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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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À la version 23.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 09:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,549 +1,355 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
4 4  
8 +Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
5 5  
6 -= Avant propos =
10 +**Deux modes d’ajout :**
7 7  
8 -== Définitions ==
12 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
9 9  
15 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
17 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
18 +)))
12 12  
20 +(((
21 += Avant de commencer =
13 13  
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
15 -
16 -
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
18 -
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20 -
21 -
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23 -
24 -
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26 -
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31 -
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 -
34 -
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36 -
37 -
38 -=== Étape préalable ===
39 -
40 -
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42 -
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
44 -
45 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
46 -
47 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
48 -
49 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
50 -
51 -
52 -Résultat :
53 -
54 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 -
56 -
57 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
58 -
59 -
60 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 -
62 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
63 -
64 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
65 -
66 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
67 -
68 -
69 -Résultat :
70 -
71 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 -
73 -
74 -(% class="box infomessage" %)
23 +(% class="box warningmessage" %)
75 75  (((
76 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
25 +**Rappel**
26 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
27 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
28 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
77 77  )))
78 78  
79 -=== Erreur fréquente ===
31 +== Formats de fichiers compatibles ==
80 80  
33 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
81 81  
82 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
35 +* **PDF** (.pdf)
36 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
37 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
83 83  
84 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
39 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
85 85  
86 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
41 +== Règles de nommage des fichiers ==
87 87  
88 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
43 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
89 89  
90 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
45 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
46 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
47 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
48 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
91 91  
50 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
92 92  
93 -=== Étape préalable ===
52 +== Création de la notice ==
94 94  
54 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
95 95  
96 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
56 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
97 97  
98 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
58 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101 101  
102 -Compléter la notice et enregistrer.
61 +(% start="2" %)
62 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
103 103  
104 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
64 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 106  
107 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
67 +(% start="3" %)
68 +1. **Enregistrer** la notice
108 108  
70 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
109 109  
110 -==== Ajout unitaire ====
72 +== Ajout du fichier bureautique ==
111 111  
112 -Exemple pour la table Autres Documents.
74 +Deux méthodes possibles :
113 113  
114 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
76 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
115 115  
116 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
78 +1. Ouvrir la notice
79 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
117 117  
118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
81 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 122  
123 -
124 -(% class="wikigeneratedid" %)
125 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
126 -
127 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 -
129 -
130 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -
133 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
134 -
135 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 -
137 -
138 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
139 -
140 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 -
142 -
143 -(% class="wikigeneratedid" %)
144 -Résultat :
145 -
146 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 -
148 -
149 -==== Ajout par lot ====
150 -
151 -
152 152  (% class="box infomessage" %)
153 153  (((
154 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
86 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
87 +Pour gagner du temps :
88 +
89 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
90 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
155 155  )))
156 156  
157 -Exemple pour la table Autres Documents.
93 +(% class="box errormessage" %)
94 +(((
95 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
158 158  
159 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
97 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
98 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
160 160  
161 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
101 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
162 162  
163 -(% class="wikigeneratedid" %)
164 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
165 -
166 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 -
168 -
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
171 -
172 -(% class="box infomessage" %)
173 -(((
174 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
103 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  )))
176 176  
106 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
177 177  
178 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
108 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
179 179  
110 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -(% class="wikigeneratedid" %)
182 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
183 183  
184 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
113 +(% start="2" %)
114 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
185 185  
116 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
189 189  
190 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
119 +(% start="3" %)
120 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
191 191  
122 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
195 195  
196 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 198  
199 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
128 +(% start="4" %)
129 +1. Valider l'ajout du document
200 200  
201 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 202  
203 203  
204 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
134 +(% start="5" %)
135 +1. Enregistrer l'ajout du document
205 205  
206 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
209 -(% class="wikigeneratedid" %)
210 -Résultat :
140 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 213  
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
146 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
214 214  
215 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
148 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
216 216  
150 +**Suivez le guide :**
217 217  
218 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
152 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
219 219  
154 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 -== Depuis une liste de résultats ==
156 +(% start="2" %)
157 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
222 222  
159 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
161 +(% start="3" %)
162 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
225 225  
226 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
164 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
166 +(% start="4" %)
167 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
228 228  
229 -Exemple pour la table Autres documents.
169 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
171 +(% start="5" %)
172 +1. **Importez** les fichiers
232 232  
233 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -(% style="text-align: center;" %)
236 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
176 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
178 +(% start="6" %)
179 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
239 239  
240 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 -(% style="text-align: center;" %)
243 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
183 +(% start="7" %)
184 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
244 244  
245 -== Depuis une notice ==
186 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +)))
188 +)))
246 246  
190 +(((
191 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
247 247  
248 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
249 -
250 -
251 -Exemple pour la table Unités d'archives.
