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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 1.2
modifié par admin admin
sur 2025/05/26 14:48
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À la version 19.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/30 14:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -B. Fichiers bureautiques
1 +Gérer les fichiers bureautiques
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,597 +1,401 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 +Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
4 4  
9 +**Deux modes d’ajout :**
5 5  
6 -= Avant propos =
11 +* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 +* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
7 7  
8 -== Définitions ==
14 +**Organisation :**
9 9  
16 +Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.Le service GED.WebHome]]**.
18 +**Consultation :**
12 12  
20 +* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 +* **Autres formats** : téléchargement automatique
13 13  
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
23 +**Recherche texte intégral :**
15 15  
25 +Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
26 +)))
16 16  
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
28 +(((
29 += Avant de commencer =
18 18  
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20 -
21 -
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23 -
24 -
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26 -
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31 -
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 -
34 -
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36 -
37 -
38 -=== Étape préalable ===
39 -
40 -
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42 -
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
44 -
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
47 -
48 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
49 -
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
52 -
53 -
54 -Résultat :
55 -
56 -(% style="text-align:center" %)
57 -[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
58 -
59 -
60 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
61 -
62 -
63 -Exemple pour la table Autres Documents.
64 -
65 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
66 -
67 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
68 -
69 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
70 -
71 -
72 -Résultat :
73 -
74 -(% style="text-align:center" %)
75 -[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
76 -
77 -
78 -(% class="box infomessage" %)
31 +(% class="box warningmessage" %)
79 79  (((
80 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
33 +**Rappel**
34 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
35 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
36 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
81 81  )))
82 82  
83 -=== Erreur fréquente ===
39 +== Formats de fichiers compatibles ==
84 84  
41 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
85 85  
86 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
43 +* **PDF** (.pdf)
44 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
45 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
87 87  
88 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
47 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
89 89  
90 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
49 +== Règles de nommage des fichiers ==
91 91  
92 -(% style="text-align:center" %)
93 -[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
51 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
94 94  
95 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
53 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
54 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
55 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
56 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
96 96  
58 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
97 97  
98 -=== Étape préalable ===
60 +== Création de la notice ==
99 99  
62 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
100 100  
101 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
64 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
102 102  
103 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
66 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 -(% style="text-align:center" %)
106 -[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
107 107  
108 -Compléter la notice et enregistrer.
69 +(% start="2" %)
70 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
109 109  
110 -(% style="text-align:center" %)
111 -[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
72 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
114 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
75 +(% start="3" %)
76 +1. **Enregistrer** la notice
115 115  
78 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
116 116  
117 -==== Ajout unitaire ====
80 +== Ajout du fichier bureautique ==
118 118  
119 -Exemple pour la table Autres Documents.
82 +Deux méthodes possibles :
120 120  
121 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
84 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
122 122  
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
86 +1. Ouvrir la notice
87 +1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
125 125  
126 -(% class="wikigeneratedid" %)
127 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
89 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -(% style="text-align:center" %)
130 -[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
131 131  
132 -
133 -(% class="wikigeneratedid" %)
134 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
135 -
136 -(% style="text-align:center" %)
137 -[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
138 -
139 -
140 -(% style="text-align:center" %)
141 -[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
142 -
143 -
144 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
145 -
146 -(% style="text-align:center" %)
147 -[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
148 -
149 -
150 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
151 -
152 -(% style="text-align:center" %)
153 -[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
154 -
155 -
156 -(% class="wikigeneratedid" %)
157 -Résultat :
158 -
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
161 -
162 -
163 -==== Ajout par lot ====
164 -
165 -
166 166  (% class="box infomessage" %)
167 167  (((
168 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
94 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
95 +Pour gagner du temps :
96 +
97 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
98 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
169 169  )))
170 170  
171 -Exemple pour la table Autres Documents.
