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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 15.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:47
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,26 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 -Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 -
9 -**Deux modes d’ajout :**
10 -
11 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 -
14 -**Organisation :**
15 -
16 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 -
18 -**Consultation :**
19 -
20 -* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 -* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 -
23 -**Recherche texte intégral :**
24 -
25 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
6 +
26 26  )))
27 27  
28 28  (((
... ... @@ -144,13 +144,8 @@
144 144  
145 145  (% class="box infomessage" %)
146 146  (((
147 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
148 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
149 149  
150 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
151 -
152 -**Suivez le guide :**
153 -
154 154  1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
155 155  
156 156  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -182,338 +182,418 @@
182 182  
183 183  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  )))
161 +)))
162 +)))|(% style="width:300px" %)
185 185  
186 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
187 187  
188 -== Depuis une liste de résultats ==
189 189  
190 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
191 191  
192 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
193 193  
168 +
169 +
170 +(% class="wikigeneratedid" %)
171 +Résultat :
172 +
173 +
174 +
175 +==== Ajout par lot ====
176 +
177 +
178 +(% class="box infomessage" %)
194 194  (((
195 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
196 196  )))
197 197  
198 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
199 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
183 +Exemple pour la table Autres Documents.
200 200  
201 -(% class="box warningmessage" %)
185 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
186 +
187 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
188 +
189 +(% class="wikigeneratedid" %)
190 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
191 +
192 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 +
194 +
195 +(% class="wikigeneratedid" %)
196 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
197 +
198 +(% class="box infomessage" %)
202 202  (((
203 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
200 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
204 204  )))
205 205  
203 +
204 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +
206 +
207 +(% class="wikigeneratedid" %)
208 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
209 +
210 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 +
212 +
213 +(% class="wikigeneratedid" %)
214 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
215 +
216 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 +
218 +
219 +(% class="wikigeneratedid" %)
220 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
221 +
222 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 +
224 +
225 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
226 +
227 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 +
229 +
230 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
231 +
232 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 +
234 +
235 +(% class="wikigeneratedid" %)
236 +Résultat :
237 +
238 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 +
240 +
241 += Visualiser les fichiers bureautiques =
242 +
243 +
244 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
245 +
246 +
247 +== Depuis une liste de résultats ==
248 +
249 +
250 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
251 +
252 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
253 +
254 +
255 +Exemple pour la table Autres documents.
256 +
257 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
258 +
259 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 +
261 +(% style="text-align: center;" %)
262 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
263 +
264 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
265 +
266 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 +
268 +(% style="text-align: center;" %)
269 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
270 +
206 206  == Depuis une notice ==
207 207  
273 +
274 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
275 +
276 +
277 +Exemple pour la table Unités d'archives.
278 +
279 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
280 +
281 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 +
283 +
284 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 +
286 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 +
289 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 +
291 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 +
293 +
208 208  (% class="box infomessage" %)
209 209  (((
210 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
211 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
212 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
296 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
213 213  )))
214 214  
215 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
299 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
216 216  
217 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
301 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 218  
219 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 -
222 -)))
304 +Pour le masquer :
223 223  
224 -(((
225 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
306 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 226  
227 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
228 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
229 229  
230 -(% class="box infomessage" %)
231 -(((
232 -**Astuce d’affichage**
233 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
234 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
235 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
309 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
236 236  
237 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
312 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
239 239  
240 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 -)))
314 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
242 242  
243 -=== Depuis une notice principale ===
316 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
244 244  
245 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
318 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
246 246  
247 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
248 -Affichage en haut à droite de la notice.
249 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
250 250  
251 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
252 252  
323 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
253 253  
254 -* **Clic sur la vignette**
255 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
256 256  
257 -(% class="box warningmessage" %)
258 -(((
259 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
260 -)))
326 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
261 261  
262 -= Intervenir sur les document bureautiques =
263 263  
329 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
330 +
331 +
332 +== Télécharger un fichier bureautique ==
333 +
334 +
335 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
336 +
337 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
338 +
264 264  (% class="box infomessage" %)
265 265  (((
266 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
341 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
267 267  )))
268 268  
269 -== Télécharger des documents ==
344 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 270  
271 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
272 272  
273 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
274 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
347 +== Créer un sous-dossier ==
275 275  
276 276  (% class="box infomessage" %)
277 277  (((
278 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
351 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
279 279  )))
280 280  
281 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
282 282  
283 -
284 -)))
356 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
285 285  
286 -(((
287 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
358 +Depuis l'onglet Document :
288 288  
289 -(% class="box infomessage" %)
290 -(((
291 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
360 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
292 292  
293 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
294 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
362 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
295 295  
296 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
364 +Résultat :
297 297  
298 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
299 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
300 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
301 -)))
366 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 302  
303 -=== Créer un sous-dossier ===
368 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
304 304  
305 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
306 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
307 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
370 +Résultat :
308 308  
309 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
310 310  
311 311  
312 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
375 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
313 313  
314 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
378 +(% class="box infomessage" %)
379 +(((
380 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
381 +)))
316 316  
317 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
383 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
318 318  
319 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
320 320  
387 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
321 321  
322 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
389 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
390 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
323 323  
324 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
392 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
325 325  
326 -Bon à savoir :
394 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
327 327  
328 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
329 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
330 330  
331 -**Mode d'emploi :**
397 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
332 332  
333 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
399 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
400 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
334 334  
335 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336 336  
337 337  
338 -(% start="2" %)
339 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
340 -1. Utilisez les **flèches**
405 +(% class="wikigeneratedid" %)
406 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
341 341  
342 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
343 343  
344 344  
345 -(% start="4" %)
346 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
411 +(% class="wikigeneratedid" %)
412 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
347 347  
348 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
349 349  
350 350  
351 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
352 -)))
417 +== Modifier un fichier bureautique ==
353 353  
354 -(((
355 -== Renommer un fichier bureautique ==
356 356  
357 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
420 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
358 358  
359 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
360 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
361 -1. Sélectionnez **Éditer**
422 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
362 362  
363 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 364  
425 +Il est alors possible de renommer le document.
