation automatique** :
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
206 206  
207 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
209 209  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
223 +
224 +=== Depuis une notice principale ===
225 +
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
227 +
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
231 +
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 +
238 +(% class="box warningmessage" %)
210 210  (((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
242 +
211 211  = Intervenir sur les document bureautiques =
212 212  
213 -(% class="box warningmessage" %)
245 +(% class="box infomessage" %)
214 214  (((
215 -Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
216 216  )))
249 +
250 +== Télécharger des documents ==
251 +
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
253 +
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
256 +
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
217 217  )))
218 218  
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
264 +
265 +)))
266 +
219 219  (((
220 220  == Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
221 221  
... ... @@ -251,6 +251,7 @@
251 251  
252 252  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
302 +
254 254  === Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
255 255  
256 256  **Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
... ... @@ -280,7 +280,7 @@
280 280  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 281  
282 282  
283 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
284 284  )))
285 285  
286 286  (((
... ... @@ -315,8 +315,27 @@
315 315  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 317  
318 -= =
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
319 319  
369 +(% class="box infomessage" %)
370 +(((
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
372 +
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
374 +
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
376 +)))
377 +
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
379 +
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
382 +
383 +**Indexation automatique** :
384 +
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
387 +
320 320  == Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
321 321  
322 322  === Recherche simple en texte intégral ===
... ... @@ -348,43 +348,53 @@
348 348  >(% class="small" %)Recherche : roulette
349 349  >(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
350 350  >(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
351 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
419 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
352 352  
421 +[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 353  
423 +
424 +=== Comprendre les résultats ===
425 +
426 +Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
427 +
428 +* Visualiser le texte indexé
429 +* Visualiser le fichier natif
430 +* Consulter le score de pertinence
431 +
432 +[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 +
354 354  
355 355  )))
356 356  
357 357  (((
358 -
359 -)))
360 -)))
361 -)))|(% style="width:300px" %)(((
362 -(% class="box" %)
363 -(((
364 -**Sommaire**
438 +==== Visualiser le texte indexé ====
365 365  
366 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
367 -)))
440 +Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
368 368  
369 -(% class="box" %)
370 -(((
371 -**Aller plus loin**
442 +[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 372  
373 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
374 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
375 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
376 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
377 -* Lier des documents à un bien
378 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
379 -)))
380 380  
381 -(% class="box" %)
445 +Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
446 +
447 +[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +
449 +
450 +==== Visualiser le fichier natif ====
451 +
452 +Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
453 +
454 +[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 +
456 +
457 +==== Consulter le score de pertinence ====
458 +
459 +La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
460 +
461 +(% class="box infomessage" %)
382 382  (((
383 -**Icônes principales**
463 +Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
464 +)))
384 384  
385 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
386 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
387 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
388 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
466 +[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  )))
390 -)))
468 +)))|(% style="width:300px" %)
1750679725357-774.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -840 bytes
Contenu
1750679952765-443.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -788 bytes
Contenu
1750680064508-339.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.1 KB
Contenu
1750680235945-140.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -761 bytes
Contenu
1750681007674-175.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
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Contenu
1750681295030-622.png
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