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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:01
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À la version 20.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,17 +3,38 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 +
9 +**Deux modes d’ajout :**
10 +
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 +
14 +**Organisation :**
15 +
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 +
18 +**Consultation :**
19 +
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 +
23 +**Recherche texte intégral :**
24 +
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
13 -
31 +(% class="box warningmessage" %)
32 +(((
33 +**Rappel**
14 14  Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 15  Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 16  Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
37 +)))
17 17  
18 18  == Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
... ... @@ -62,8 +62,8 @@
62 62  
63 63  === Méthode simple : Glisser-déposer ===
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
86 +1. Ouvrir la notice
87 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
67 67  
68 68  [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
... ... @@ -92,17 +92,19 @@
92 92  
93 93  === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
116 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
97 97  [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
121 +(% start="2" %)
122 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
101 101  
102 102  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
127 +(% start="3" %)
128 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
106 106  
107 107  [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
... ... @@ -110,12 +110,14 @@
110 110  [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
136 +(% start="4" %)
137 +1. Valider l'ajout du document
114 114  
115 115  [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
142 +(% start="5" %)
143 +1. Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 120  [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
... ... @@ -141,14 +141,17 @@
141 141  
142 142  [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
169 +(% start="3" %)
144 144  1. Passez en mode **Ajout par lot**
145 145  
146 146  [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
174 +(% start="4" %)
148 148  1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 150  [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
179 +(% start="5" %)
152 152  1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 154  [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -155,115 +155,47 @@
155 155  
156 156  [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
186 +(% start="6" %)
158 158  1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 160  [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
191 +(% start="7" %)
162 162  1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163 163  
164 164  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  )))
166 -
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
168 -
169 -== Depuis une liste de résultats ==
170 -
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 -
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
174 -
175 -(((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  )))
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 -
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 183  (((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
199 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
186 186  
187 -== Depuis une notice ==
188 -
189 189  (% class="box infomessage" %)
190 190  (((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 -)))
203 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
205 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
199 -
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 -
202 -
207 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
203 203  )))
204 204  
205 -(((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
210 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
207 207  
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
213 +**Indexation automatique** :
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
215 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
217 217  
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 -
220 -
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -)))
223 -
224 -=== Depuis une notice principale ===
225 -
226 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
227 -
228 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 -Affichage en haut à droite de la notice.
230 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
231 -
232 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -
235 -* **Clic sur la vignette**
236 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 -
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 239  (((
240 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 -)))
242 -
243 243  = Intervenir sur les document bureautiques =
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
221 +(% class="box warningmessage" %)
246 246  (((
247 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
223 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 248  )))
249 -
250 -== Télécharger des documents ==
251 -
252 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
253 -
254 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
256 -
257 -(% class="box infomessage" %)
258 -(((
259 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 260  )))
261 261  
262 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -)))
266 -
267 267  (((
268 268  == Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
269 269  
... ... @@ -299,7 +299,6 @@
299 299  
300 300  [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -
303 303  === Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
304 304  
305 305  **Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
... ... @@ -329,7 +329,7 @@
329 329  [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 330  
331 331  
332 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
291 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
333 333  )))
334 334  
335 335  (((
... ... @@ -364,27 +364,8 @@
364 364  [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 366  
367 -= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
326 += =
368 368  
369 -(% class="box infomessage" %)
370 -(((
371 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
372 -
373 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
374 -
375 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
376 -)))
377 -
378 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
379 -
380 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
382 -
383 -**Indexation automatique** :
384 -
385 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
387 -
388 388  == Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
389 389  
390 390  === Recherche simple en texte intégral ===
... ... @@ -416,53 +416,43 @@
416 416  >(% class="small" %)Recherche : roulette
417 417  >(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
418 418  >(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
419 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
359 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
420 420  
421 -[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 -
424 -=== Comprendre les résultats ===
425 -
426 -Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
427 -
428 -* Visualiser le texte indexé
429 -* Visualiser le fichier natif
430 -* Consulter le score de pertinence
431 -
432 -[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 -
434 434  
435 435  )))
436 436  
437 437  (((
438 -==== Visualiser le texte indexé ====
366 +
367 +)))
368 +)))
369 +)))|(% style="width:300px" %)(((
370 +(% class="box" %)
371 +(((
372 +**Sommaire**
439 439  
440 -Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
374 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 +)))
441 441  
442 -[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 +(% class="box" %)
378 +(((
379 +**Aller plus loin**
443 443  
381 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
382 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
383 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
384 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
385 +* Lier des documents à un bien
386 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
387 +)))
444 444  
445 -Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
446 -
447 -[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 -
449 -
450 -==== Visualiser le fichier natif ====
451 -
452 -Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
453 -
454 -[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 -
456 -
457 -==== Consulter le score de pertinence ====
458 -
459 -La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
460 -
461 -(% class="box infomessage" %)
389 +(% class="box" %)
462 462  (((
463 -Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
464 -)))
391 +**Icônes principales**
465 465  
466 -[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
394 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
395 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
396 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
467 467  )))
468 -)))|(% style="width:300px" %)
398 +)))
1750679725357-774.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +840 bytes
Contenu
1750679952765-443.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
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Contenu
1750680064508-339.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
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Contenu
1750680235945-140.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
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Contenu
1750681007674-175.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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