365 365  
366 -Une zone de saisie s’ouvre :
367 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
427 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
368 368  
429 +
369 369  == Supprimer un fichier bureautique ==
370 370  
371 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
372 372  
373 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
374 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
375 -1. Cliquez sur **Supprimer**
433 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
376 376  
377 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 378  
379 379  
380 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
381 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
438 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
382 382  
383 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
384 384  
385 385  
386 -= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
443 += Gérer des fichiers océrisés =
387 387  
388 -(% class="box infomessage" %)
389 -(((
390 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
391 391  
392 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
446 +== Définitions ==
393 393  
394 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
395 -)))
396 396  
397 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
449 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
398 398  
399 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
400 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
451 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
401 401  
402 -**Indexation automatique** :
453 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
403 403  
404 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
405 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
455 +* Bibliothèque (catalogue)
456 +* Autres Documents
457 +* Unités d'archives
406 406  
407 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
459 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
408 408  
409 -=== Recherche simple en texte intégral ===
410 410  
411 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
462 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
412 412  
413 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
464 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
414 414  
415 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
416 -* **Autres documents**
417 -* **Unités d’archives**
466 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
467 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
418 418  
419 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +== Rechercher en texte intégral ==
420 420  
421 421  
422 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
472 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
423 423  
424 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
425 425  
426 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
475 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
476 +=== Recherche simple en texte intégral ===
427 427  
428 -**Paramètres de recherche disponibles :**
429 429  
430 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
431 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
432 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
479 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
433 433  
434 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
435 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
436 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
437 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
438 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
481 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
439 439  
440 -[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
441 441  
485 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
442 442  
443 -== Comprendre les résultats ==
487 +(% style="text-align: center;" %)
488 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
444 444  
445 -Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
446 446  
447 -* Visualiser le texte indexé
448 -* Visualiser le fichier natif
449 -* Consulter le score de pertinence
491 +=== La recherche générique en texte intégral ===
450 450  
451 -[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 -
494 +(% class="box infomessage" %)
495 +(((
496 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
454 454  )))
455 455  
456 -(((
457 -==== Visualiser le texte indexé ====
499 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
458 458  
459 -Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
501 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
460 460  
461 -[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 462  
463 463  
464 -Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
465 465  
466 -[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 467  
468 468  
469 -==== Visualiser le fichier natif ====
470 470  
471 -Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
509 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
472 472  
473 -[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
474 474  
513 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
475 475  
476 -==== Consulter le score de pertinence ====
515 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
477 477  
478 -La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
517 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
479 479  
480 -(% class="box infomessage" %)
481 -(((
482 -Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
483 -)))
484 484  
485 -[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 -)))
487 -)))|(% style="width:300px" %)(((
488 -(% class="box" %)
489 -(((
490 -**Sommaire :**
520 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
491 491  
492 -{{toc depth="2"/}}
493 -)))
522 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
494 494  
495 -(% class="box" %)
496 -(((
497 -**Aller plus loin :**
498 498  
499 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
500 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
501 -* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
502 -* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
503 -* Lier des documents à un bien
504 -)))
525 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
526 +== Visualiser la liste de résultats ==
505 505  
506 -(% class="box" %)
507 -(((
508 -**Icônes principales :**
509 509  
510 -* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
511 -* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
512 -* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
513 -* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
514 -* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
515 -* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
516 -* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
517 -* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
518 -)))
519 -)))
529 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
530 +
531 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 +
533 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
534 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
535 +
536 +
537 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
538 +=== Visualiser le texte indexé ===
539 +
540 +
541 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
542 +
543 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
544 +
545 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
546 +
547 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
548 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
549 +
550 +
551 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
552 +=== Visualiser le fichier natif ===
553 +
554 +
555 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
556 +
557 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
558 +
559 +(% style="text-align: center;" %)
560 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
561 +
562 +
563 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
564 +=== Visualiser le score de pertinence ===
565 +
566 +
567 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
568 +
569 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
570 +
571 +
572 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
573 +
574 +(% style="text-align: center;" %)
575 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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