Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fichiers bureautiques
++B. Fichiers bureautiques

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,487 +1,597 @@
--(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
++**Sommaire**
--|(% style="width:840px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
--Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
++{{toc/}}
--**Deux modes d’ajout :**
--* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
--* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
++= Avant propos =
--**Organisation :**
++== Définitions ==
--Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
--**Consultation :**
++Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
--* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
--* **Autres formats** : téléchargement automatique
--**Recherche texte intégral :**
++== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
--Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
--)))
--(((
--= Avant de commencer =
++Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
--== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
++Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
--Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
--Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
--Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
--== Formats de fichiers compatibles ==
++== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
--Flora prend en charge une large gamme de formats :
--* **PDF** (.pdf)
--* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
--* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
++Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
--De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
++* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
++* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
++* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
++* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
--== Règles de nommage des fichiers ==
++= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
--Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
--* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
--* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
--* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
--* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
++== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
--= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Création de la notice ==
++=== Étape préalable ===
--Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
++==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
--[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Exemple pour la table Autres Documents.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
--(% start="2" %)
--1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
++Compléter la grille de saisie et enregistrer.
--[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
--(% start="3" %)
--1. **Enregistrer** la notice
++Résultat :
--Votre notice est prête à accueillir son fichier !
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
--== Ajout du fichier bureautique ==
--Deux méthodes possibles :
++=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
--=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
--* Ouvrir la notice
--* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
++Exemple pour la table Autres Documents.
--[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
++Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
++[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Résultat :
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
--Pour gagner du temps :
--
--1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
--1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
++**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
  )))
--(% class="box errormessage" %)
--(((
-- **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
++=== Erreur fréquente ===
--Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
--Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
--Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
--Et voilà, votre document est correctement ajouté !
++==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
--[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
--=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
++L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
--* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
--*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++=== Étape préalable ===
--[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
--* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
++(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
--[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
++Compléter la notice et enregistrer.
--[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
--* Valider l'ajout du document
++=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
--[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Ajout unitaire ====
--* Enregistrer l'ajout du document
++Exemple pour la table Autres Documents.
--[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Résultat :
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++==== Ajout par lot ====
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
--**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
++**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
++)))
--**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
++Exemple pour la table Autres Documents.
--**Suivez le guide :**
++(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
--1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
--(% start="2" %)
--1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--1. Passez en mode **Ajout par lot**
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]]  pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
--[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
++)))
--1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
--[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
--1. **Importez** les fichiers
--[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
--[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
--1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
--[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
--1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Les fichiers sont en cours de téléchargement :
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Résultat :
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
  = Visualiser les fichiers bureautiques =
++
++Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
++
++
  == Depuis une liste de résultats ==
--Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
-->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
++Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
--(((
--[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
--**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
--Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
--)))
++Exemple pour la table Autres documents.
++Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
++
++Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône  [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
++
  == Depuis une notice ==
++
++=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
++
++
++Exemple pour la table Unités d'archives.
++
++Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
++
++* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
++* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
++
++Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
--On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
--La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
++**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
  )))
--=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
++(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
-- Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))
++Pour le masquer :
--(((
--**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
--* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
--* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce d’affichage**
--Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
--Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
--**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
++=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
--[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
--[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
--=== Depuis une notice principale ===
++Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
--**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
--* **Zone de visualisation des fichiers associés**
--Affichage en haut à droite de la notice.
--Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
--* **Clic sur la vignette**
--Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
--)))
++= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
--= Intervenir sur les document bureautiques =
++**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
++
++
++== Télécharger un fichier bureautique ==
++
++
++Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
++
++Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
  )))
--== Télécharger des documents ==
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
--Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
--En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
--Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
++== Créer un sous-dossier ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
++**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
  )))
--[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
--
--)))
++Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
--(((
--== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++Depuis l'onglet Document :
++Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
++
++Résultat :
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
++
++Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++
++Résultat :
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
++
++
++== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
++**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++)))
--Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
--**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
--La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
++Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
--* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
--* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
--* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
--)))
++Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
--=== Créer un sous-dossier ===
++* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
++* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
--1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
--1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
--1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
++Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
--[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
--**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
--[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
-- Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
--=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
--Bon à savoir :
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
--* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
--* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
--**Mode d'emploi :**
++== Modifier un fichier bureautique ==
--1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
--(% start="2" %)
--1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
--1. Utilisez les **flèches**
--[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Il est alors possible de renommer le document.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
--(% start="4" %)
--1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Supprimer un fichier bureautique ==
-- Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
--)))
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--(((
--== Renommer un fichier bureautique ==
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
--Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
--1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
--1. Sélectionnez **Éditer**
++Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
--[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
--Une zone de saisie s’ouvre :
--**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
++= Gérer des fichiers océrisés =
--== Supprimer un fichier bureautique ==
--Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
++== Définitions ==
--1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
--1. Cliquez sur **Supprimer**
--[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
++Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
--Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
--[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Bibliothèque (catalogue)
++* Autres Documents
++* Unités d'archives
++== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
--= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
++
++Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
++
++* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
++* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
++
++== Rechercher en texte intégral ==
++
++
++Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
++
++
++(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
++=== Recherche simple en texte intégral ===
++
++
++Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
++
++Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
++
++Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
++
++
++=== La recherche générique en texte intégral ===
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
++**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
++)))
--L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
--Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
--)))
++[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
--== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
--**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--**Indexation automatique** :
--* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
--* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
--=== Recherche simple en texte intégral ===
--Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
++Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
--La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
--* **Bibliothèque** (Catalogue)
--* **Autres documents**
--* **Unités d’archives**
++**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
--[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
++**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
--=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
++//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
--Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
--**Paramètres de recherche disponibles :**
--* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
--* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
--* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
++== Visualiser la liste de résultats ==
-->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
-->(% class="small" %)Recherche : roulette
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
-->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
--[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
--=== Comprendre les résultats ===
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
--Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
--* Visualiser le texte indexé
--* Visualiser le fichier natif
--* Consulter le score de pertinence
++(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
++=== Visualiser le texte indexé ===
--[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))
++Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
--(((
--==== Visualiser le texte indexé ====
++Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
--Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
--[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
--Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
++(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
++=== Visualiser le fichier natif ===
--[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
--==== Visualiser le fichier natif ====
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
--Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
--[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
++=== Visualiser le score de pertinence ===
--==== Consulter le score de pertinence ====
--La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
++La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
--)))
++Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
--[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++
++(% style="text-align:center" %)
++[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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