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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
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modifié par admin admin
sur 2025/04/16 12:27
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/19 11:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -B. Fichiers bureautiques
1 +Gérer les fichiers bureautiques
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,597 +1,298 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
4 4  
8 +Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
5 5  
6 -= Avant propos =
10 +Cela permet de :
7 7  
8 -== Définitions ==
12 +* centraliser les fichiers,
13 +* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 +* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
15 +)))
9 9  
17 +(((
18 += Avant de commencer =
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.Le service GED.WebHome]]**.
12 -
13 -
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
15 -
16 -
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
18 -
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20 -
21 -
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23 -
24 -
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26 -
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31 -
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 -
34 -
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36 -
37 -
38 -=== Étape préalable ===
39 -
40 -
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42 -
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
44 -
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
47 -
48 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
49 -
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
52 -
53 -
54 -Résultat :
55 -
56 -(% style="text-align:center" %)
57 -[[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
58 -
59 -
60 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
61 -
62 -
63 -Exemple pour la table Autres Documents.
64 -
65 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
66 -
67 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
68 -
69 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
70 -
71 -
72 -Résultat :
73 -
74 -(% style="text-align:center" %)
75 -[[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
76 -
77 -
78 -(% class="box infomessage" %)
20 +(% class="box warningmessage" %)
79 79  (((
80 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
22 +**Rappel**
23 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 +Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
81 81  )))
82 82  
83 -=== Erreur fréquente ===
27 +== Format de fichiers compatibles ==
84 84  
29 +Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
85 85  
86 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
31 +* PDF : .pdf
32 +* Microsoft Word : .doc, .docx
33 +* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
87 87  
88 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
35 +Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
89 89  
90 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
37 +== Règles de nommage des fichiers ==
91 91  
92 -(% style="text-align:center" %)
93 -[[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
39 +Pour éviter les erreurs techniques :
94 94  
95 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
41 +* Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 +* **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 +* **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 +* **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
96 96  
46 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
97 97  
98 -=== Étape préalable ===
48 +== Créer une notice ==
99 99  
50 +==== Créer une notice dans une table réservoir ====
100 100  
101 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
52 +1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 +1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 +1. Sélectionnez une grille de saisie
55 +1. Renseignez les champs descriptifs
56 +1. Enregistrez
57 +1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
102 102  
103 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
59 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 -(% style="text-align:center" %)
106 -[[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
107 107  
108 -Compléter la notice et enregistrer.
62 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -(% style="text-align:center" %)
111 -[[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
112 112  
113 113  
114 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
66 +== Ajouter du fichier bureautique ==
115 115  
116 116  
117 -==== Ajout unitaire ====
69 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
118 118  
119 -Exemple pour la table Autres Documents.
71 +1. Ouvrez la notice
72 +1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
120 120  
121 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
122 122  
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
125 125  
126 -(% class="wikigeneratedid" %)
127 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
128 -
129 -(% style="text-align:center" %)
130 -[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -
133 -(% class="wikigeneratedid" %)
134 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
135 -
136 -(% style="text-align:center" %)
137 -[[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
138 -
139 -
140 -(% style="text-align:center" %)
141 -[[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
142 -
143 -
144 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
145 -
146 -(% style="text-align:center" %)
147 -[[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
148 -
149 -
150 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
151 -
152 -(% style="text-align:center" %)
153 -[[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
154 -
155 -
156 -(% class="wikigeneratedid" %)
157 -Résultat :
158 -
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
161 -
162 -
163 -==== Ajout par lot ====
164 -
165 -
166 166  (% class="box infomessage" %)
167 167  (((
168 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
78 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
79 +Pour gagner du temps :
80 +
81 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
82 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
169 169  )))
170 170  
171 -Exemple pour la table Autres Documents.
