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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,351 +1,310 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
9 +(((
10 += Avant de commencer =
5 5  
6 -= Avant propos =
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
7 7  
8 -== Définitions ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
13 13  
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
16 16  
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
18 18  
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
21 21  
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
39 +== Création de la notice ==
23 23  
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
24 24  
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
26 26  
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 33  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
34 34  
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 37  
38 -=== Étape préalable ===
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
40 40  
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
42 42  
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 +Deux méthodes possibles :
44 44  
45 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
46 46  
47 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
48 48  
49 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -Résultat :
53 -
54 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 -
56 -
57 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
58 -
59 -
60 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 -
62 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
63 -
64 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
65 -
66 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
67 -
68 -
69 -Résultat :
70 -
71 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 -
73 -
74 74  (% class="box infomessage" %)
75 75  (((
76 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
75 +
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
77 77  )))
78 78  
79 -=== Erreur fréquente ===
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
80 80  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
81 81  
82 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
83 83  
84 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
85 85  
86 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
87 87  
88 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
89 89  
90 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 92  
93 -=== Étape préalable ===
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
94 94  
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  
96 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
97 97  
98 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
99 99  
100 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -Compléter la notice et enregistrer.
103 103  
104 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 106  
107 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
113 +* Valider l'ajout du document
108 108  
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -==== Ajout unitaire ====
111 111  
112 -Exemple pour la table Autres Documents.
118 +* Enregistrer l'ajout du document
113 113  
114 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
117 117  
118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 122  
123 -
124 -(% class="wikigeneratedid" %)
125 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
126 -
127 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 -
129 -
130 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -
133 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
134 -
135 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 -
137 -
138 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
139 -
140 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 -
142 -
143 -(% class="wikigeneratedid" %)
144 -Résultat :
145 -
146 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 -
148 -
149 -==== Ajout par lot ====
150 -
151 -
152 152  (% class="box infomessage" %)
153 153  (((
154 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
155 -)))
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
156 156  
157 -Exemple pour la table Autres Documents.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
158 158  
159 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
133 +**Suivez le guide :**
160 160  
161 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
162 162  
163 -(% class="wikigeneratedid" %)
164 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
167 167  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
171 171  
172 -(% class="box infomessage" %)
173 -(((
174 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
175 -)))
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
177 177  
178 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
152 +1. **Importez** les fichiers
180 180  
181 -(% class="wikigeneratedid" %)
182 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
191 191  
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +)))
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
195 -
196 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 -
198 -
199 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
200 -
201 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 -
203 -
204 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
205 -
206 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 -
208 -
209 -(% class="wikigeneratedid" %)
210 -Résultat :
211 -
212 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 -
214 -
215 215  = Visualiser les fichiers bureautiques =
216 216  
217 -
218 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
219 -
220 -
221 221  == Depuis une liste de résultats ==
222 222  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
223 223  
224 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
225 225  
226 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
227 227  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
228 228  
229 -Exemple pour la table Autres documents.
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
230 230  
231 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
232 -
233 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 -
235 -(% style="text-align: center;" %)
236 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
237 -
238 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
239 -
240 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
241 -
242 -(% style="text-align: center;" %)
243 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
244 -
245 245  == Depuis une notice ==
246 246  
247 -
248 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
249 -
250 -
251 -Exemple pour la table Unités d'archives.
252 -
253 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
254 -
255 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256 -
257 -
258 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
259 -
260 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
261 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
262 -
263 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
264 -
265 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -
268 268  (% class="box infomessage" %)
269 269  (((
270 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
271 271  )))
272 272  
273 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
274 274  
275 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
276 276  
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -Pour le masquer :
202 +
203 +)))
279 279  
280 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
281 281  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
282 282  
283 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
284 284  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 285  
286 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
287 287  
288 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
289 289  
290 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
224 +=== Depuis une notice principale ===
291 291  
292 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
293 293  
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
294 294  
295 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
297 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 298  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
299 299  
300 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
301 301  
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
302 302  
303 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
304 304  
250 +== Télécharger des documents ==
305 305  
306 -== Télécharger un fichier bureautique ==
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
307 307  
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
308 308  
309 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
310 -
311 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
312 -
313 313  (% class="box infomessage" %)
314 314  (((
315 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
316 316  )))
317 317  
318 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
264 +
265 +)))
320 320  
321 -== Créer un sous-dossier ==
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
322 322  
323 323  (% class="box infomessage" %)
324 324  (((
325 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
273 +
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
276 +
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
278 +
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
326 326  )))
327 327  
328 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
284 +=== Créer un sous-dossier ===
329 329  
330 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
331 331  
332 -Depuis l'onglet Document :
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 333  
334 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
335 335  
336 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
337 337  
338 -Résultat :
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
341 341  
342 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
343 343  
344 -Résultat :
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
346 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 347  
303 +)))
304 +)))|(% style="width:300px" %)
348 348  
306 +
307 +
349 349  == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
350 350  
351 351  
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