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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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À la version 25.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/08 16:04
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,549 +1,301 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
4 4  
8 +Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
5 5  
6 -= Avant propos =
10 +Cela permet de :
7 7  
8 -== Définitions ==
12 +* centraliser les fichiers,
13 +* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 +* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
15 +)))
9 9  
17 +(((
18 += Avant de commencer =
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
12 -
13 -
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
15 -
16 -
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
18 -
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20 -
21 -
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23 -
24 -
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26 -
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31 -
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 -
34 -
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36 -
37 -
38 -=== Étape préalable ===
39 -
40 -
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42 -
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
44 -
45 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
46 -
47 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
48 -
49 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
50 -
51 -
52 -Résultat :
53 -
54 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 -
56 -
57 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
58 -
59 -
60 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 -
62 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
63 -
64 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
65 -
66 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
67 -
68 -
69 -Résultat :
70 -
71 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 -
73 -
74 -(% class="box infomessage" %)
20 +(% class="box warningmessage" %)
75 75  (((
76 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
22 +**Rappel**
23 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 +Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
77 77  )))
78 78  
79 -=== Erreur fréquente ===
27 +== Format de fichiers compatibles ==
80 80  
29 +Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
81 81  
82 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
31 +* PDF : .pdf
32 +* Microsoft Word : .doc, .docx
33 +* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
83 83  
84 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
35 +Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
85 85  
86 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
37 +== Règles de nommage des fichiers ==
87 87  
88 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
39 +Pour éviter les erreurs techniques :
89 89  
90 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
41 +* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 +* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 +* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 +* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
91 91  
46 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
92 92  
93 -=== Étape préalable ===
48 +== Créer une notice ==
94 94  
50 +==== Créer une notice dans une table réservoir ====
95 95  
96 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
52 +1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 +1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 +1. Sélectionnez une grille de saisie
55 +1. Renseignez les champs descriptifs
56 +1. Enregistrez
57 +1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
97 97  
98 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
59 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101 101  
102 -Compléter la notice et enregistrer.
62 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
64 + 
105 105  
106 106  
107 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
67 +== Ajouter du fichier bureautique ==
108 108  
109 109  
110 -==== Ajout unitaire ====
70 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
111 111  
112 -Exemple pour la table Autres Documents.
72 +1. Ouvrez la notice
73 +1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
113 113  
114 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
115 115  
116 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
117 117  
118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
120 -
121 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 -
123 -
124 -(% class="wikigeneratedid" %)
125 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
126 -
127 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 -
129 -
130 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -
133 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
134 -
135 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 -
137 -
138 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
139 -
140 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 -
142 -
143 -(% class="wikigeneratedid" %)
144 -Résultat :
145 -
146 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 -
148 -
149 -==== Ajout par lot ====
150 -
151 -
152 152  (% class="box infomessage" %)
153 153  (((
154 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
79 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
80 +Pour gagner du temps :
81 +
82 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
83 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
155 155  )))
156 156  
157 -Exemple pour la table Autres Documents.
86 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
160 160  
161 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 -
163 -(% class="wikigeneratedid" %)
164 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
165 -
166 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 -
168 -
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
171 -
172 -(% class="box infomessage" %)
89 +(% class="box errormessage" %)
173 173  (((
174 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
91 +//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
92 +
93 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  )))
176 176  
96 +=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
177 177  
178 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
98 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
99 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
100 +1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
101 +1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
179 179  
103 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -(% class="wikigeneratedid" %)
182 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
105 + 
183 183  
184 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
110 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
191 191  
113 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
115 + 
195 195  
196 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
117 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 198  
199 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 202  
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
205 205  
206 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
126 +=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
207 207  
128 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
129 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
130 +1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
131 +1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
208 208  
209 -(% class="wikigeneratedid" %)
210 -Résultat :
133 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 213  
136 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
216 216  
139 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
219 219  
142 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 -== Depuis une liste de résultats ==
222 222  
145 +[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
225 225  
226 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
148 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
228 228  
229 -Exemple pour la table Autres documents.
151 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
232 232  
233 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +)))
234 234  
235 -(% style="text-align: center;" %)
236 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
157 +(((
158 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
237 237  
238 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
239 -
240 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
241 -
242 -(% style="text-align: center;" %)
243 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
244 -
245 -== Depuis une notice ==
246 -
247 -
248 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
249 -
250 -
251 -Exemple pour la table Unités d'archives.
