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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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modifié par admin admin
sur 2025/04/16 12:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fichiers bureautiques
1 +B. Fichiers bureautiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,426 +1,478 @@
1 -(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1 +**Sommaire**
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
3 +{{toc/}}
8 8  
9 -(((
10 -= Avant de commencer =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
6 += Avant propos =
13 13  
14 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 -Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 -Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
8 +== Définitions ==
17 17  
18 -== Formats de fichiers compatibles ==
19 19  
20 -Flora prend en charge une large gamme de formats :
11 +Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.Le service GED.WebHome]]**.
21 21  
22 -* **PDF** (.pdf)
23 -* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 -* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
25 25  
26 -De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
14 +== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
27 27  
28 -== Règles de nommage des fichiers ==
29 29  
30 -Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
17 +Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
31 31  
32 -* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 -* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 -* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 -* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
19 +Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
36 36  
37 -= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
38 38  
39 -== Création de la notice ==
22 +== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
40 40  
41 -Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
42 42  
43 -1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
25 +Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
44 44  
45 -[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 +* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 +* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 +* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 +* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
46 46  
32 += Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
47 47  
48 -(% start="2" %)
49 -1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
50 50  
51 -[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
52 52  
53 53  
54 -(% start="3" %)
55 -1. **Enregistrer** la notice
38 +=== Étape préalable ===
56 56  
57 -Votre notice est prête à accueillir son fichier !
58 58  
59 -== Ajout du fichier bureautique ==
41 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
60 60  
61 -Deux méthodes possibles :
43 +Exemple pour la table Autres Documents.
62 62  
63 -=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
45 +(% style="text-align:center" %)
46 +[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
48 +Compléter la grille de saisie et enregistrer.
67 67  
68 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +(% style="text-align:center" %)
51 +[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
69 69  
70 70  
71 -(% class="box infomessage" %)
72 -(((
73 -Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 -Pour gagner du temps :
54 +Résultat :
75 75  
76 -1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 -1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
78 -)))
56 +(% style="text-align:center" %)
57 +[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
79 79  
80 -(% class="box errormessage" %)
81 -(((
82 - **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
83 83  
84 -Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 -Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
60 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
86 86  
87 -Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 -Et voilà, votre document est correctement ajouté !
89 89  
90 -[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 -)))
63 +Exemple pour la table Autres Documents.
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
65 +Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
67 +Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
96 96  
97 -[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
72 +Résultat :
101 101  
102 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +(% style="text-align:center" %)
75 +[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
103 103  
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
78 +(% class="box infomessage" %)
79 +(((
80 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
81 +)))
106 106  
107 -[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +=== Erreur fréquente ===
108 108  
109 109  
110 -[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
111 111  
88 +Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
90 +L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
114 114  
115 -[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +(% style="text-align:center" %)
93 +[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
116 116  
95 +== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
119 119  
120 -[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +=== Étape préalable ===
121 121  
122 122  
123 -[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
124 124  
103 +(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
125 125  
126 -(% class="box infomessage" %)
127 -(((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
105 +(% style="text-align:center" %)
106 +[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
108 +Compléter la notice et enregistrer.
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
110 +(% style="text-align:center" %)
111 +[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
134 134  
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
137 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
141 141  
142 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +==== Ajout unitaire ====
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
119 +Exemple pour la table Autres Documents.
145 145  
146 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
123 +(% style="text-align:center" %)
124 +[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
149 149  
150 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +(% class="wikigeneratedid" %)
127 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
129 +(% style="text-align:center" %)
130 +[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  
156 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +(% class="wikigeneratedid" %)
134 +Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
136 +(% style="text-align:center" %)
137 +[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
159 159  
160 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
140 +(% style="text-align:center" %)
141 +[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
163 163  
164 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 -)))
166 166  
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
144 +Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
168 168  
169 -== Depuis une liste de résultats ==
146 +(% style="text-align:center" %)
147 +[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
170 170  
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 172  
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
150 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
174 174  
175 -(((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -)))
152 +(% style="text-align:center" %)
153 +[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 181  
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 -(((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
156 +(% class="wikigeneratedid" %)
157 +Résultat :
186 186  
187 -== Depuis une notice ==
159 +(% style="text-align:center" %)
160 +[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
188 188  
162 +
163 +==== Ajout par lot ====
164 +
165 +
189 189  (% class="box infomessage" %)
190 190  (((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
168 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
194 194  )))
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
171 +Exemple pour la table Autres Documents.
