Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--B. Fichiers bureautiques
++Gérer les fichiers bureautiques

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,478 +1,426 @@
--**Sommaire**
++(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
--{{toc/}}
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++
++)))
++(((
++= Avant de commencer =
--= Avant propos =
++== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
--== Définitions ==
++Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
++Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
++Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
++== Formats de fichiers compatibles ==
--Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
++Flora prend en charge une large gamme de formats :
++* **PDF** (.pdf)
++* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
++* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
--== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
++De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
++== Règles de nommage des fichiers ==
--Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
++Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
--Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
++* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
++* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
++* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
++* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
++= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
++== Création de la notice ==
++Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
++1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
--* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
--* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
--* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
--* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
++[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
++(% start="2" %)
++1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
--== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
++[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Étape préalable ===
++(% start="3" %)
++1. **Enregistrer** la notice
++Votre notice est prête à accueillir son fichier !
--==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
++== Ajout du fichier bureautique ==
--Exemple pour la table Autres Documents.
++Deux méthodes possibles :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
++=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
--Compléter la grille de saisie et enregistrer.
++* Ouvrir la notice
++* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Résultat :
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
++Pour gagner du temps :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
++1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
++1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
++)))
++(% class="box errormessage" %)
++(((
++ **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
--=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
++Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
++Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
++Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
++Et voilà, votre document est correctement ajouté !
--Exemple pour la table Autres Documents.
++[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
++=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
++* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
--[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Résultat :
++*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
--)))
++* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
--=== Erreur fréquente ===
++[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
++[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
--L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
++* Valider l'ajout du document
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
++* Enregistrer l'ajout du document
--=== Étape préalable ===
++[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
++[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
++**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
--Compléter la notice et enregistrer.
++**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
++**Suivez le guide :**
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
++[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="2" %)
++1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
--==== Ajout unitaire ====
++[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple pour la table Autres Documents.
++1. Passez en mode **Ajout par lot**
--(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
++1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
++1. **Importez** les fichiers
++[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
++[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
++1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
++[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
++1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
++[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
++= Visualiser les fichiers bureautiques =
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
++== Depuis une liste de résultats ==
++Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
--Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
++>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
++(((
++[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
++Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Résultat :
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
++== Depuis une notice ==
--
--==== Ajout par lot ====
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
++Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
++On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
++La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
  )))
--Exemple pour la table Autres Documents.
++=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
--(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++ Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
++(((
++**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
++* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
++* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]]  pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
--)))
++**Astuce d’affichage**
++Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
++Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
++**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
++[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
++=== Depuis une notice principale ===
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
++**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++* **Zone de visualisation des fichiers associés**
++Affichage en haut à droite de la notice.
++Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
++[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
++* **Clic sur la vignette**
++Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Les fichiers sont en cours de téléchargement :
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
++= Intervenir sur les document bureautiques =
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++)))
--Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
++== Télécharger des documents ==
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
++Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
++Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Résultat :
++(((
++== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
--= Visualiser les fichiers bureautiques =
++La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
++* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
++* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
++* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
++)))
--Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
++=== Créer un sous-dossier ===
++1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
++1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
++1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
--== Depuis une liste de résultats ==
++[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
--Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
++[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple pour la table Autres documents.
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
++[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
++=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône  [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
++**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
++Bon à savoir :
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
++* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
++* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
--== Depuis une notice ==
++**Mode d'emploi :**
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
++[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple pour la table Unités d'archives.
++(% start="2" %)
++1.  **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
++1. Utilisez les **flèches**
--Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
++[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
++(% start="4" %)
++1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
++[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
--* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
--Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
--)))
++==  Renommer un fichier bureautique ==
--(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
++Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
++1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
++1. Sélectionnez **Éditer**
++[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour le masquer :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
++Une zone de saisie s’ouvre :
++**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
++== Supprimer un fichier bureautique ==
--=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
++Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
++1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
++1. Cliquez sur **Supprimer**
--Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
++[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
--Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
++Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
--
--
--**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
--
--
--== Télécharger un fichier bureautique ==
--
--
--Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
--
--Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
--)))
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
--
--== Créer un sous-dossier ==
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
  )))
--La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
++== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--Depuis l'onglet Document :
++**Indexation automatique** :
--Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
++== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
--Résultat :
++=== Recherche simple en texte intégral ===
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
++Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
--Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
--Résultat :
++* **Bibliothèque** (Catalogue)
++* **Autres documents**
++* **Unités d’archives**
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
++[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
++===  Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
++Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
--)))
++Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
--L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
++**Paramètres de recherche disponibles :**
--Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
++* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
++* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
++* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
--Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
--* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
--* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
--Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
--
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Modifier un fichier bureautique ==
--
--
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Il est alors possible de renommer le document.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Supprimer un fichier bureautique ==
--
--
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
  = Gérer des fichiers océrisés =
--== Définitions ==
--
--
--L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
--
--Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
--
--Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
--
--* Bibliothèque (catalogue)
--* Autres Documents
--* Unités d'archives
--
  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
@@ -489,7 +489,7 @@
  Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
--(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
++(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
  === Recherche simple en texte intégral ===
@@ -499,8 +499,7 @@
  Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% style="text-align: center;" %)
  //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
@@ -516,7 +516,7 @@
  La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
--[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
++[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
@@ -540,20 +540,19 @@
  //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
--(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
++(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
  == Visualiser la liste de résultats ==
  La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
  (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
--(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
++(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
  === Visualiser le texte indexé ===
@@ -561,27 +561,25 @@
  Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
  (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
--(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
++(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
  === Visualiser le fichier natif ===
  Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% style="text-align: center;" %)
  (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
--(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
++(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
  === Visualiser le score de pertinence ===
@@ -590,8 +590,7 @@
  Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
++[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  (% style="text-align: center;" %)
  //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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