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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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À la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -125,302 +125,307 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
129 +
130 +)))
131 +)))
132 +)))|(% style="width:300px" %)
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
134 134  
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
137 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
141 141  
142 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
140 +(% class="wikigeneratedid" %)
141 +Résultat :
145 145  
146 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +==== Ajout par lot ====
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +(% class="box infomessage" %)
149 +(((
150 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
151 +)))
155 155  
156 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +Exemple pour la table Autres Documents.
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
155 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
159 159  
160 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
159 +(% class="wikigeneratedid" %)
160 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
163 163  
164 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 +
164 +
165 +(% class="wikigeneratedid" %)
166 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
167 +
168 +(% class="box infomessage" %)
169 +(((
170 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
165 165  )))
166 166  
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
168 168  
169 -== Depuis une liste de résultats ==
174 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
170 170  
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 172  
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
177 +(% class="wikigeneratedid" %)
178 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
174 174  
175 -(((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -)))
180 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 181  
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 -(((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
183 +(% class="wikigeneratedid" %)
184 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
186 186  
187 -== Depuis une notice ==
186 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
188 188  
189 -(% class="box infomessage" %)
190 -(((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 -)))
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
189 +(% class="wikigeneratedid" %)
190 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
192 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 -
203 -)))
195 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
204 204  
205 -(((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
197 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 207  
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
200 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
217 217  
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 219  
220 220  
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -)))
205 +(% class="wikigeneratedid" %)
206 +Résultat :
223 223  
224 -=== Depuis une notice principale ===
208 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
225 225  
226 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
227 227  
228 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 -Affichage en haut à droite de la notice.
230 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
211 += Visualiser les fichiers bureautiques =
231 231  
232 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
214 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
234 234  
235 -* **Clic sur la vignette**
236 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 237  
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 -)))
217 +== Depuis une liste de résultats ==
242 242  
243 -= Intervenir sur les document bureautiques =
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 -)))
220 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
249 249  
250 -== Télécharger des documents ==
222 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
251 251  
252 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
253 253  
254 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
225 +Exemple pour la table Autres documents.
256 256  
257 -(% class="box infomessage" %)
258 -(((
259 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 -)))
227 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
261 261  
262 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 263  
264 -
265 -)))
231 +(% style="text-align: center;" %)
232 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
266 266  
267 -(((
268 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
234 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
269 269  
270 -(% class="box infomessage" %)
271 -(((
272 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
236 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
238 +(% style="text-align: center;" %)
239 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
276 276  
277 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
241 +== Depuis une notice ==
278 278  
279 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
243 +
244 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
245 +
246 +
247 +Exemple pour la table Unités d'archives.
248 +
249 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
250 +
251 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 +
253 +
254 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
255 +
256 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
257 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
258 +
259 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
260 +
261 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +
263 +
264 +(% class="box infomessage" %)
265 +(((
266 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
282 282  )))
283 283  
284 -=== Créer un sous-dossier ===
269 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
285 285  
286 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
271 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
289 289  
290 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
274 +Pour le masquer :
292 292  
293 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
276 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
295 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
279 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
297 297  
298 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
299 299  
300 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
301 301  
284 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
302 302  
303 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
286 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
304 304  
305 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
288 +[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 306  
307 -Bon à savoir :
308 308  
309 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
291 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
311 311  
312 -**Mode d'emploi :**
293 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
313 313  
314 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
315 315  
316 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
317 317  
318 318  
319 -(% start="2" %)
320 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 -1. Utilisez les **flèches**
299 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
322 322  
323 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
302 +== Télécharger un fichier bureautique ==
325 325  
326 -(% start="4" %)
327 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
328 328  
329 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
330 330  
307 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
331 331  
332 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
333 333  )))
334 334  
335 -(((
336 -== Renommer un fichier bureautique ==
314 +[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
337 337  
338 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
339 339  
340 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 -1. Sélectionnez **Éditer**
317 +== Créer un sous-dossier ==
343 343  
344 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +(% class="box infomessage" %)
320 +(((
321 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
322 +)))
345 345  
324 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
346 346  
347 -Une zone de saisie s’ouvre :
348 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
326 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
349 349  
350 -== Supprimer un fichier bureautique ==
328 +Depuis l'onglet Document :
351 351  
352 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
330 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
353 353  
354 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 -1. Cliquez sur **Supprimer**
332 +[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
357 357  
358 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 +Résultat :
359 359  
336 +[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 360  
361 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
338 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
363 363  
364 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +Résultat :
365 365  
342 +[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 366  
367 -= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
368 368  
345 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
346 +
347 +
369 369  (% class="box infomessage" %)
370 370  (((
371 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
350 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
351 +)))
372 372  
373 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
353 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
374 374  
375 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
376 -)))
355 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
377 377  
378 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
357 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
379 379  
380 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
359 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
360 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
382 382  
383 -**Indexation automatique** :
362 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
384 384  
385 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
364 +[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
387 387  
388 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
389 389  
390 -=== Recherche simple en texte intégral ===
367 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
391 391  
392 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
369 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
370 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
393 393  
394 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
372 +[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
395 395  
396 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 -* **Autres documents**
398 -* **Unités d’archives**
399 399  
400 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +(% class="wikigeneratedid" %)
376 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
401 401  
378 +[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 402  
403 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
404 404  
405 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
381 +(% class="wikigeneratedid" %)
382 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
406 406  
407 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
384 +[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
408 408  
409 -**Paramètres de recherche disponibles :**
410 410  
411 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
387 +== Modifier un fichier bureautique ==
414 414  
415 -
416 -)))
417 -)))|(% style="width:300px" %)
418 418  
390 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
419 419  
392 +[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
420 420  
394 +
395 +Il est alors possible de renommer le document.
396 +
397 +[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
398 +
399 +
400 +== Supprimer un fichier bureautique ==
401 +
402 +
403 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
404 +
405 +[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
406 +
407 +
408 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
409 +
410 +[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
411 +
412 +
421 421  = Gérer des fichiers océrisés =
422 422  
423 423  
416 +== Définitions ==
417 +
418 +
419 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
420 +
421 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
422 +
423 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
424 +
425 +* Bibliothèque (catalogue)
426 +* Autres Documents
427 +* Unités d'archives
428 +
424 424  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
425 425  
426 426  
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