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
173 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +(% style="text-align:center" %)
176 +[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
201 201  
202 -
203 -)))
178 +(% class="wikigeneratedid" %)
179 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
204 204  
205 -(((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
181 +(% style="text-align:center" %)
182 +[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
207 207  
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 210  
185 +(% class="wikigeneratedid" %)
186 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
187 +
211 211  (% class="box infomessage" %)
212 212  (((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
190 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
191 +)))
217 217  
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
194 +(% style="text-align:center" %)
195 +[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
220 220  
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -)))
223 223  
224 -=== Depuis une notice principale ===
198 +(% class="wikigeneratedid" %)
199 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
225 225  
226 -**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
201 +(% style="text-align:center" %)
202 +[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
227 227  
228 -* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 -Affichage en haut à droite de la notice.
230 -Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
231 231  
232 -[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 +(% class="wikigeneratedid" %)
206 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
233 233  
208 +(% style="text-align:center" %)
209 +[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
234 234  
235 -* **Clic sur la vignette**
236 -Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
237 237  
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 -)))
212 +(% class="wikigeneratedid" %)
213 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
242 242  
243 -= Intervenir sur les document bureautiques =
215 +(% style="text-align:center" %)
216 +[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 -)))
249 249  
250 -== Télécharger des documents ==
219 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
251 251  
252 -Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
221 +(% style="text-align:center" %)
222 +[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
253 253  
254 -En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 -Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
256 256  
257 -(% class="box infomessage" %)
258 -(((
259 -**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 -)))
225 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
261 261  
262 -[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +(% style="text-align:center" %)
228 +[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
263 263  
264 -
265 -)))
266 266  
267 -(((
268 -== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
231 +(% class="wikigeneratedid" %)
232 +Résultat :
269 269  
270 -(% class="box infomessage" %)
271 -(((
272 -**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
234 +(% style="text-align:center" %)
235 +[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 -Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 -**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
276 276  
277 -La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
238 += Visualiser les fichiers bureautiques =
278 278  
279 -* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 -* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 -* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
282 -)))
283 283  
284 -=== Créer un sous-dossier ===
241 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
285 285  
286 -1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 -1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 -1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
289 289  
290 -[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +== Depuis une liste de résultats ==
291 291  
292 292  
293 -**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
247 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
294 294  
295 -[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
296 296  
297 297  
298 - Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
252 +Exemple pour la table Autres documents.
299 299  
300 -[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
301 301  
256 +(% style="text-align:center" %)
257 +[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
302 302  
303 -=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
259 +(% style="text-align: center;" %)
260 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
304 304  
305 -**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
262 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
306 306  
307 -Bon à savoir :
264 +(% style="text-align:center" %)
265 +[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
308 308  
309 -* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 -* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
267 +(% style="text-align: center;" %)
268 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
311 311  
312 -**Mode d'emploi :**
270 +== Depuis une notice ==
313 313  
314 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
315 315  
316 -[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
317 317  
318 318  
319 -(% start="2" %)
320 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 -1. Utilisez les **flèches**
276 +Exemple pour la table Unités d'archives.
322 322  
323 -[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
324 324  
280 +(% style="text-align:center" %)
281 +[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
325 325  
326 -(% start="4" %)
327 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
328 328  
329 -[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
330 330  
286 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
331 331  
332 - Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
333 -)))
289 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
334 334  
291 +(% style="text-align:center" %)
292 +[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
293 +
294 +
295 +(% class="box infomessage" %)
335 335  (((
336 -== Renommer un fichier bureautique ==
297 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
298 +)))
337 337  
338 -Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
300 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
339 339  
340 -1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 -1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 -1. Sélectionnez **Éditer**
302 +(% style="text-align:center" %)
303 +[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
343 343  
344 -[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
306 +Pour le masquer :
346 346  
347 -Une zone de saisie s’ouvre :
348 -**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
308 +(% style="text-align:center" %)
309 +[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
349 349  
350 -== Supprimer un fichier bureautique ==
351 351  
352 -Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
312 +=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
353 353  
354 -1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 -1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 -1. Cliquez sur **Supprimer**
357 357  
358 -[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
359 359  
317 +Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
360 360  
361 -Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 -Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
319 +Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
363 363  
364 -[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 +(% style="text-align:center" %)
322 +[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
365 365  
366 366  
367 -= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
325 +(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
368 368  
327 +(% style="text-align:center" %)
328 +[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
329 +
330 +
331 += Intervenir sur les fichiers bureautiques =
332 +
333 +
334 +**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
335 +
336 +
337 +== Télécharger un fichier bureautique ==
338 +
339 +
340 +Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
341 +
342 +Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
343 +