252 -
253 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
254 -
255 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256 -
257 -
258 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
259 -
260 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
261 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
262 -
263 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
264 -
265 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -
268 268  (% class="box infomessage" %)
269 269  (((
270 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
271 -)))
195 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
272 272  
273 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
197 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
274 274  
275 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
200 +)))
276 276  
202 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
277 277  
278 -Pour le masquer :
205 +**Indexation automatique** :
279 279  
280 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
281 281  
210 +(((
211 += Intervenir sur les document bureautiques =
282 282  
283 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
284 -
285 -
286 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
287 -
288 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
289 -
290 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
291 -
292 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 -
294 -
295 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
296 -
297 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 -
299 -
300 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
301 -
302 -
303 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
304 -
305 -
306 -== Télécharger un fichier bureautique ==
307 -
308 -
309 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
310 -
311 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
312 -
313 -(% class="box infomessage" %)
213 +(% class="box warningmessage" %)
314 314  (((
315 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
215 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
316 316  )))
217 +)))
317 317  
318 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 +(((
220 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
319 319  
320 -
321 -== Créer un sous-dossier ==
322 -
323 323  (% class="box infomessage" %)
324 324  (((
325 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
326 -)))
224 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
327 327  
328 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
226 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
227 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
329 329  
330 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
229 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
331 331  
332 -Depuis l'onglet Document :
231 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
232 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
233 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
234 +)))
333 333  
334 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
236 +=== Créer un sous-dossier ===
335 335  
336 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
239 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
240 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
337 337  
338 -Résultat :
242 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
341 341  
342 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
245 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
343 343  
344 -Résultat :
247 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
346 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 347  
250 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
348 348  
349 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
252 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 350  
254 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
351 351  
352 -(% class="box infomessage" %)
353 -(((
354 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
355 -)))
256 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
356 356  
357 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
258 +Bon à savoir :
358 358  
359 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
260 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
261 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
360 360  
361 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
263 +**Mode d'emploi :**
362 362  
363 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
364 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
265 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
365 365  
366 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
267 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 369  
270 +(% start="2" %)
271 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
272 +1. Utilisez les **flèches**
370 370  
371 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
274 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 372  
373 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
374 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
375 375  
376 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 +(% start="4" %)
278 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
377 377  
280 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 378  
379 -(% class="wikigeneratedid" %)
380 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
381 381  
382 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
283 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
284 +)))
383 383  
286 +(((
287 +== Renommer un fichier bureautique ==
384 384  
385 -(% class="wikigeneratedid" %)
386 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
289 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
387 387  
388 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
292 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
293 +1. Sélectionnez **Éditer**
389 389  
295 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 -== Modifier un fichier bureautique ==
392 392  
298 +Une zone de saisie s’ouvre :
299 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
393 393  
394 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
395 -
396 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -
399 -Il est alors possible de renommer le document.
400 -
401 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -
404 404  == Supprimer un fichier bureautique ==
405 405  
303 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
406 406  
407 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
305 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
306 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
307 +1. Cliquez sur **Supprimer**
408 408  
409 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 410  
411 411  
412 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
312 +(% start="4" %)
313 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
314 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
413 413  
414 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
316 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415 415  
416 416  
417 -= Gérer des fichiers océrisés =
319 +
320 +)))
418 418  
419 -
420 -== Définitions ==
421 -
422 -
423 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
424 -
425 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
426 -
427 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
428 -
429 -* Bibliothèque (catalogue)
430 -* Autres Documents
431 -* Unités d'archives
432 -
433 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
434 -
435 -
436 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
437 -
438 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
439 -
440 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
441 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
442 -
443 -== Rechercher en texte intégral ==
444 -
445 -
446 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
447 -
448 -
449 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
450 -=== Recherche simple en texte intégral ===
451 -
452 -
453 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
454 -
455 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
456 -
457 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
458 -
459 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 -
461 -(% style="text-align: center;" %)
462 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
463 -
464 -
465 -=== La recherche générique en texte intégral ===
466 -
467 -
468 -(% class="box infomessage" %)
469 469  (((
470 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
323 +
471 471  )))
325 +)))
326 +)))|(% style="width:300px" %)(((
327 +(% class="box" %)
328 +(((
329 +**Sommaire**
472 472  
473 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
331 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
332 +)))
474 474  
475 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
334 +(% class="box" %)
335 +(((
336 +**Aller plus loin**
476 476  
338 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
339 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
340 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
341 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
342 +* Lier des documents à un bien
343 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
344 +)))
477 477  
346 +(% class="box" %)
347 +(((
348 +**Icônes principales**
478 478  
479 -
480 -
481 -
482 -
483 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
484 -
485 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
486 -
487 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
488 -
489 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
490 -
491 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
492 -
493 -
494 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
495 -
496 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
497 -
498 -
499 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
500 -== Visualiser la liste de résultats ==
501 -
502 -
503 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
504 -
505 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
506 -
507 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
508 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
509 -
510 -
511 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
512 -=== Visualiser le texte indexé ===
513 -
514 -
515 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
516 -
517 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
518 -
519 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
520 -
521 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
522 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
523 -
524 -
525 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
526 -=== Visualiser le fichier natif ===
527 -
528 -
529 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
530 -
531 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 -
533 -(% style="text-align: center;" %)
534 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
535 -
536 -
537 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
538 -=== Visualiser le score de pertinence ===
539 -
540 -
541 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
542 -
543 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
544 -
545 -
546 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
547 -
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