Gérer les fichiers vidéos-sons

Version 4.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/25 17:20

Version 3.5.0 et ultérieur

Avant de commencer

Organisation des fichiers vidéos-sons dans Flora : le rôle du réservoir de médias

Dans Flora, les vidéos et sons ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
Ils sont gérés dans des notices spécifiques au sein d’une table du réservoir de médias et de documents.
Cette organisation permet de centraliser les fichiers, de les documenter précisément (titre, auteur, droits, etc.), et de les lier à plusieurs notices si nécessaire.

Formats de fichiers compatibles

Flora prend en charge de nombreux formats audio et vidéo :

Vidéos : .mp4, .m4p, .m4v, .mov, .wmv, .avi, .avchd, .flv, .mkv, .mpg, .mpeg, .mp2, .webm, .ogg, .ogv
Sons : .mp3

Règles de nommage des fichiers

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

Éviter les mélanges majuscule/minuscule
Ne pas utiliser de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
Ne jamais inclure le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
Limiter le nom à environ 20 caractères

Intégrer un fichier vidéos-sons dans Flora

Création de la notice

Avant tout, commencez par créer une notice dans une table du réservoir.

Accéder à la table de réservoir et cliquer sur le "+" pour créer une nouvelle notice

Exemple de création d'une notice dans la table Vidéos-Sons

Compléter les champs avec les informations descriptives adaptées

Exemple de champs disponibles dans une notice Vidéos-Sons

Enregistrer la notice

Votre fiche photo est prête à accueillir son fichier !

Ajout du fichier vidéo ou sons

Deux méthodes possibles :

Méthode simple : Glisser-déposer

Ouvrir la notice
Glissez simplement votre fichier photo depuis votre ordinateur vers le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice, dans l’onglet Vidéos

Glisser-Déposer d'un fichier vidéo dans une notice Vidéos-sons

Exemple d'une notice Vidéos-Sons avec un fichier mp4

Erreur fréquente : attention à l'onglet !

Si vous essayez de glisser-déposer un fichier non image (ex. mp4) dans l’onglet Photos, ça ne marchera pas.

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
Résultat : message d’erreur et aucun fichier importé.

Pour que la vidéo ou le son soit bien pris en charge par Flora, positionnez-vous dans l’onglet Vidéos (dans le pavé de gestion des fichiers), puis effectuez le glisser-déposer.
Et voilà, votre fichier est correctement ajouté

Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos

Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers

Depuis l’onglet Vidéos, cliquez sur l’icône dédiée

Cliquer sur l'icone ajouter des vidéos

Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez la vidéo souhaitée

Valider l'ajout du fichier

Enregistrer l'ajout du document

Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document

Exemple d'une notice Vidéos-Sons avec un fichier vidéo

Alternative à l’intégration directe de fichiers vidéos-sons

Cette fonctionnalité est disponible uniquement dans la grille de saisie de la table Vidéos-Sons.

Lorsque le fichier vidéo ou son n’est pas disponible localement, mais que le média est déjà hébergé en ligne (ex. sur YouTube, Vimeo ou autre plateforme), il est possible d’en référencer le lien dans Flora sans avoir à importer le fichier.

Dans la grille de saisie de la table Vidéos-Sons, un champ intitulé URL serveur de stream permet de coller le lien d’un média en ligne.

Ce lien :

Devient cliquable depuis la notice,
Permet d’accéder directement au contenu sans stockage dans Flora,
Constitue une alternative pertinente lorsque :
- Le fichier est trop volumineux pour être intégré,
- Le média est déjà diffusé via une plateforme externe,
- L’utilisateur n’a pas le fichier sous la main mais souhaite documenter le contenu.

Champ URL serveur de stream dans une notice Vidéos-sons

Visualiser les fichiers vidéos-sons

Depuis une liste de résultats

Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, une miniature s’affiche automatiquement dans la liste de résultats.

Ex : Dans la table Vidéos-sons, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : la miniature apparaît

Exemple de miniatures sur une liste de résultats de la table Vidéos-sons

Cliquez sur la miniature du fichier dans la liste de résultats, un lecteur vidéo intégré s’ouvre automatiquement dans une nouvelle fenêtre pour lire le fichier.