369 369  (% class="box infomessage" %)
370 370  (((
371 -**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
346 +**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
347 +)))
372 372  
373 -L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
349 +(% style="text-align:center" %)
350 +[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
374 374  
375 -Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
352 +
353 +== Créer un sous-dossier ==
354 +
355 +(% class="box infomessage" %)
356 +(((
357 +**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
376 376  )))
377 377  
378 -== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
360 +La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
379 379  
380 -L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 -**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
362 +Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
382 382  
383 -**Indexation automatique** :
364 +Depuis l'onglet Document :
384 384  
385 -* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 -* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
366 +Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
387 387  
388 -== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
368 +(% style="text-align:center" %)
369 +[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
389 389  
390 -=== Recherche simple en texte intégral ===
371 +Résultat :
391 391  
392 -Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
373 +(% style="text-align:center" %)
374 +[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
393 393  
394 -La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
376 +Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
395 395  
396 -* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 -* **Autres documents**
398 -* **Unités d’archives**
378 +Résultat :
399 399  
400 -[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 +(% style="text-align:center" %)
381 +[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
401 401  
402 402  
403 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
384 +== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
404 404  
405 -Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
406 406  
407 -Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
387 +(% class="box infomessage" %)
388 +(((
389 +**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
390 +)))
408 408  
409 -**Paramètres de recherche disponibles :**
392 +L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
410 410  
411 -* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 -* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 -* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
394 +Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
414 414  
415 -
416 -)))
417 -)))|(% style="width:300px" %)
396 +Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
418 418  
398 +* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
399 +* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
419 419  
401 +Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
420 420  
403 +(% style="text-align:center" %)
404 +[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
405 +
406 +
407 +Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
408 +
409 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
410 +* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
411 +
412 +(% style="text-align:center" %)
413 +[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
414 +
415 +
416 +(% class="wikigeneratedid" %)
417 +Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
418 +
419 +(% style="text-align:center" %)
420 +[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
421 +
422 +
423 +(% class="wikigeneratedid" %)
424 +Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
425 +
426 +(% style="text-align:center" %)
427 +[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
428 +
429 +
430 +== Modifier un fichier bureautique ==
431 +
432 +
433 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
434 +
435 +(% style="text-align:center" %)
436 +[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
437 +
438 +
439 +Il est alors possible de renommer le document.
440 +
441 +(% style="text-align:center" %)
442 +[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
443 +
444 +
445 +== Supprimer un fichier bureautique ==
446 +
447 +
448 +Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
449 +
450 +(% style="text-align:center" %)
451 +[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
452 +
453 +
454 +Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
455 +
456 +(% style="text-align:center" %)
457 +[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
458 +
459 +
421 421  = Gérer des fichiers océrisés =
422 422  
423 423  
463 +== Définitions ==
464 +
465 +
466 +L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
467 +
468 +Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
469 +
470 +Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
471 +
472 +* Bibliothèque (catalogue)
473 +* Autres Documents
474 +* Unités d'archives
475 +
424 424  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
425 425  
426 426  
... ... @@ -437,7 +437,7 @@
437 437  Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
438 438  
439 439  
440 -(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
492 +(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
441 441  === Recherche simple en texte intégral ===
442 442  
443 443  
... ... @@ -447,7 +447,8 @@
447 447  
448 448  Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
449 449  
450 -[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
502 +(% style="text-align:center" %)
503 +[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
451 451  
452 452  (% style="text-align: center;" %)
453 453  //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
... ... @@ -463,7 +463,7 @@
463 463  
464 464  La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
465 465  
466 -[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
519 +[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
467 467  
468 468  
469 469  
... ... @@ -487,19 +487,20 @@
487 487  //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
488 488  
489 489  
490 -(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
543 +(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
491 491  == Visualiser la liste de résultats ==
492 492  
493 493  
494 494  La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
495 495  
496 -[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
549 +(% style="text-align:center" %)
550 +[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
497 497  
498 498  (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
499 499  (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
500 500  
501 501  
502 -(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
556 +(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
503 503  === Visualiser le texte indexé ===
504 504  
505 505  
... ... @@ -507,25 +507,27 @@
507 507  
508 508  Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
509 509  
510 -[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
564 +(% style="text-align:center" %)
565 +[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
511 511  
512 512  (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
513 513  (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
514 514  
515 515  
516 -(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
571 +(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
517 517  === Visualiser le fichier natif ===
518 518  
519 519  
520 520  Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
521 521  
522 -[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
577 +(% style="text-align:center" %)
578 +[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
523 523  
524 524  (% style="text-align: center;" %)
525 525  (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
526 526  
527 527  
528 -(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
584 +(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
529 529  === Visualiser le score de pertinence ===
530 530  
531 531  
... ... @@ -534,7 +534,8 @@
534 534  Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
535 535  
536 536  
537 -[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
593 +(% style="text-align:center" %)
594 +[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
538 538  
539 539  (% style="text-align: center;" %)
540 540  //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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