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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 20.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:55
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À la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,398 +1,549 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +**Sommaire**
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 -Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
3 +{{toc/}}
8 8  
9 -**Deux modes d’ajout :**
10 10  
11 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
6 += Avant propos =
13 13  
14 -**Organisation :**
8 +== Définitions ==
15 15  
16 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 17  
18 -**Consultation :**
11 +Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
19 19  
20 -* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 -* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 22  
23 -**Recherche texte intégral :**
14 +== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
24 24  
25 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
26 -)))
27 27  
28 -(((
29 -= Avant de commencer =
17 +Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
30 30  
31 -(% class="box warningmessage" %)
19 +Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20 +
21 +
22 +== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23 +
24 +
25 +Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26 +
27 +* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 +* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 +* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 +* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31 +
32 += Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 +
34 +
35 +== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36 +
37 +
38 +=== Étape préalable ===
39 +
40 +
41 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42 +
43 +Exemple pour la table Autres Documents.
44 +
45 +[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
46 +
47 +Compléter la grille de saisie et enregistrer.
48 +
49 +[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
50 +
51 +
52 +Résultat :
53 +
54 +[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 +
56 +
57 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
58 +
59 +
60 +Exemple pour la table Autres Documents.
61 +
62 +Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
63 +
64 +Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
65 +
66 +[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
67 +
68 +
69 +Résultat :
70 +
71 +[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 +
73 +
74 +(% class="box infomessage" %)
32 32  (((
33 -**Rappel**
34 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
35 -Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
36 -Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
76 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
37 37  )))
38 38  
39 -== Formats de fichiers compatibles ==
79 +=== Erreur fréquente ===
40 40  
41 -Flora prend en charge une large gamme de formats :
42 42  
43 -* **PDF** (.pdf)
44 -* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
45 -* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
82 +==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
46 46  
47 -De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
84 +Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
48 48  
49 -== Règles de nommage des fichiers ==
86 +L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
50 50  
51 -Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
88 +[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 52  
53 -* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
54 -* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
55 -* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
56 -* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
90 +== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
57 57  
58 -= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
59 59  
60 -== Création de la notice ==
93 +=== Étape préalable ===
61 61  
62 -Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
63 63  
64 -1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
96 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
65 65  
66 -[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
67 67  
100 +[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 68  
69 -(% start="2" %)
70 -1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
102 +Compléter la notice et enregistrer.
71 71  
72 -[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
73 73  
74 74  
75 -(% start="3" %)
76 -1. **Enregistrer** la notice
107 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
77 77  
78 -Votre notice est prête à accueillir son fichier !
79 79  
80 -== Ajout du fichier bureautique ==
110 +==== Ajout unitaire ====
81 81  
82 -Deux méthodes possibles :
112 +Exemple pour la table Autres Documents.
83 83  
84 -=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
114 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
85 85  
86 -1. Ouvrir la notice
87 -1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
116 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
88 88  
89 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +(% class="wikigeneratedid" %)
119 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
90 90  
121 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
91 91  
123 +
124 +(% class="wikigeneratedid" %)
125 +Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
126 +
127 +[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 +
129 +
130 +[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +
132 +
133 +Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
134 +
135 +[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 +
137 +
138 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
139 +
140 +[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 +
142 +
143 +(% class="wikigeneratedid" %)
144 +Résultat :
145 +
146 +[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 +
148 +
149 +==== Ajout par lot ====
150 +
151 +
92 92  (% class="box infomessage" %)
93 93  (((
94 -Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
95 -Pour gagner du temps :
96 -
97 -1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
98 -1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
154 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
99 99  )))
100 100  
101 -(% class="box errormessage" %)
102 -(((
103 - **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
157 +Exemple pour la table Autres Documents.
104 104  
105 -Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
106 -Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
159 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
107 107  
108 -Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
109 -Et voilà, votre document est correctement ajouté !
