Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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sur 2025/06/23 17:27

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -223,204 +223,163 @@
  === Depuis une notice principale ===
--**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
--* **Zone de visualisation des fichiers associés**
--Affichage en haut à droite de la notice.
--Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* **Clic sur la vignette**
--Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
++=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
--)))
--= Intervenir sur les document bureautiques =
++Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
--)))
++Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
--== Télécharger des documents ==
++Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
--Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
--Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
--)))
++(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
--[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--)))
--(((
--== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
--Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
--**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
--La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
--* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
--* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
--* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
--)))
++== Télécharger un fichier bureautique ==
--=== Créer un sous-dossier ===
--1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
--1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
--1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
++Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
--[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
++)))
--**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Créer un sous-dossier ==
-- Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++)))
--[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
++Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
--=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
++Depuis l'onglet Document :
--**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
++Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
--Bon à savoir :
++[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
--* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
++Résultat :
--**Mode d'emploi :**
++[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
--[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat :
++[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% start="2" %)
--1.  **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
--1. Utilisez les **flèches**
--[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
--(% start="4" %)
--1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++)))
--[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
++Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
-- Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
--)))
++Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
--(((
--==  Renommer un fichier bureautique ==
++* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
++* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
--Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
++Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
--1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
--1. Sélectionnez **Éditer**
++[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
--Une zone de saisie s’ouvre :
--**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
++* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
--== Supprimer un fichier bureautique ==
++[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
--1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
--1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
--1. Cliquez sur **Supprimer**
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
--[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
--Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
--[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++== Modifier un fichier bureautique ==
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
--Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
--)))
++[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
--**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
++Il est alors possible de renommer le document.
--**Indexation automatique** :
++[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
--* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
++== Supprimer un fichier bureautique ==
--=== Recherche simple en texte intégral ===
--Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
++Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* **Bibliothèque** (Catalogue)
--* **Autres documents**
--* **Unités d’archives**
--[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
++[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--===  Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
++= Gérer des fichiers océrisés =
--Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
--**Paramètres de recherche disponibles :**
++== Définitions ==
--* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
--* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
--* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
++Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
++Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
--= Gérer des fichiers océrisés =
++* Bibliothèque (catalogue)
++* Autres Documents
++* Unités d'archives
--
  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==

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