Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--B. Fichiers bureautiques
++Gérer les fichiers bureautiques

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,386 +1,310 @@
--**Sommaire**
++(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
--{{toc/}}
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++
++)))
++(((
++= Avant de commencer =
--= Avant propos =
++== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
--== Définitions ==
++Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
++Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
++Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
++== Formats de fichiers compatibles ==
--Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
++Flora prend en charge une large gamme de formats :
++* **PDF** (.pdf)
++* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
++* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
--== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
++De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
++== Règles de nommage des fichiers ==
--Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
++Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
--Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
++* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
++* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
++* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
++* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
++= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
++== Création de la notice ==
++Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
++1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
--* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
--* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
--* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
--* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
++[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
++(% start="2" %)
++1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
--== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
++[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Étape préalable ===
++(% start="3" %)
++1. **Enregistrer** la notice
++Votre notice est prête à accueillir son fichier !
--==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
++== Ajout du fichier bureautique ==
--Exemple pour la table Autres Documents.
++Deux méthodes possibles :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
++=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
--Compléter la grille de saisie et enregistrer.
++* Ouvrir la notice
++* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Résultat :
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
--
--
--Exemple pour la table Autres Documents.
--
--Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
--
--Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
--
--[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Résultat :
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
++Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
++Pour gagner du temps :
++
++1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
++1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
  )))
--=== Erreur fréquente ===
++(% class="box errormessage" %)
++(((
++ **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
++Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
++Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
--==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
++Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
++Et voilà, votre document est correctement ajouté !
--Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
++[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
++=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
++* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
--== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
++[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Étape préalable ===
++*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
--(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
++* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Compléter la notice et enregistrer.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
++* Valider l'ajout du document
++[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Ajout unitaire ====
--Exemple pour la table Autres Documents.
++* Enregistrer l'ajout du document
--(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Résultat :
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--==== Ajout par lot ====
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
--)))
++Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
++**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
--Exemple pour la table Autres Documents.
++**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
--(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++**Suivez le guide :**
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
++(% start="2" %)
++1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
++[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]]  pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
++1. Passez en mode **Ajout par lot**
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
--)))
++[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. **Importez** les fichiers
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
++[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
++[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
++1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
++[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Les fichiers sont en cours de téléchargement :
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Résultat :
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
  = Visualiser les fichiers bureautiques =
--
--Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
--
--
  == Depuis une liste de résultats ==
++Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
--Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
++>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
--Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
++(((
++[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
++Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
--Exemple pour la table Autres documents.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
++)))
--Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
--
--Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône  [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
--
  == Depuis une notice ==
--
--=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
--
--
--Exemple pour la table Unités d'archives.
--
--Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
--
--* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
--* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
--
--Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
++Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
++On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
++La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
  )))
--(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
++=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
++ Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
++[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour le masquer :
++
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
++(((
++**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
++* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
++* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
--=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Astuce d’affichage**
++Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
++Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
++**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
++[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
--Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
++[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
++=== Depuis une notice principale ===
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
++**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++* **Zone de visualisation des fichiers associés**
++Affichage en haut à droite de la notice.
++Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
++* **Clic sur la vignette**
++Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
--= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
++)))
++=  Intervenir sur les document bureautiques =
--**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++)))
++==  Télécharger des documents ==
--== Télécharger un fichier bureautique ==
++Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
++Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
--
--Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
++**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
  )))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
--== Créer un sous-dossier ==
++(((
++==  Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
++
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++
++La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
++
++* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
++* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
++* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
  )))
--La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
++===  Créer un sous-dossier ===
--Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
++1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
++1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
++1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
--Depuis l'onglet Document :
++[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
--Résultat :
++[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
--Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--Résultat :
++[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
++
++
  == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
@@ -400,8 +400,7 @@
  Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
@@ -409,22 +409,19 @@
  * Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
  * Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% class="wikigeneratedid" %)
  Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% class="wikigeneratedid" %)
  Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  == Modifier un fichier bureautique ==
@@ -432,14 +432,12 @@
  Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  Il est alors possible de renommer le document.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  == Supprimer un fichier bureautique ==
@@ -447,14 +447,12 @@
  Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  = Gérer des fichiers océrisés =
@@ -489,7 +489,7 @@
  Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
--(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
++(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
  === Recherche simple en texte intégral ===
@@ -499,8 +499,7 @@
  Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% style="text-align: center;" %)
  //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
@@ -516,7 +516,7 @@
  La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
--[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
++[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
@@ -540,20 +540,19 @@
  //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
--(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
++(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
  == Visualiser la liste de résultats ==
  La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
  (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
--(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
++(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
  === Visualiser le texte indexé ===
@@ -561,27 +561,25 @@
  Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
  (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
--(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
++(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
  === Visualiser le fichier natif ===
  Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% style="text-align: center;" %)
  (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
--(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
++(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
  === Visualiser le score de pertinence ===
@@ -590,8 +590,7 @@
  Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% style="text-align: center;" %)
  //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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