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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:01
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À la version 25.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/08 16:04
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,71 +1,77 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7 +
8 +Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9 +
10 +Cela permet de :
11 +
12 +* centraliser les fichiers,
13 +* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 +* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
20 +(% class="box warningmessage" %)
21 +(((
22 +**Rappel**
23 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 +Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 +)))
13 13  
14 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 -Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 -Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
27 +== Format de fichiers compatibles ==
17 17  
18 -== Formats de fichiers compatibles ==
29 +Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
19 19  
20 -Flora prend en charge une large gamme de formats :
31 +* PDF : .pdf
32 +* Microsoft Word : .doc, .docx
33 +* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
21 21  
22 -* **PDF** (.pdf)
23 -* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 -* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
35 +Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
25 25  
26 -De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 -
28 28  == Règles de nommage des fichiers ==
29 29  
30 -Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
39 +Pour éviter les erreurs techniques :
31 31  
32 -* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 -* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 -* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 -* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
41 +* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 +* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 +* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 +* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
36 36  
37 37  = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
38 38  
39 -== Création de la notice ==
48 +== Créer une notice ==
40 40  
41 -Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
50 +==== Créer une notice dans une table réservoir ====
42 42  
43 -1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
52 +1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 +1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 +1. Sélectionnez une grille de saisie
55 +1. Renseignez les champs descriptifs
56 +1. Enregistrez
57 +1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
44 44  
45 45  [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
48 -(% start="2" %)
49 -1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 -
51 51  [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
64 + 
53 53  
54 -(% start="3" %)
55 -1. **Enregistrer** la notice
56 56  
57 -Votre notice est prête à accueillir son fichier !
67 +== Ajouter du fichier bureautique ==
58 58  
59 -== Ajout du fichier bureautique ==
60 60  
61 -Deux méthodes possibles :
62 -
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
72 +1. Ouvrez la notice
73 +1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
67 67  
68 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
71 71  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -77,46 +77,40 @@
77 77  1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 78  )))
79 79  
86 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +
88 +
80 80  (% class="box errormessage" %)
81 81  (((
82 - **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
91 +//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
83 83  
84 -Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 -Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 -
87 -Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 -Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 -
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
96 +=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
98 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
99 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
100 +1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
101 +1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
105 + 
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 -
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 -
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
115 + 
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
114 -
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
119 -
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
... ... @@ -123,156 +123,66 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -(% class="box infomessage" %)
127 -(((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
126 +=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
128 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
129 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
130 +1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
131 +1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
134 -
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 -
137 137  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
141 141  
142 142  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
145 145  
146 146  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 150  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  
147 +
156 156  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 160  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163 163  
164 164  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  )))
166 166  
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
168 -
169 -== Depuis une liste de résultats ==
170 -
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 -
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 -
175 175  (((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -)))
158 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 -
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 -(((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
186 -
187 -== Depuis une notice ==
188 -
189 189  (% class="box infomessage" %)
190 190  (((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
162 +**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
194 194  )))
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
165 +L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
167 +**Indexation plein texte automatique** :
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
170 +* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
201 201  
202 -
203 -)))
204 -
205 205  (((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
207 -
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 -
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
217 -
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 -
220 -
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -)))
223 -
224 -=== Depuis une notice principale ===
225 -
226 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
227 -
228 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 -Affichage en haut à droite de la notice.
230 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
231 -
232 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -
235 -* **Clic sur la vignette**
236 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 -
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 -)))
242 -
243 243  = Intervenir sur les document bureautiques =
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
175 +Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
248 248  )))
249 249  
250 -== Télécharger des documents ==
251 -
252 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
253 -
254 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
256 -
257 -(% class="box infomessage" %)
258 258  (((
259 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 -)))
179 +== Organiser avec des sous-dossiers ==
261 261  
262 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -)))
266 -
267 -(((
268 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
269 -
270 270  (% class="box infomessage" %)
271 271  (((
272 272  **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
273 273  
274 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
185 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
276 276  
277 277  La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
278 278  
... ... @@ -286,50 +286,44 @@
286 286  1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 287  1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 288  1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
199 +1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
200 +1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
289 289  
290 290  [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 292  
293 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
294 -
295 295  [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
297 297  
298 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
299 299  
300 300  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
211 +=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
302 302  
303 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
304 -
305 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
306 -
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
307 307  Bon à savoir :
308 308  
309 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
217 +* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
218 +* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
219 +)))
311 311  
312 -**Mode d'emploi :**
313 313  
314 314  1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
223 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
224 +1. Utilisez les **flèches**
225 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
226 +1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
315 315  
316 316  [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 318  
319 -(% start="2" %)
320 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 -1. Utilisez les **flèches**
322 -
323 323  [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
325 325  
326 -(% start="4" %)
327 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
328 -
329 329  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 330  
331 -
332 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
236 +
333 333  )))
334 334  
335 335  (((
... ... @@ -340,12 +340,11 @@
340 340  1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 341  1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 342  1. Sélectionnez **Éditer**
247 +1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
343 343  
344 344  [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
346 346  
347 -Une zone de saisie s’ouvre :
348 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
349 349  
350 350  == Supprimer un fichier bureautique ==
351 351  
... ... @@ -354,115 +354,45 @@
354 354  1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 355  1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 356  1. Cliquez sur **Supprimer**
260 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
261 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
357 357  
358 358  [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 359  
360 360  
361 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
363 -
364 364  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 -
366 -
367 -= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
368 -
369 -(% class="box infomessage" %)
267 +)))
268 +)))
269 +)))|(% style="width:300px" %)(((
270 +(% class="box" %)
370 370  (((
371 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
272 +**Sommaire**
372 372  
373 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
374 -
375 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
274 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
376 376  )))
377 377  
378 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
277 +(% class="box" %)
278 +(((
279 +**Aller plus loin**
379 379  
380 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
382 -
383 -**Indexation automatique** :
384 -
385 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
387 -
388 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
389 -
390 -=== Recherche simple en texte intégral ===
391 -
392 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
393 -
394 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
395 -
396 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 -* **Autres documents**
398 -* **Unités d’archives**
399 -
400 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 -
402 -
403 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
404 -
405 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
406 -
407 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
408 -
409 -**Paramètres de recherche disponibles :**
410 -
411 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
414 -
415 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
416 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
417 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
418 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
419 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
420 -
421 -[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 -
423 -
424 -=== Comprendre les résultats ===
425 -
426 -Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
427 -
428 -* Visualiser le texte indexé
429 -* Visualiser le fichier natif
430 -* Consulter le score de pertinence
431 -
432 -[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 -
434 -
281 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
282 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
283 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
284 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
285 +* Lier des documents à un bien
286 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
435 435  )))
436 436  
289 +(% class="box" %)
437 437  (((
438 -==== Visualiser le texte indexé ====
291 +**Icônes principales**
439 439  
440 -Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
441 -
442 -[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 -
444 -
445 -Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
446 -
447 -[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 -
449 -
450 -==== Visualiser le fichier natif ====
451 -
452 -Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
453 -
454 -[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 -
456 -
457 -==== Consulter le score de pertinence ====
458 -
459 -La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
460 -
461 -(% class="box infomessage" %)
462 -(((
463 -Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
293 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
294 +
295 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
296 +
297 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
298 +
299 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
464 464  )))
465 -
466 -[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 467  )))
468 -)))|(% style="width:300px" %)
1750679725357-774.png
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