101 +(% class="box errormessage" %)
102 +(((
103 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
172 172  
173 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
105 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
106 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
174 174  
175 -(% style="text-align:center" %)
176 -[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
108 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
109 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
177 177  
178 -(% class="wikigeneratedid" %)
179 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
180 -
181 -(% style="text-align:center" %)
182 -[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
183 -
184 -
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
187 -
188 -(% class="box infomessage" %)
189 -(((
190 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
111 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  )))
192 192  
114 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
193 193  
194 -(% style="text-align:center" %)
195 -[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
116 +1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
196 196  
118 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 -(% class="wikigeneratedid" %)
199 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
200 200  
201 -(% style="text-align:center" %)
202 -[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
121 +(% start="2" %)
122 +1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
203 203  
124 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 204  
205 -(% class="wikigeneratedid" %)
206 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
207 207  
208 -(% style="text-align:center" %)
209 -[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
127 +(% start="3" %)
128 +1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
210 210  
130 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -(% class="wikigeneratedid" %)
213 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
214 214  
215 -(% style="text-align:center" %)
216 -[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
133 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 218  
219 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
136 +(% start="4" %)
137 +1. Valider l'ajout du document
220 220  
221 -(% style="text-align:center" %)
222 -[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
139 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 224  
225 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
142 +(% start="5" %)
143 +1. Enregistrer l'ajout du document
226 226  
227 -(% style="text-align:center" %)
228 -[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
145 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 230  
231 -(% class="wikigeneratedid" %)
232 -Résultat :
148 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 -(% style="text-align:center" %)
235 -[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
236 236  
151 +(% class="box infomessage" %)
152 +(((
153 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
154 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
237 237  
238 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
156 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
239 239  
158 +**Suivez le guide :**
240 240  
241 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
160 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
242 242  
162 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 -== Depuis une liste de résultats ==
164 +(% start="2" %)
165 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
245 245  
167 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
169 +(% start="3" %)
170 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
248 248  
249 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
172 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
174 +(% start="4" %)
175 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
251 251  
252 -Exemple pour la table Autres documents.
177 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
179 +(% start="5" %)
180 +1. **Importez** les fichiers
255 255  
256 -(% style="text-align:center" %)
257 -[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
182 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
259 -(% style="text-align: center;" %)
260 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
184 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
186 +(% start="6" %)
187 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
263 263  
264 -(% style="text-align:center" %)
265 -[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
189 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 266  
267 -(% style="text-align: center;" %)
268 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
191 +(% start="7" %)
192 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
269 269  
270 -== Depuis une notice ==
194 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +)))
196 +)))
271 271  
198 +(((
199 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
272 272  
273 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
274 -
275 -
276 -Exemple pour la table Unités d'archives.
277 -
278 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
279 -
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
282 -
283 -
284 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 -
286 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 -
289 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 -
291 -(% style="text-align:center" %)
292 -[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
293 -
294 -
295 295  (% class="box infomessage" %)
296 296  (((
297 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
298 -)))
203 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
299 299  
300 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
205 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
301 301  
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
207 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
208 +)))
304 304  
210 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
211 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
305 305  
306 -Pour le masquer :
213 +**Indexation automatique** :
307 307  
308 -(% style="text-align:center" %)
309 -[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
215 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
216 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
310 310  
218 +(((
219 += Intervenir sur les document bureautiques =
311 311  
312 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
313 -
314 -
315 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
316 -
317 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
318 -
319 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
320 -
321 -(% style="text-align:center" %)
322 -[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
323 -
324 -
325 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
326 -
327 -(% style="text-align:center" %)
328 -[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
329 -
330 -
331 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
332 -
333 -
334 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
335 -
336 -
337 -== Télécharger un fichier bureautique ==
338 -
339 -
340 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
341 -
342 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
343 -
344 -(% class="box infomessage" %)
221 +(% class="box warningmessage" %)
345 345  (((
346 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
223 +Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
347 347  )))
225 +)))
348 348  
349 -(% style="text-align:center" %)
350 -[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
227 +(((
228 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
351 351  
352 -
353 -== Créer un sous-dossier ==
354 -
355 355  (% class="box infomessage" %)
356 356  (((
357 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
358 -)))
232 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
359 359  
360 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
234 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
235 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
361 361  
362 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
237 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
363 363  
364 -Depuis l'onglet Document :
239 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
240 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
241 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
242 +)))
365 365  
366 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
244 +=== Créer un sous-dossier ===
367 367  
368 -(% style="text-align:center" %)
369 -[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
246 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
247 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
248 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
370 370  
371 -Résultat :
250 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 372  
373 -(% style="text-align:center" %)
374 -[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
375 375  
376 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
253 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
377 377  
378 -Résultat :
255 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 379  
380 -(% style="text-align:center" %)
381 -[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
382 382  
258 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
383 383  
384 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
260 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 385  
262 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
386 386  
387 -(% class="box infomessage" %)
388 -(((
389 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
390 -)))
264 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
391 391  
392 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
266 +Bon à savoir :
393 393  
394 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
268 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
269 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
395 395  
396 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
271 +**Mode d'emploi :**
397 397  
398 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
399 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
273 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
400 400  
401 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
275 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 -(% style="text-align:center" %)
404 -[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
405 405  
278 +(% start="2" %)
279 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
280 +1. Utilisez les **flèches**
406 406  
407 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
282 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 408  
409 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
410 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
411 411  
412 -(% style="text-align:center" %)
413 -[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
285 +(% start="4" %)
286 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
414 414  
288 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415 415  
416 -(% class="wikigeneratedid" %)
417 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
418 418  
419 -(% style="text-align:center" %)
420 -[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
291 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
292 +)))
421 421  
294 +(((
295 +== Renommer un fichier bureautique ==
422 422  
423 -(% class="wikigeneratedid" %)
424 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
297 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
425 425  
426 -(% style="text-align:center" %)
427 -[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
299 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
300 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
301 +1. Sélectionnez **Éditer**
428 428  
303 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
430 -== Modifier un fichier bureautique ==
431 431  
306 +Une zone de saisie s’ouvre :
307 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
432 432  
433 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
434 -
435 -(% style="text-align:center" %)
436 -[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
437 -
438 -
439 -Il est alors possible de renommer le document.
