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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,149 +1,175 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
9 +(((
10 += Avant de commencer =
5 5  
6 -= Avant propos =
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
7 7  
8 -== Définitions ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
13 13  
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
16 16  
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
18 18  
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
21 21  
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
39 +== Création de la notice ==
23 23  
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
24 24  
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
26 26  
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 33  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
34 34  
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 37  
38 -=== Étape préalable ===
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
40 40  
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
42 42  
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 +Deux méthodes possibles :
44 44  
45 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
46 46  
47 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
48 48  
49 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -Résultat :
71 +(% class="box infomessage" %)
72 +(((
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
53 53  
54 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 +)))
55 55  
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
56 56  
57 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
58 58  
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
59 59  
60 -Exemple pour la table Autres Documents.
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
61 61  
62 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
63 63  
64 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
65 65  
66 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -Résultat :
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
70 70  
71 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
74 -(% class="box infomessage" %)
75 -(((
76 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
77 -)))
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
78 78  
79 -=== Erreur fréquente ===
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
82 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
85 85  
86 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
113 +* Valider l'ajout du document
87 87  
88 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
91 91  
118 +* Enregistrer l'ajout du document
92 92  
93 -=== Étape préalable ===
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 95  
96 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
99 99  
100 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
101 101  
102 -Compléter la notice et enregistrer.
130 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
103 103  
104 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
132 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
134 +(% start="2" %)
135 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
106 106  
107 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
137 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
139 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
109 109  
110 -==== Ajout unitaire ====
141 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -Exemple pour la table Autres Documents.
143 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
113 113  
114 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
145 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 +1. **Importez** les fichiers
117 117  
118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
149 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
153 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
123 123  
124 -(% class="wikigeneratedid" %)
125 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
155 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
128 128  
159 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +)))
161 +)))
162 +)))|(% style="width:300px" %)
129 129  
130 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 131  
132 132  
133 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
134 134  
135 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 136  
137 137  
138 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
139 139  
140 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 -
142 -
143 143  (% class="wikigeneratedid" %)
144 144  Résultat :
145 145  
146 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 147  
148 148  
149 149  ==== Ajout par lot ====
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