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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 17.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 17:05
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,26 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 -Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 -
9 -**Deux modes d’ajout :**
10 -
11 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 -
14 -**Organisation :**
15 -
16 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 -
18 -**Consultation :**
19 -
20 -* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 -* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 -
23 -**Recherche texte intégral :**
24 -
25 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
6 +
26 26  )))
27 27  
28 28  (((
... ... @@ -183,18 +183,14 @@
183 183  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  )))
185 185  
186 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
187 187  
188 188  == Depuis une liste de résultats ==
189 189  
190 190  Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
191 191  
192 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît.
193 -
194 -(((
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
195 195  [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 -
197 -
198 198  )))
199 199  
200 200  **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
... ... @@ -205,13 +205,13 @@
205 205  **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
206 206  )))
207 207  
208 -== Depuis une notice ==
185 +== Depuis une notice ==
209 209  
210 210  (% class="box infomessage" %)
211 211  (((
212 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers bureautiques **varient selon le type de notice consultée**.
189 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
213 213  On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
214 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des documents associés**.
191 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
215 215  )))
216 216  
217 217  === Depuis une notice du réservoir de médias ===
... ... @@ -232,290 +232,354 @@
232 232  (% class="box infomessage" %)
233 233  (((
234 234  **Astuce d’affichage**
235 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les documents associés) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
212 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
236 236  Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
237 237  **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
238 238  
239 239  [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
218 + 
241 241  
242 242  [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  )))
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)
244 244  
245 -=== Depuis une notice principale ===
246 246  
247 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
248 248  
249 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
250 -Affichage en haut à droite de la notice.
251 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
252 252  
253 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 += Visualiser les fichiers bureautiques =
254 254  
255 255  
256 -* **Clic sur la vignette**
257 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
231 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
258 258  
259 -(% class="box warningmessage" %)
260 -(((
261 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
262 -)))
263 263  
264 -= Intervenir sur les document bureautiques =
234 +== Depuis une liste de résultats ==
265 265  
236 +
237 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
238 +
239 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
240 +
241 +
242 +Exemple pour la table Autres documents.
243 +
244 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
245 +
246 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
247 +
248 +(% style="text-align: center;" %)
249 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
250 +
251 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
252 +
253 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 +
255 +(% style="text-align: center;" %)
256 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
257 +
258 +== Depuis une notice ==
259 +
260 +
261 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
262 +
263 +
264 +Exemple pour la table Unités d'archives.
265 +
266 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
267 +
268 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 +
270 +
271 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
272 +
273 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
274 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
275 +
276 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
277 +
278 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
279 +
280 +
266 266  (% class="box infomessage" %)
267 267  (((
268 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
283 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
269 269  )))
270 270  
271 -== Télécharger des documents ==
286 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
272 272  
273 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
288 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
276 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
277 277  
291 +Pour le masquer :
292 +
293 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 +
295 +
296 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
297 +
298 +
299 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
300 +
301 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
302 +
303 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
304 +
305 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 +
307 +
308 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
309 +
310 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 +
312 +
313 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
314 +
315 +
316 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
317 +
318 +
319 +== Télécharger un fichier bureautique ==
320 +
321 +
322 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
323 +
324 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
325 +
278 278  (% class="box infomessage" %)
279 279  (((
280 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
328 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
281 281  )))
282 282  
283 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
284 284  
285 -
286 -)))
287 287  
288 -(((
289 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
334 +== Créer un sous-dossier ==
290 290  
291 291  (% class="box infomessage" %)
292 292  (((
293 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
338 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
339 +)))
294 294  
295 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
296 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
341 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
297 297  
298 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
343 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
299 299  
300 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
301 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
302 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
303 -)))
345 +Depuis l'onglet Document :
304 304  
305 -=== Créer un sous-dossier ===
347 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
306 306  
307 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
308 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
309 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
349 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 310  
311 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +Résultat :
312 312  
353 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
313 313  
314 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
355 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
315 315  
316 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357 +Résultat :
317 317  
359 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 318  
319 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
320 320  
321 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
322 322  
323 323  
324 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
365 +(% class="box infomessage" %)
366 +(((
367 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
368 +)))
325 325  
326 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
370 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
327 327  
328 -Bon à savoir :
372 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
329 329  
330 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
331 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
374 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
332 332  
333 -**Mode d'emploi :**
376 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
377 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
334 334  
335 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
379 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
336 336  
337 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
338 338  
339 339  
340 -(% start="2" %)
341 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
342 -1. Utilisez les **flèches**
384 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
343 343  
344 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
387 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
345 345  
389 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
346 346  
347 -(% start="4" %)
348 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
349 349  
350 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 +(% class="wikigeneratedid" %)
393 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
351 351  
395 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 352  
353 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
354 -)))
355 355  
356 -(((
357 -== Renommer un fichier bureautique ==
398 +(% class="wikigeneratedid" %)
399 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
358 358  
359 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
401 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 360  
361 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
362 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
363 -1. Sélectionnez **Éditer**
364 364  
365 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
404 +== Modifier un fichier bureautique ==
366 366  
367 367  
368 -Une zone de saisie s’ouvre :
369 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
407 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
370 370  
409 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 +
411 +
412 +Il est alors possible de renommer le document.