440 -
441 -(% style="text-align:center" %)
442 -[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
443 -
444 -
445 445  == Supprimer un fichier bureautique ==
446 446  
311 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
447 447  
448 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
313 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
314 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
315 +1. Cliquez sur **Supprimer**
449 449  
450 -(% style="text-align:center" %)
451 -[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
317 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 453  
454 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
320 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
321 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
455 455  
456 -(% style="text-align:center" %)
457 -[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
323 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 458  
459 459  
460 -= Gérer des fichiers océrisés =
326 += =
461 461  
328 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
462 462  
463 -== Définitions ==
330 +=== Recherche simple en texte intégral ===
464 464  
332 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
465 465  
466 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
334 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
467 467  
468 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
336 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
337 +* **Autres documents**
338 +* **Unités d’archives**
469 469  
470 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
340 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
472 -* Bibliothèque (catalogue)
473 -* Autres Documents
474 -* Unités d'archives
475 475  
476 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
343 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
477 477  
345 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
478 478  
479 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
347 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
480 480  
481 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
349 +**Paramètres de recherche disponibles :**
482 482  
483 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
484 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
351 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
352 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
353 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
485 485  
486 -== Rechercher en texte intégral ==
355 +>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
356 +>(% class="small" %)Recherche : roulette
357 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
358 +>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
359 +>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
487 487  
488 488  
489 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
362 +
363 +)))
490 490  
491 -
492 -(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
493 -=== Recherche simple en texte intégral ===
494 -
495 -
496 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
497 -
498 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
499 -
500 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
501 -
502 -(% style="text-align:center" %)
503 -[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
504 -
505 -(% style="text-align: center;" %)
506 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
507 -
508 -
509 -=== La recherche générique en texte intégral ===
510 -
511 -
512 -(% class="box infomessage" %)
513 513  (((
514 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
366 +
515 515  )))
368 +)))
369 +)))|(% style="width:300px" %)(((
370 +(% class="box" %)
371 +(((
372 +**Sommaire**
516 516  
517 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
374 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 +)))
518 518  
519 -[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
377 +(% class="box" %)
378 +(((
379 +**Aller plus loin**
520 520  
381 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
382 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]
383 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]
384 +* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]
385 +* Lier des documents à un bien
386 +)))
521 521  
388 +(% class="box" %)
389 +(((
390 +**Icônes principales**
522 522  
523 -
524 -
525 -
526 -
527 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
528 -
529 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
530 -
531 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
532 -
533 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
534 -
535 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
536 -
537 -
538 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
539 -
540 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
541 -
542 -
543 -(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
544 -== Visualiser la liste de résultats ==
545 -
546 -
547 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
548 -
549 -(% style="text-align:center" %)
550 -[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
551 -
552 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
553 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
554 -
555 -
556 -(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
557 -=== Visualiser le texte indexé ===
558 -
559 -
560 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
561 -
562 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
563 -
564 -(% style="text-align:center" %)
565 -[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
566 -
567 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
568 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
569 -
570 -
571 -(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
572 -=== Visualiser le fichier natif ===
573 -
574 -
575 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
576 -
577 -(% style="text-align:center" %)
578 -[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
579 -
580 -(% style="text-align: center;" %)
581 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
582 -
583 -
584 -(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
585 -=== Visualiser le score de pertinence ===
586 -
587 -
588 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
589 -
590 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
591 -
592 -
593 -(% style="text-align:center" %)
594 -[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
595 -
596 -(% style="text-align: center;" %)
597 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
392 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
393 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
394 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
395 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
396 +* [[image:1750855219201-623.png]] : Voir fichiers
397 +* [[image:1750681552327-517.png]] : Télécharger le contenu
398 +* [[image:1750855448107-337.png]] : Voir texte indexé
399 +* [[image:1750855566587-879.png]] : Voir fichier natif
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