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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 19.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:52
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,38 +3,17 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 -Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 -
9 -**Deux modes d’ajout :**
10 -
11 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 -
14 -**Organisation :**
15 -
16 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 -
18 -**Consultation :**
19 -
20 -* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 -* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 -
23 -**Recherche texte intégral :**
24 -
25 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
6 +
26 26  )))
27 27  
28 28  (((
29 29  = Avant de commencer =
30 30  
31 -(% class="box warningmessage" %)
32 -(((
33 -**Rappel**
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 +
34 34  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
35 35  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
36 36  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
37 -)))
38 38  
39 39  == Formats de fichiers compatibles ==
40 40  
... ... @@ -83,8 +83,8 @@
83 83  
84 84  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
85 85  
86 -1. Ouvrir la notice
87 -1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
88 88  
89 89  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
... ... @@ -113,19 +113,17 @@
113 113  
114 114  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
115 115  
116 -1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
117 117  
118 118  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 120  
121 -(% start="2" %)
122 -1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
123 123  
124 124  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
127 -(% start="3" %)
128 -1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
129 129  
130 130  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
... ... @@ -133,14 +133,12 @@
133 133  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 135  
136 -(% start="4" %)
137 -1. Valider l'ajout du document
113 +* Valider l'ajout du document
138 138  
139 139  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 141  
142 -(% start="5" %)
143 -1. Enregistrer l'ajout du document
118 +* Enregistrer l'ajout du document
144 144  
145 145  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
... ... @@ -166,17 +166,14 @@
166 166  
167 167  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -(% start="3" %)
170 170  1. Passez en mode **Ajout par lot**
171 171  
172 172  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 -(% start="4" %)
175 175  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
176 176  
177 177  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 -(% start="5" %)
180 180  1. **Importez** les fichiers
181 181  
182 182  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -183,219 +183,408 @@
183 183  
184 184  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 -(% start="6" %)
187 187  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
188 188  
189 189  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
191 -(% start="7" %)
192 192  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
193 193  
194 194  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  )))
166 +
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
168 +
169 +== Depuis une liste de résultats ==
170 +
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 +
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  )))
197 197  
198 -(((
199 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
177 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
200 200  
201 -(% class="box infomessage" %)
180 +(% class="box warningmessage" %)
202 202  (((
203 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
182 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 +)))
204 204  
205 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
185 +== Depuis une notice ==
206 206  
207 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
187 +(% class="box infomessage" %)
188 +(((
189 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
208 208  )))
209 209  
210 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
194 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
212 212  
213 -**Indexation automatique** :
196 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
214 214  
215 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
198 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
200 +
201 +)))
202 +
218 218  (((
219 -= Intervenir sur les document bureautiques =
204 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
220 220  
221 -(% class="box warningmessage" %)
206 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
208 +
209 +(% class="box infomessage" %)
222 222  (((
223 -Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
211 +**Astuce d’affichage**
212 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
215 +
216 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +
218 + 
219 +
220 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  )))
225 225  )))
223 +)))|(% style="width:300px" %)
226 226  
227 -(((
228 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
229 229  
226 +
227 +
228 += Visualiser les fichiers bureautiques =
229 +
230 +
231 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
232 +
233 +
234 +== Depuis une liste de résultats ==
235 +
236 +
237 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
238 +
239 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
240 +
241 +
242 +Exemple pour la table Autres documents.
243 +
244 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
245 +
246 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 +
248 +(% style="text-align: center;" %)
249 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
250 +
251 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
252 +
253 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 +
255 +(% style="text-align: center;" %)
256 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
257 +
258 +== Depuis une notice ==
259 +
260 +
261 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
262 +
263 +
264 +Exemple pour la table Unités d'archives.