413 +
414 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 +
416 +
371 371  == Supprimer un fichier bureautique ==
372 372  
373 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
374 374  
375 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
376 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
377 -1. Cliquez sur **Supprimer**
420 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
378 378  
379 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 381  
382 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
383 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
425 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
384 384  
385 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
386 386  
387 387  
388 -= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
430 += Gérer des fichiers océrisés =
389 389  
390 -(% class="box infomessage" %)
391 -(((
392 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
393 393  
394 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
433 +== Définitions ==
395 395  
396 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
397 -)))
398 398  
399 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
436 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
400 400  
401 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
402 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
438 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
403 403  
404 -**Indexation automatique** :
440 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
405 405  
406 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
407 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
442 +* Bibliothèque (catalogue)
443 +* Autres Documents
444 +* Unités d'archives
408 408  
409 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
446 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
410 410  
411 -=== Recherche simple en texte intégral ===
412 412  
413 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
449 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
414 414  
415 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
451 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
416 416  
417 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
418 -* **Autres documents**
419 -* **Unités d’archives**
453 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
454 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
420 420  
421 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 +== Rechercher en texte intégral ==
422 422  
423 423  
424 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
459 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
425 425  
426 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
427 427  
428 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
462 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
463 +=== Recherche simple en texte intégral ===
429 429  
430 -**Paramètres de recherche disponibles :**
431 431  
432 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
433 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
434 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
466 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
435 435  
436 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
437 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
438 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
439 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
440 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
468 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
441 441  
442 -[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
443 443  
472 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
444 444  
445 -== Comprendre les résultats ==
474 +(% style="text-align: center;" %)
475 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
446 446  
447 -Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
448 448  
449 -* Visualiser le texte indexé
450 -* Visualiser le fichier natif
451 -* Consulter le score de pertinence
478 +=== La recherche générique en texte intégral ===
452 452  
453 -[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 454  
455 -
481 +(% class="box infomessage" %)
482 +(((
483 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
456 456  )))
457 457  
458 -(((
459 -==== Visualiser le texte indexé ====
486 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
460 460  
461 -Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
488 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
462 462  
463 -[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
464 464  
465 465  
466 -Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
467 467  
468 -[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
470 470  
471 -==== Visualiser le fichier natif ====
472 472  
473 -Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
496 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
474 474  
475 -[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
476 476  
500 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
477 477  
478 -==== Consulter le score de pertinence ====
502 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
479 479  
480 -La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
504 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
481 481  
482 -(% class="box infomessage" %)
483 -(((
484 -Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
485 -)))
486 486  
487 -[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 -)))
489 -)))|(% style="width:300px" %)(((
490 -(% class="box" %)
491 -(((
492 -**Sommaire :**
507 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
493 493  
494 -{{toc depth="2"/}}
495 -)))
509 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
496 496  
497 -(% class="box" %)
498 -(((
499 -**Aller plus loin :**
500 500  
501 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
502 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
503 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
504 -* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
505 -* Lier des documents à un bien
506 -)))
512 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
513 +== Visualiser la liste de résultats ==
507 507  
508 -(% class="box" %)
509 -(((
510 -**Icônes principales :**
511 511  
512 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
513 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
514 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
515 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
516 -* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
517 -* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
518 -* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
519 -* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
520 -)))
521 -)))
516 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
517 +
518 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
519 +
520 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
522 +
523 +
524 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
525 +=== Visualiser le texte indexé ===
526 +
527 +
528 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
529 +
530 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
531 +
532 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 +
534 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
535 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
536 +
537 +
538 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
539 +=== Visualiser le fichier natif ===
540 +
541 +
542 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
543 +
544 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 +
546 +(% style="text-align: center;" %)
547 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
548 +
549 +
550 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
551 +=== Visualiser le score de pertinence ===
552 +
553 +
554 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
555 +
556 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
557 +
558 +
559 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
560 +
561 +(% style="text-align: center;" %)
562 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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