85 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
174 174  
175 -(% style="text-align:center" %)
176 -[[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
177 -
178 -(% class="wikigeneratedid" %)
179 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
180 -
181 -(% style="text-align:center" %)
182 -[[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
183 -
184 -
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
187 -
188 -(% class="box infomessage" %)
88 +(% class="box errormessage" %)
189 189  (((
190 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
90 +//**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
91 +
92 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  )))
192 192  
95 +=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
193 193  
194 -(% style="text-align:center" %)
195 -[[image:1742467762575-201.png||class="img-thumbnail"]]
97 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
98 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
99 +1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
100 +1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
196 196  
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 197  
198 -(% class="wikigeneratedid" %)
199 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
200 200  
201 -(% style="text-align:center" %)
202 -[[image:1742467939738-422.png||class="img-thumbnail"]]
105 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 204  
205 -(% class="wikigeneratedid" %)
206 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
108 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -(% style="text-align:center" %)
209 -[[image:1742468077833-205.png||class="img-thumbnail"]]
210 210  
111 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -(% class="wikigeneratedid" %)
213 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
214 214  
215 -(% style="text-align:center" %)
216 -[[image:1742468591426-463.png||class="img-thumbnail"]]
114 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 218  
219 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
117 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 -(% style="text-align:center" %)
222 -[[image:1742473144928-964.png||class="img-thumbnail"]]
223 223  
120 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
226 226  
227 -(% style="text-align:center" %)
228 -[[image:1742473239728-972.png||class="img-thumbnail"]]
123 +=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
229 229  
125 +1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
126 +1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
127 +1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
128 +1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
230 230  
231 -(% class="wikigeneratedid" %)
232 -Résultat :
130 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 -(% style="text-align:center" %)
235 -[[image:1742473304094-632.png||class="img-thumbnail"]]
236 236  
133 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
239 239  
136 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
241 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
242 242  
139 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 -== Depuis une liste de résultats ==
245 245  
142 +[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
248 248  
249 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
145 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
251 251  
252 -Exemple pour la table Autres documents.
148 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
255 255  
256 -(% style="text-align:center" %)
257 -[[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
151 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +)))
258 258  
259 -(% style="text-align: center;" %)
260 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
154 +(((
155 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
261 261  
262 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
263 -
264 -(% style="text-align:center" %)
265 -[[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
266 -
267 -(% style="text-align: center;" %)
268 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
269 -
270 -== Depuis une notice ==
271 -
272 -
273 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
274 -
275 -
276 -Exemple pour la table Unités d'archives.
277 -
278 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
279 -
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
282 -
283 -
284 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 -
286 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 -
289 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 -
291 -(% style="text-align:center" %)
292 -[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
293 -
294 -
295 295  (% class="box infomessage" %)
296 296  (((
297 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
159 +**OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
298 298  )))
299 299  
300 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
162 +L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
301 301  
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
164 +**Indexation plein texte automatique** :
304 304  
166 +* **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
167 +* **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
305 305  
306 -Pour le masquer :
169 +(((
170 += Intervenir sur les document bureautiques =
307 307  
308 -(% style="text-align:center" %)
309 -[[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
172 +Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
173 +)))
310 310  
175 +(((
176 +== Organiser avec des sous-dossiers ==
311 311  
312 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
313 -
314 -
315 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
316 -
317 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
318 -
319 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
320 -
321 -(% style="text-align:center" %)
322 -[[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
323 -
324 -
325 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
326 -
327 -(% style="text-align:center" %)
328 -[[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
329 -
330 -
331 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
332 -
333 -
334 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
335 -
336 -
337 -== Télécharger un fichier bureautique ==
338 -
339 -
340 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
341 -
342 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
343 -
344 344  (% class="box infomessage" %)
345 345  (((
346 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
347 -)))
180 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
348 348  
349 -(% style="text-align:center" %)
350 -[[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
182 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
351 351  
184 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
352 352  
353 -== Créer un sous-dossier ==
354 -
355 -(% class="box infomessage" %)
356 -(((
357 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
186 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
187 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
188 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
358 358  )))
359 359  
360 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
191 +=== Créer un sous-dossier ===
361 361  
362 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
193 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
194 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
195 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
196 +1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
197 +1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
363 363  
364 -Depuis l'onglet Document :
199 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
367 367  
368 -(% style="text-align:center" %)
369 -[[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
202 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 -Résultat :
372 372  
373 -(% style="text-align:center" %)
374 -[[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
375 375  
376 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
206 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 -Résultat :
208 +=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
379 379  
380 -(% style="text-align:center" %)
381 -[[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
382 -
383 -
384 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
385 -
386 -
387 387  (% class="box infomessage" %)
388 388  (((
389 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
212 +Bon à savoir :
213 +
214 +* Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
215 +* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
390 390  )))
391 391  
392 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
393 393  
394 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
219 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
220 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
221 +1. Utilisez les **flèches**
222 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
223 +1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
395 395  
396 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
225 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 397  
398 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
399 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
400 400  
401 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
228 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 -(% style="text-align:center" %)
404 -[[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
405 405  
231 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 406  
407 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
233 +
234 +)))
408 408  
409 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
410 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
236 +(((
237 +== Renommer un fichier bureautique ==
411 411  
412 -(% style="text-align:center" %)
413 -[[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
239 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
414 414  
241 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
242 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
243 +1. Sélectionnez **Éditer**
244 +1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
415 415  
416 -(% class="wikigeneratedid" %)
417 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
246 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 418  
419 -(% style="text-align:center" %)
420 -[[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
421 421  
422 422  
423 -(% class="wikigeneratedid" %)
424 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
425 -
426 -(% style="text-align:center" %)
427 -[[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
428 -
429 -
430 -== Modifier un fichier bureautique ==
431 -
432 -
433 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
434 -
435 -(% style="text-align:center" %)
436 -[[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
437 -
438 -
439 -Il est alors possible de renommer le document.
