Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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Rendu

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,38 +1,32 @@
--(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
--Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
++Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
++Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
++
  **Deux modes d’ajout :**
  * **Glisser-déposer** (simple et rapide)
  * **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
--**Organisation :**
++Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
  Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
--
--**Consultation :**
--
--* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
--* **Autres formats** : téléchargement automatique
--
--**Recherche texte intégral :**
--
--Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
  )))
  (((
  = Avant de commencer =
--== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
--
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Rappel**
  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
++)))
  == Formats de fichiers compatibles ==
@@ -81,8 +81,8 @@
  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
--* Ouvrir la notice
--* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
++1. Ouvrir la notice
++1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -111,17 +111,19 @@
  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
++1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++(% start="2" %)
++1.  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
++(% start="3" %)
++1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -129,12 +129,14 @@
  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Valider l'ajout du document
++(% start="4" %)
++1. Valider l'ajout du document
  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Enregistrer l'ajout du document
++(% start="5" %)
++1. Enregistrer l'ajout du document
  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -160,14 +160,17 @@
  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="3" %)
 . Passez en mode **Ajout par lot**
  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="4" %)
 . **Sélectionnez **tous vos fichiers
  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="5" %)
 . **Importez** les fichiers
  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -174,115 +174,47 @@
  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="6" %)
 . Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="7" %)
 . Ne pas oublier d'**enregistrer**
  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--
--= Visualiser les fichiers bureautiques =
--
--== Depuis une liste de résultats ==
--
--Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
--
-->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
--
--(((
--[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
--Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
--
--(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
--)))
++== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--== Depuis une notice ==
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
--On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
--La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
--)))
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
-- Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
--
--[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
  )))
--(((
--**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
--* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
++**Indexation automatique** :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce d’affichage**
--Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
--Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
--**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--
--=== Depuis une notice principale ===
--
--**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
--
--* **Zone de visualisation des fichiers associés**
--Affichage en haut à droite de la notice.
--Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--
--[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--* **Clic sur la vignette**
--Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
--
--(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
--)))
--
  = Intervenir sur les document bureautiques =
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
  )))
--
--== Télécharger des documents ==
--
--Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
--
--En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
--Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
  )))
--[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--)))
--
  (((
  == Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
@@ -318,7 +318,6 @@
  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  === Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
  **Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
@@ -348,7 +348,7 @@
  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-- Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
  )))
  (((
@@ -377,143 +377,47 @@
  [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++(% start="4" %)
++1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--
--L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
--
--Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
--)))
--
--== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--
--L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
--**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--
--**Indexation automatique** :
--
--* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
--* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--
--== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
--
--=== Recherche simple en texte intégral ===
--
--Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
--
--La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
--
--* **Bibliothèque** (Catalogue)
--* **Autres documents**
--* **Unités d’archives**
--
--[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--
--Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
--
--Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
--
--**Paramètres de recherche disponibles :**
--
--* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
--* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
--* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
--
-->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
-->(% class="small" %)Recherche : roulette
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
-->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
--
--[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Comprendre les résultats ==
--
--Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
--
--* Visualiser le texte indexé
--* Visualiser le fichier natif
--* Consulter le score de pertinence
--
--[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  )))
  (((
--==== Visualiser le texte indexé ====
--
--Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
--
--[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
--
--[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--==== Visualiser le fichier natif ====
--
--Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
--
--[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--==== Consulter le score de pertinence ====
--
--La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
++
  )))
--
--[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--**Sommaire :**
++**Sommaire**
--{{toc depth="2"/}}
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
  (((
--**Aller plus loin :**
++**Aller plus loin**
--* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
--* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
--* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
--* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
++* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
  * Lier des documents à un bien
++* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
--**Icônes principales :**
++**Icônes principales**
  * [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
  * [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
  * [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
  * [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
--* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
--* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
--* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
--* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
  )))
  )))