252 -
253 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
254 -
255 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256 -
257 -
258 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
259 -
260 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
261 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
262 -
263 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
264 -
265 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -
268 268  (% class="box infomessage" %)
269 269  (((
270 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
162 +**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
271 271  )))
272 272  
273 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
165 +L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
274 274  
275 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 +**Indexation plein texte automatique** :
276 276  
169 +* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
170 +* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
277 277  
278 -Pour le masquer :
172 +(((
173 += Intervenir sur les document bureautiques =
279 279  
280 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
176 +)))
281 281  
178 +(((
179 +== Organiser avec des sous-dossiers ==
282 282  
283 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
284 -
285 -
286 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
287 -
288 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
289 -
290 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
291 -
292 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 -
294 -
295 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
296 -
297 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 -
299 -
300 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
301 -
302 -
303 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
304 -
305 -
306 -== Télécharger un fichier bureautique ==
307 -
308 -
309 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
310 -
311 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
312 -
313 313  (% class="box infomessage" %)
314 314  (((
315 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
316 -)))
183 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
317 317  
318 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
185 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
319 319  
187 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
320 320  
321 -== Créer un sous-dossier ==
322 -
323 -(% class="box infomessage" %)
324 -(((
325 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
189 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
190 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
191 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
326 326  )))
327 327  
328 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
194 +=== Créer un sous-dossier ===
329 329  
330 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
196 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
197 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
198 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
199 +1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
200 +1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
331 331  
332 -Depuis l'onglet Document :
202 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 333  
334 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
335 335  
336 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 -Résultat :
339 339  
340 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
341 341  
342 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
209 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 343  
344 -Résultat :
211 +=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
345 345  
346 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 -
348 -
349 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
350 -
351 -
352 352  (% class="box infomessage" %)
353 353  (((
354 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
215 +Bon à savoir :
216 +
217 +* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
218 +* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
355 355  )))
356 356  
357 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
358 358  
359 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
222 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
223 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
224 +1. Utilisez les **flèches**
225 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
226 +1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
360 360  
361 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
228 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  
363 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
364 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
365 365  
366 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
231 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 369  
234 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
236 +
237 +)))
372 372  
373 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
374 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
239 +(((
240 +== Renommer un fichier bureautique ==
375 375  
376 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
242 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
377 377  
244 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
245 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
246 +1. Sélectionnez **Éditer**
247 +1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
378 378  
379 -(% class="wikigeneratedid" %)
380 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
249 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 381  
382 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 383  
384 384  
385 -(% class="wikigeneratedid" %)
386 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
387 -
388 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 -
390 -
391 -== Modifier un fichier bureautique ==
392 -
393 -
394 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
395 -
396 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -
399 -Il est alors possible de renommer le document.
400 -
401 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -
404 404  == Supprimer un fichier bureautique ==
405 405  
255 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
406 406  
407 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
257 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
258 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
259 +1. Cliquez sur **Supprimer**
260 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
261 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
408 408  
409 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 410  
411 411  
412 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
266 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 +)))
268 +)))
269 +)))|(% style="width:300px" %)(((
270 +(% class="box" %)
271 +(((
272 +**Sommaire**
413 413  
414 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
275 +)))
415 415  
277 +(% class="box" %)
278 +(((
279 +**Aller plus loin**
416 416  
417 -= Gérer des fichiers océrisés =
281 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
282 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
283 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
284 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
285 +* Lier des documents à un bien
286 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
287 +)))
418 418  
419 -
420 -== Définitions ==
421 -
422 -
423 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
424 -
425 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
426 -
427 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
428 -
429 -* Bibliothèque (catalogue)
430 -* Autres Documents
431 -* Unités d'archives
432 -
433 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
434 -
435 -
436 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
437 -
438 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
439 -
440 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
441 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
442 -
443 -== Rechercher en texte intégral ==
444 -
445 -
446 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
447 -
448 -
449 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
450 -=== Recherche simple en texte intégral ===
451 -
452 -
453 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
454 -
455 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
456 -
457 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
458 -
459 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 -
461 -(% style="text-align: center;" %)
462 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
463 -
464 -
465 -=== La recherche générique en texte intégral ===
466 -
467 -
468 -(% class="box infomessage" %)
289 +(% class="box" %)
469 469  (((
470 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
471 -)))
291 +**Icônes principales**
472 472  
473 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
474 -
475 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
476 -
477 -
478 -
479 -
480 -
481 -
482 -
483 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
484 -
485 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
486 -
487 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
488 -
489 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
490 -
491 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
492 -
493 -
494 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
495 -
496 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
497 -
498 -
499 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
500 -== Visualiser la liste de résultats ==
501 -
502 -
503 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
504 -
505 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
506 -
507 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
508 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
509 -
510 -
511 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
512 -=== Visualiser le texte indexé ===
513 -
514 -
515 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
516 -
517 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
518 -
519 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
520 -
521 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
522 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
523 -
524 -
525 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
526 -=== Visualiser le fichier natif ===
527 -
528 -
529 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
530 -
531 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 -
533 -(% style="text-align: center;" %)
534 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
535 -
536 -
537 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
538 -=== Visualiser le score de pertinence ===
539 -
540 -
541 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
542 -
543 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
544 -
545 -
546 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
547 -
548 -(% style="text-align: center;" %)
549 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
293 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
294 +
295 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
296 +
297 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
298 +
299 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
300 +)))
301 +)))
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