440 -
441 -(% style="text-align:center" %)
442 -[[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
443 -
444 -
445 445  == Supprimer un fichier bureautique ==
446 446  
252 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
447 447  
448 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
254 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
255 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
256 +1. Cliquez sur **Supprimer**
257 +1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
258 +1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
449 449  
450 -(% style="text-align:center" %)
451 -[[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
260 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 453  
454 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
263 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +)))
265 +)))
266 +)))|(% style="width:300px" %)(((
267 +(% class="box" %)
268 +(((
269 +**Sommaire**
455 455  
456 -(% style="text-align:center" %)
457 -[[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
271 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
272 +)))
458 458  
274 +(% class="box" %)
275 +(((
276 +**Aller plus loin**
459 459  
460 -= Gérer des fichiers océrisés =
278 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
279 +* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
280 +* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
281 +* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
282 +* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
283 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
284 +)))
461 461  
462 -
463 -== Définitions ==
464 -
465 -
466 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
467 -
468 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
469 -
470 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
471 -
472 -* Bibliothèque (catalogue)
473 -* Autres Documents
474 -* Unités d'archives
475 -
476 -== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
477 -
478 -
479 -L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
480 -
481 -Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
482 -
483 -* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
484 -* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
485 -
486 -== Rechercher en texte intégral ==
487 -
488 -
489 -Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
490 -
491 -
492 -(% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
493 -=== Recherche simple en texte intégral ===
494 -
495 -
496 -Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
497 -
498 -Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
499 -
500 -Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
501 -
502 -(% style="text-align:center" %)
503 -[[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
504 -
505 -(% style="text-align: center;" %)
506 -//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
507 -
508 -
509 -=== La recherche générique en texte intégral ===
510 -
511 -
512 -(% class="box infomessage" %)
286 +(% class="box" %)
513 513  (((
514 -**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
515 -)))
288 +**Icônes principales**
516 516  
517 -La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
518 -
519 -[[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
520 -
521 -
522 -
523 -
524 -
525 -
526 -
527 -Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
528 -
529 -**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
530 -
531 -**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
532 -
533 -**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
534 -
535 -**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
536 -
537 -
538 -//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
539 -
540 -//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
541 -
542 -
543 -(% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
544 -== Visualiser la liste de résultats ==
545 -
546 -
547 -La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
548 -
549 -(% style="text-align:center" %)
550 -[[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
551 -
552 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
553 -(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
554 -
555 -
556 -(% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
557 -=== Visualiser le texte indexé ===
558 -
559 -
560 -Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
561 -
562 -Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
563 -
564 -(% style="text-align:center" %)
565 -[[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
566 -
567 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
568 -(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
569 -
570 -
571 -(% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
572 -=== Visualiser le fichier natif ===
573 -
574 -
575 -Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
576 -
577 -(% style="text-align:center" %)
578 -[[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
579 -
580 -(% style="text-align: center;" %)
581 -(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
582 -
583 -
584 -(% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
585 -=== Visualiser le score de pertinence ===
586 -
587 -
588 -La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
589 -
590 -Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
591 -
592 -
593 -(% style="text-align:center" %)
594 -[[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
595 -
596 -(% style="text-align: center;" %)
597 -//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
290 +* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
291 +
292 +* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
293 +
294 +* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
295 +
296 +* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
297 +)))
298 +)))
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