Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27

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Rendu

Résumé

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Pièces jointes (14 modifications, 0 ajouts, 3 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -223,246 +223,277 @@
  === Depuis une notice principale ===
--**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
--* **Zone de visualisation des fichiers associés**
--Affichage en haut à droite de la notice.
--Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* **Clic sur la vignette**
--Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
++=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
--)))
--= Intervenir sur les document bureautiques =
++Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
++Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
++
++Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
++
++[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++
++[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
++
++
++**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
++
++
++== Télécharger un fichier bureautique ==
++
++
++Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
++
++Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
  )))
--== Télécharger des documents ==
++[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
--En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
--Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
++== Créer un sous-dossier ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
++**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
  )))
--[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
--
--)))
++Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
--(((
--== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++Depuis l'onglet Document :
++Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
++
++[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++Résultat :
++
++[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++
++Résultat :
++
++[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++
++== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
++**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++)))
--Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
--**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
--La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
++Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
--* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
--* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
--* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
--)))
++Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
--=== Créer un sous-dossier ===
++* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
++* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
--1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
--1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
--1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
++Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
--[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
--[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
++[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
-- Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
++[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
--Bon à savoir :
++[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
--* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
--**Mode d'emploi :**
++== Modifier un fichier bureautique ==
--1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
++[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% start="2" %)
--1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
--1. Utilisez les **flèches**
--[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Il est alors possible de renommer le document.
++[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% start="4" %)
--1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Supprimer un fichier bureautique ==
-- Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
--)))
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--(((
--== Renommer un fichier bureautique ==
++[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
--1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
--1. Sélectionnez **Éditer**
++Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
--[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une zone de saisie s’ouvre :
--**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
++= Gérer des fichiers océrisés =
--== Supprimer un fichier bureautique ==
--Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
++== Définitions ==
--1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
--1. Cliquez sur **Supprimer**
--[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
++Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
--Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
--[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Bibliothèque (catalogue)
++* Autres Documents
++* Unités d'archives
++== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
--= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
++
++Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
++
++* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
++* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
++
++== Rechercher en texte intégral ==
++
++
++Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
++
++
++(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
++=== Recherche simple en texte intégral ===
++
++
++Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
++
++Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
++
++Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
++
++[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
++
++
++=== La recherche générique en texte intégral ===
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
++**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
++)))
--L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
--Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
--)))
++[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
--== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
--**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--**Indexation automatique** :
--* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
--* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
--=== Recherche simple en texte intégral ===
--Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
++Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
--La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
--* **Bibliothèque** (Catalogue)
--* **Autres documents**
--* **Unités d’archives**
++**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
--[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
++**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
--=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
++//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
--Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
++//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
--**Paramètres de recherche disponibles :**
--* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
--* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
--* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
++(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
++== Visualiser la liste de résultats ==
-->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
-->(% class="small" %)Recherche : roulette
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
-->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
-->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
--[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
++[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--=== Comprendre les résultats ===
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
--Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
--* Visualiser le texte indexé
--* Visualiser le fichier natif
--* Consulter le score de pertinence
++(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
++=== Visualiser le texte indexé ===
--[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))
++Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
--(((
--==== Visualiser le texte indexé ====
++Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
--Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
++[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
--Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
++(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
++=== Visualiser le fichier natif ===
--[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
--====  Visualiser le fichier natif ====
++[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
--[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
++=== Visualiser le score de pertinence ===
--====  Consulter le score de pertinence ====
--La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
++La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
--)))
++Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
--[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++
++[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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