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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 18.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/26 17:00
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À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,26 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 -Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 -
9 -**Deux modes d’ajout :**
10 -
11 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 -
14 -**Organisation :**
15 -
16 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 -
18 -**Consultation :**
19 -
20 -* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 -* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 -
23 -**Recherche texte intégral :**
24 -
25 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
6 +
26 26  )))
27 27  
28 28  (((
... ... @@ -189,12 +189,10 @@
189 189  
190 190  Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
191 191  
192 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît.
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
193 193  
194 194  (((
195 195  [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 -
197 -
198 198  )))
199 199  
200 200  **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
... ... @@ -209,9 +209,9 @@
209 209  
210 210  (% class="box infomessage" %)
211 211  (((
212 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers bureautiques **varient selon le type de notice consultée**.
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
213 213  On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
214 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des documents associés**.
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
215 215  )))
216 216  
217 217  === Depuis une notice du réservoir de médias ===
... ... @@ -232,7 +232,7 @@
232 232  (% class="box infomessage" %)
233 233  (((
234 234  **Astuce d’affichage**
235 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les documents associés) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
236 236  Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
237 237  **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
238 238  
... ... @@ -338,7 +338,7 @@
338 338  
339 339  
340 340  (% start="2" %)
341 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
342 342  1. Utilisez les **flèches**
343 343  
344 344  [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -354,7 +354,7 @@
354 354  )))
355 355  
356 356  (((
357 -== Renommer un fichier bureautique ==
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
358 358  
359 359  Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
360 360  
... ... @@ -421,7 +421,7 @@
421 421  [[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 423  
424 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
425 425  
426 426  Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
427 427  
... ... @@ -433,89 +433,129 @@
433 433  * **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
434 434  * **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
435 435  
436 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
437 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
438 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
439 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
440 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
415 +
416 +)))
417 +)))|(% style="width:300px" %)
441 441  
442 -[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
444 444  
445 -== Comprendre les résultats ==
421 += Gérer des fichiers océrisés =
446 446  
447 -Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
448 448  
449 -* Visualiser le texte indexé
450 -* Visualiser le fichier natif
451 -* Consulter le score de pertinence
424 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
452 452  
453 -[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 454  
455 -
456 -)))
427 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
457 457  
458 -(((
459 -==== Visualiser le texte indexé ====
429 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
460 460  
461 -Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
431 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
432 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
462 462  
463 -[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +== Rechercher en texte intégral ==
464 464  
465 465  
466 -Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
437 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
467 467  
468 -[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
440 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
441 +=== Recherche simple en texte intégral ===
470 470  
471 -==== Visualiser le fichier natif ====
472 472  
473 -Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
444 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
474 474  
475 -[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
476 476  
448 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
477 477  
478 -==== Consulter le score de pertinence ====
450 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
479 479  
480 -La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
452 +(% style="text-align: center;" %)
453 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
481 481  
455 +
456 +=== La recherche générique en texte intégral ===
457 +
458 +
482 482  (% class="box infomessage" %)
483 483  (((
484 -Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
461 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
485 485  )))
486 486  
487 -[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 -)))
489 -)))|(% style="width:300px" %)(((
490 -(% class="box" %)
491 -(((
492 -**Sommaire**
464 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
493 493  
494 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
495 -)))
466 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
496 496  
497 -(% class="box" %)
498 -(((
499 -**Aller plus loin**
500 500  
501 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
502 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
503 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
504 -* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
505 -* Lier des documents à un bien
506 -)))
507 507  
508 -(% class="box" %)
509 -(((
510 -**Icônes principales**
511 511  
512 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
513 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
514 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
515 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
516 -* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
517 -* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
518 -* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
519 -* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
520 -)))
521 -)))
471 +
472 +
473 +
474 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
475 +
476 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
477 +
478 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
479 +
480 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
481 +
482 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
483 +
484 +
485 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
486 +
487 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
488 +
489 +
490 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
491 +== Visualiser la liste de résultats ==
492 +
493 +
494 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
495 +
496 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 +
498 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
499 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
500 +
501 +
502 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
503 +=== Visualiser le texte indexé ===
504 +
505 +
506 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
507 +
508 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
509 +
510 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
511 +
512 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
513 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
514 +
515 +
516 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
517 +=== Visualiser le fichier natif ===
518 +
519 +
520 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
521 +
522 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
523 +
524 +(% style="text-align: center;" %)
525 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
526 +
527 +
528 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
529 +=== Visualiser le score de pertinence ===
530 +
531 +
532 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
533 +
534 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
535 +
536 +
537 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
538 +
539 +(% style="text-align: center;" %)
540 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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