161 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 110  
111 -[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +(% class="wikigeneratedid" %)
164 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
165 +
166 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 +
168 +
169 +(% class="wikigeneratedid" %)
170 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
171 +
172 +(% class="box infomessage" %)
173 +(((
174 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
112 112  )))
113 113  
114 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
115 115  
116 -1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
178 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
117 117  
118 -[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
181 +(% class="wikigeneratedid" %)
182 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
120 120  
121 -(% start="2" %)
122 -1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
184 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123 123  
124 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
187 +(% class="wikigeneratedid" %)
188 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
126 126  
127 -(% start="3" %)
128 -1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
190 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
129 129  
130 -[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
193 +(% class="wikigeneratedid" %)
194 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
132 132  
133 -[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
134 134  
135 135  
136 -(% start="4" %)
137 -1. Valider l'ajout du document
199 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
138 138  
139 -[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
140 140  
141 141  
142 -(% start="5" %)
143 -1. Enregistrer l'ajout du document
204 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
144 144  
145 -[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
146 146  
147 147  
148 -[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +(% class="wikigeneratedid" %)
210 +Résultat :
149 149  
212 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 150  
151 -(% class="box infomessage" %)
152 -(((
153 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
154 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
155 155  
156 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
215 += Visualiser les fichiers bureautiques =
157 157  
158 -**Suivez le guide :**
159 159  
160 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
218 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
161 161  
162 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -(% start="2" %)
165 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
221 +== Depuis une liste de résultats ==
166 166  
167 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -(% start="3" %)
170 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
224 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
171 171  
172 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
173 173  
174 -(% start="4" %)
175 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
176 176  
177 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +Exemple pour la table Autres documents.
178 178  
179 -(% start="5" %)
180 -1. **Importez** les fichiers
231 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
181 181  
182 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 183  
184 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +(% style="text-align: center;" %)
236 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
185 185  
186 -(% start="6" %)
187 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
238 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
188 188  
189 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190 190  
191 -(% start="7" %)
192 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
242 +(% style="text-align: center;" %)
243 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
193 193  
194 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 -)))
196 -)))
245 +== Depuis une notice ==
197 197  
198 -(((
199 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
200 200  
248 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
249 +
250 +
251 +Exemple pour la table Unités d'archives.
252 +
253 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
254 +
255 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256 +
257 +
258 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
259 +
260 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
261 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
262 +
263 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
264 +
265 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 +
267 +
201 201  (% class="box infomessage" %)
202 202  (((
203 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
270 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
271 +)))
204 204  
205 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
273 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
206 206  
207 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
208 -)))
275 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
209 209  
210 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
212 212  
213 -**Indexation automatique** :
278 +Pour le masquer :
214 214  
215 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
280 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 217  
218 -(((
219 -= Intervenir sur les document bureautiques =
220 220  
221 -(% class="box warningmessage" %)
283 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
284 +
285 +
286 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
287 +
288 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
289 +
290 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
291 +
292 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +
294 +
295 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
296 +
297 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 +
299 +
300 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
301 +
302 +
303 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
304 +
305 +
306 +== Télécharger un fichier bureautique ==
307 +
308 +
309 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
310 +
311 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
312 +
313 +(% class="box infomessage" %)
222 222  (((
223 -Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
315 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
224 224  )))
225 -)))
226 226  
227 -(((
228 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
318 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229 229  
320 +
321 +== Créer un sous-dossier ==
322 +
230 230  (% class="box infomessage" %)
231 231  (((
232 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
325 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
326 +)))
233 233  
234 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
235 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
328 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
236 236  
237 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
330 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
238 238  
239 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
240 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
241 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
242 -)))
332 +Depuis l'onglet Document :
243 243  
244 -=== Créer un sous-dossier ===
334 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
245 245  
246 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
247 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
248 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
336 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +Résultat :
251 251  
340 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 252  
253 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
342 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
254 254  
255 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +Résultat :
256 256  
346 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
257 257  
258 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
259 259  
260 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
261 261  
262 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
263 263  
264 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
352 +(% class="box infomessage" %)
353 +(((
354 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
355 +)))
265 265  
266 -Bon à savoir :
357 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
267 267  
268 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
269 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
359 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
270 270  
271 -**Mode d'emploi :**
361 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
272 272  
273 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
363 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
364 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
274 274  
275 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
276 276  
368 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 277  
278 -(% start="2" %)
279 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
280 -1. Utilisez les **flèches**
281 281  
282 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
283 283  
373 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
374 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
284 284  
285 -(% start="4" %)
286 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
376 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
287 287  
288 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
379 +(% class="wikigeneratedid" %)
380 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
290 290  
291 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
292 -)))
382 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 293  
294 -(((
295 -== Renommer un fichier bureautique ==
296 296  
297 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
385 +(% class="wikigeneratedid" %)
386 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
298 298  
299 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
300 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
301 -1. Sélectionnez **Éditer**
388 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 302  
303 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
391 +== Modifier un fichier bureautique ==
305 305  
306 -Une zone de saisie s’ouvre :
307 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
308 308  
394 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
395 +
396 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
397 +
398 +
399 +Il est alors possible de renommer le document.
