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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,435 +1,426 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
9 +(((
10 += Avant de commencer =
5 5  
6 -= Avant propos =
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
7 7  
8 -== Définitions ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
13 13  
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
16 16  
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
18 18  
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
21 21  
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
39 +== Création de la notice ==
23 23  
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
24 24  
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
26 26  
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 33  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
34 34  
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 37  
38 -=== Étape préalable ===
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
40 40  
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
42 42  
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 +Deux méthodes possibles :
44 44  
45 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
46 46  
47 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
48 48  
49 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -Résultat :
71 +(% class="box infomessage" %)
72 +(((
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
53 53  
54 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 +)))
55 55  
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
56 56  
57 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
58 58  
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
59 59  
60 -Exemple pour la table Autres Documents.
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
61 61  
62 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
63 63  
64 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
65 65  
66 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -Résultat :
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
70 70  
71 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
74 -(% class="box infomessage" %)
75 -(((
76 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
77 -)))
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
78 78  
79 -=== Erreur fréquente ===
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
82 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
85 85  
86 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
113 +* Valider l'ajout du document
87 87  
88 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
91 91  
118 +* Enregistrer l'ajout du document
92 92  
93 -=== Étape préalable ===
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 95  
96 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
99 99  
100 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
101 101  
102 -Compléter la notice et enregistrer.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
103 103  
104 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
133 +**Suivez le guide :**
105 105  
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
106 106  
107 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
109 109  
110 -==== Ajout unitaire ====
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -Exemple pour la table Autres Documents.
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
113 113  
114 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
117 117  
118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
152 +1. **Importez** les fichiers
122 122  
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -(% class="wikigeneratedid" %)
125 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
128 128  
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
131 131  
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +)))
132 132  
133 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
134 134  
135 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +== Depuis une liste de résultats ==
136 136  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
137 137  
138 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
139 139  
140 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
141 141  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
142 142  
143 -(% class="wikigeneratedid" %)
144 -Résultat :
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
145 145  
146 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 +== Depuis une notice ==
147 147  
148 -
149 -==== Ajout par lot ====
150 -
151 -
152 152  (% class="box infomessage" %)
153 153  (((
154 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
155 155  )))
156 156  
157 -Exemple pour la table Autres Documents.
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
158 158  
159 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
160 160  
161 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -(% class="wikigeneratedid" %)
164 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
202 +
203 +)))
165 165  
166 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
167 167  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
168 168  
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
171 -
172 172  (% class="box infomessage" %)
173 173  (((
174 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
175 -)))
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
176 176  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
179 179  
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
180 180  
181 -(% class="wikigeneratedid" %)
182 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
224 +=== Depuis une notice principale ===
183 183  
184 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
185 185  
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
191 191  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
195 195  
196 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
197 197  
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
198 198  
199 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
250 +== Télécharger des documents ==
200 200  
201 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
202 202  
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
203 203  
204 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 +)))
205 205  
206 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
264 +
265 +)))
208 208  
209 -(% class="wikigeneratedid" %)
210 -Résultat :
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
211 211  
212 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +(% class="box infomessage" %)
271 +(((
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
213 213  
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
214 214  
215 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
216 216  
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
282 +)))
217 217  
218 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
284 +=== Créer un sous-dossier ===
219 219  
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
220 220  
221 -== Depuis une liste de résultats ==
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
223 223  
224 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
225 225  
226 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
228 228  
229 -Exemple pour la table Autres documents.
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
230 230  
231 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 234  
235 -(% style="text-align: center;" %)
236 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
303 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
237 237  
238 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
305 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
239 239  
240 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 +Bon à savoir :
241 241  
242 -(% style="text-align: center;" %)
243 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
309 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
244 244  
245 -== Depuis une notice ==
312 +**Mode d'emploi :**
246 246  
314 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
247 247  
248 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
316 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 250  
251 -Exemple pour la table Unités d'archives.
319 +(% start="2" %)
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 +1. Utilisez les **flèches**
252 252  
253 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
323 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 254  
255 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256 256  
326 +(% start="4" %)
327 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
257 257  
258 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
329 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
260 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
261 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
262 262  
263 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
333 +)))
264 264  
265 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -
268 -(% class="box infomessage" %)
269 269  (((
270 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
271 -)))
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
272 272  
273 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
338 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
274 274  
275 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
340 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 +1. Sélectionnez **Éditer**
276 276  
344 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -Pour le masquer :
279 279  
280 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +Une zone de saisie s’ouvre :
348 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
281 281  
350 +== Supprimer un fichier bureautique ==
282 282  
283 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
352 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
284 284  
354 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 +1. Cliquez sur **Supprimer**
285 285  
286 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
358 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 287  
288 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
289 289  
290 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
361 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
291 291  
292 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  
294 294  
295 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
296 296  
297 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 -
299 -
300 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
301 -
302 -
303 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
304 -
305 -
306 -== Télécharger un fichier bureautique ==
307 -
308 -
309 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
310 -
311 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
312 -
313 313  (% class="box infomessage" %)
314 314  (((
315 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
316 -)))
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
317 317  
318 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
319 319  
320 -
321 -== Créer un sous-dossier ==
322 -
323 -(% class="box infomessage" %)
324 -(((
325 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
326 326  )))
327 327  
328 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
329 329  
330 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
331 331  
332 -Depuis l'onglet Document :
383 +**Indexation automatique** :
333 333  
334 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
335 335  
336 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
337 337  
338 -Résultat :
390 +=== Recherche simple en texte intégral ===
339 339  
340 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
392 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
341 341  
342 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
394 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
343 343  
344 -Résultat :
396 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 +* **Autres documents**
398 +* **Unités d’archives**
345 345  
346 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
400 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 347  
348 348  
349 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
350 350  
405 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
351 351  
352 -(% class="box infomessage" %)
353 -(((
354 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
355 -)))
407 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
356 356  
357 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
409 +**Paramètres de recherche disponibles :**
358 358  
359 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
411 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
360 360  
361 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
415 +
416 +)))
417 +)))|(% style="width:300px" %)
362 362  
363 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
364 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
365 365  
366 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
367 367  
368 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 -
370 -
371 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
372 -
373 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
374 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
375 -
376 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
377 -
378 -
379 -(% class="wikigeneratedid" %)
380 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
381 -
382 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 -
384 -
385 -(% class="wikigeneratedid" %)
386 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
387 -
388 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 -
390 -
391 -== Modifier un fichier bureautique ==
392 -
393 -
394 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
395 -
396 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -
399 -Il est alors possible de renommer le document.
400 -
401 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -
404 -== Supprimer un fichier bureautique ==
405 -
406 -
407 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
408 -
409 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 -
411 -
412 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
413 -
414 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -
417 417  = Gérer des fichiers océrisés =
418 418  
419 419  
420 -== Définitions ==
421 -
422 -
423 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
424 -
425 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
426 -
427 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
428 -
429 -* Bibliothèque (catalogue)
430 -* Autres Documents
431 -* Unités d'archives
432 -
433 433  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
434 434  
435 435  
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