265 +
266 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
267 +
268 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 +
270 +
271 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
272 +
273 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
274 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
275 +
276 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
277 +
278 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 +
280 +
230 230  (% class="box infomessage" %)
231 231  (((
232 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
283 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
284 +)))
233 233  
234 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
235 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
286 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
236 236  
237 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
288 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 238  
239 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
240 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
241 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
242 -)))
243 243  
244 -=== Créer un sous-dossier ===
291 +Pour le masquer :
245 245  
246 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
247 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
248 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
293 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
296 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
252 252  
253 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
254 254  
255 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
256 256  
301 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
257 257  
258 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
303 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
259 259  
260 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 261  
262 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
263 263  
264 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
308 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
265 265  
266 -Bon à savoir :
310 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 267  
268 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
269 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
270 270  
271 -**Mode d'emploi :**
313 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
272 272  
273 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
274 274  
275 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
276 276  
277 277  
278 -(% start="2" %)
279 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
280 -1. Utilisez les **flèches**
319 +== Télécharger un fichier bureautique ==
281 281  
282 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
322 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
284 284  
285 -(% start="4" %)
286 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
324 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
287 287  
288 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +(% class="box infomessage" %)
327 +(((
328 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
329 +)))
289 289  
331 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
290 290  
291 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
333 +
334 +== Créer un sous-dossier ==
335 +
336 +(% class="box infomessage" %)
337 +(((
338 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
292 292  )))
293 293  
341 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
342 +
343 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
344 +
345 +Depuis l'onglet Document :
346 +
347 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
348 +
349 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 +
351 +Résultat :
352 +
353 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 +
355 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
356 +
357 +Résultat :
358 +
359 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 +
361 +
362 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
363 +
364 +
365 +(% class="box infomessage" %)
294 294  (((
295 -== Renommer un fichier bureautique ==
367 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
368 +)))
296 296  
297 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
370 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
298 298  
299 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
300 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
301 -1. Sélectionnez **Éditer**
372 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
302 302  
303 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
304 304  
376 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
377 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
305 305  
306 -Une zone de saisie s’ouvre :
307 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
379 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
308 308  
381 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
382 +
383 +
384 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
385 +
386 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
387 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
388 +
389 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
390 +
391 +
392 +(% class="wikigeneratedid" %)
393 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
394 +
395 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 +
397 +
398 +(% class="wikigeneratedid" %)
399 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
400 +
401 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 +
403 +
404 +== Modifier un fichier bureautique ==
405 +
406 +
407 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
408 +
409 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 +
411 +
412 +Il est alors possible de renommer le document.
413 +
414 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 +
416 +
309 309  == Supprimer un fichier bureautique ==
310 310  
311 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
312 312  
313 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
314 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
315 -1. Cliquez sur **Supprimer**
420 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
316 316  
317 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 318  
319 319  
320 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
321 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
425 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
322 322  
323 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324 324  
325 325  
326 -= =
430 += Gérer des fichiers océrisés =
327 327  
328 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
329 329  
330 -=== Recherche simple en texte intégral ===
433 +== Définitions ==
331 331  
332 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
333 333  
334 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
436 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
335 335  
336 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
337 -* **Autres documents**
338 -* **Unités d’archives**
438 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
339 339  
340 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
341 341  
442 +* Bibliothèque (catalogue)
443 +* Autres Documents
444 +* Unités d'archives
342 342  
343 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
446 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
344 344  
345 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
346 346  
347 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
449 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
348 348  
349 -**Paramètres de recherche disponibles :**
451 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
350 350  
351 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
352 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
353 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
453 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
454 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
354 354  
355 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
356 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
357 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
358 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
359 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
456 +== Rechercher en texte intégral ==
360 360  
361 361  
362 -
363 -)))
459 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
364 364  
461 +
462 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
463 +=== Recherche simple en texte intégral ===
464 +
465 +
466 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
467 +
468 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
469 +
470 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
471 +
472 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 +
474 +(% style="text-align: center;" %)
475 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
476 +
477 +
478 +=== La recherche générique en texte intégral ===
479 +
480 +
481 +(% class="box infomessage" %)
365 365  (((
366 -
483 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
367 367  )))
368 -)))
369 -)))|(% style="width:300px" %)(((
370 -(% class="box" %)
371 -(((
372 -**Sommaire**
373 373  
374 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 -)))
486 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
376 376  
377 -(% class="box" %)
378 -(((
379 -**Aller plus loin**
488 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
382 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
383 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
384 -* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
385 -* Lier des documents à un bien
386 -)))
387 387  
388 -(% class="box" %)
389 -(((
390 -**Icônes principales**
391 391  
392 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
393 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
394 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
395 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
396 -* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
397 -* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
398 -* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
399 -* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
400 -)))
401 -)))
492 +
493 +
494 +
495 +
496 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
497 +
498 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
499 +
500 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
501 +
502 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
503 +
504 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
505 +
506 +
507 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
508 +
509 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
510 +
511 +
512 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
513 +== Visualiser la liste de résultats ==
514 +
515 +
516 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
517 +
518 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
519 +
520 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
522 +
523 +
524 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
525 +=== Visualiser le texte indexé ===
526 +
527 +
528 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
529 +
530 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
531 +
532 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 +
534 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
535 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
536 +
537 +
538 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
539 +=== Visualiser le fichier natif ===
540 +
541 +
542 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
543 +
544 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 +
546 +(% style="text-align: center;" %)
547 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
548 +
549 +
550 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
551 +=== Visualiser le score de pertinence ===
552 +
553 +
554 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
555 +
556 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
557 +
558 +
559 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
560 +
561 +(% style="text-align: center;" %)
562 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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