400 +
401 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 +
403 +
309 309  == Supprimer un fichier bureautique ==
310 310  
311 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
312 312  
313 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
314 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
315 -1. Cliquez sur **Supprimer**
407 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
316 316  
317 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 318  
319 319  
320 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
321 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
412 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
322 322  
323 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 324  
325 325  
326 -= =
417 += Gérer des fichiers océrisés =
327 327  
328 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
329 329  
330 -=== Recherche simple en texte intégral ===
420 +== Définitions ==
331 331  
332 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
333 333  
334 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
423 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
335 335  
336 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
337 -* **Autres documents**
338 -* **Unités d’archives**
425 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
339 339  
340 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
341 341  
429 +* Bibliothèque (catalogue)
430 +* Autres Documents
431 +* Unités d'archives
342 342  
343 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
433 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
344 344  
345 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
346 346  
347 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
436 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
348 348  
349 -**Paramètres de recherche disponibles :**
438 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
350 350  
351 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
352 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
353 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
440 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
441 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
354 354  
355 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
356 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
357 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
358 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
359 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
443 +== Rechercher en texte intégral ==
360 360  
361 361  
362 -
363 -)))
446 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
364 364  
448 +
449 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
450 +=== Recherche simple en texte intégral ===
451 +
452 +
453 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
454 +
455 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
456 +
457 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
458 +
459 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 +
461 +(% style="text-align: center;" %)
462 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
463 +
464 +
465 +=== La recherche générique en texte intégral ===
466 +
467 +
468 +(% class="box infomessage" %)
365 365  (((
366 -
470 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
367 367  )))
368 -)))
369 -)))|(% style="width:300px" %)(((
370 -(% class="box" %)
371 -(((
372 -**Sommaire**
373 373  
374 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 -)))
473 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
376 376  
377 -(% class="box" %)
378 -(((
379 -**Aller plus loin**
475 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
382 -* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
383 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
384 -* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
385 -* Lier des documents à un bien
386 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
387 -)))
388 388  
389 -(% class="box" %)
390 -(((
391 -**Icônes principales**
392 392  
393 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
394 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
395 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
396 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
397 -)))
398 -)))
479 +
480 +
481 +
482 +
483 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
484 +
485 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
486 +
487 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
488 +
489 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
490 +
491 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
492 +
493 +
494 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
495 +
496 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
497 +
498 +
499 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
500 +== Visualiser la liste de résultats ==
501 +
502 +
503 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
504 +
505 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
506 +
507 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
508 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
509 +
510 +
511 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
512 +=== Visualiser le texte indexé ===
513 +
514 +
515 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
516 +
517 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
518 +
519 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
520 +
521 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
522 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
523 +
524 +
525 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
526 +=== Visualiser le fichier natif ===
527 +
528 +
529 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
530 +
531 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 +
533 +(% style="text-align: center;" %)
534 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
535 +
536 +
537 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
538 +=== Visualiser le score de pertinence ===
539 +
540 +
541 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
542 +
543 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
544 +
545 +
546 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
547 +
548 +(% style="text-align: center;" %)
549 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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