Pour revenir à la liste, cliquez sur la croix située en haut à droite du lecteur vidéo.

Depuis une notice

Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers vidéos-sons varient selon le type de notice consultée.
On ne retrouve pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités dans une notice du réservoir de médias (ex. : Vidéos-sons) que dans une notice principale liée (ex. : Bien, Personne, Événement).
La notice du réservoir donne accès à l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers, tandis que la notice principale permet uniquement une visualisation des vidéos-sons associés.

Depuis une notice du réservoir de médias

Une fois dans le pavé de gestion des fichiers, positionnez-vous sur l’onglet Vidéos : le fichier associé s’affiche.

Cliquez sur l'icône de lecture, le lecteur vidéo intégré s'ouvre.

Lecture d'une vidéo depuis une notice vidéos-sons

Pour fermer le lecteur et retourner à la notice descriptive, cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre.

Astuce d’affichage
Le pavé de gestion des fichiers (où s'affichent les documents associés) peut être masqué ou affiché manuellement dans les notices.
Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
Dès qu’un fichier est associé, Flora déploie automatiquement ce pavé pour vous en faciliter l'accès.

Afficher le pavé de gestion des fichiers

Depuis une notice principale

Lorsque qu'une notice principale (par exemple une notice Bien) est liée à une notice de la table Vidéos-Sons (dans le réservoir de médias et de documents), il est possible de consulter la vidéo sans ouvrir la notice du réservoir.

Zone de visualisation des fichiers associés

Affichage en haut à droite de la notice.
Les fichiers liés apparaissent avec le titre du fichier vidéo et une vignette.

Exemple de visualisation d'une vidéo sur une notice bien

Clic sur la vignette

Ouvre le lecteur vidéo dans une nouvelle fenêtre.

Depuis une notice principale, il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter des fichiers vidéos. Ces actions se font uniquement depuis la notice du réservoir.

Intervenir sur les fichiers vidéos-sons

Les actions sur les fichiers vidéos-sons (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du réservoir de médias et de documents.

Illustrer une vidéo avec un snapshot

Après l’intégration d’un fichier vidéo dans une notice (ex. table Vidéos-Sons), il est possible de générer automatiquement une image illustrative à partir d’un extrait de la vidéo : c’est la fonction snapshot.

Étapes pour prendre un snapshot :

Accédez à la notice contenant la vidéo.
Dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Vidéos, cliquez sur l’icône snapshot située en haut à droite de la vidéo.

Le lecteur vidéo s’ouvre : positionnez-vous sur l’extrait souhaité, puis cliquez sur le bouton Prendre un snapshot.

L’image capturée est automatiquement associée à la vidéo comme vignette illustrative, visible dans la notice.

Télécharger des vidéos-sons

Dans le pavé de visualisation sur l'onglet Vidéos, cliquez sur le bouton de téléchargement. Les fichiers sont regroupés dans une archive ZIP automatiquement enregistrée dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur.

Modifier les attributs d'un fichier vidéos-sons

Chaque vidéo possède une fiche d’identité. Vous pouvez en modifier les informations suivantes :

Champ	Description
Libellé	Nom du fichier, saisi automatiquement mais modifiable.
Description	Texte libre, souvent repris depuis le libellé (sans extension).
Copyright	Ce champ est prévu pour les fichiers image uniquement. Il n’est pas pris en compte pour les vidéos ou sons.
Accessibilité	Niveau de confidentialité selon les profils utilisateurs Flora.

Depuis l'onglet Vidéos du carré de visualisation

Ouvrez la notice dans le réservoir.
Dans l'onglet Vidéos, cliquez sur l’icône de modification.

Modifiez les champs souhaités.
Cliquez sur Oui pour enregistrer.

Champs permettant de gérer les attributs d'une vidéo

Depuis la fenêtre de gestion avancée des fichiers

Supprimer un fichier vidéo-son

Depuis une notice descriptive du réservoir de médias et de documents, il est possible de supprimer une vidéo ou un son en cliquant sur la .

Se positionner dans l'onglet Vidéos, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur la située en haut à droite de la vidéo à supprimer.

Un message de demande de confirmation s'affiche. Cliquer sur OUI.

Demande de confirmation de la suppression

Importer des vidéos en masse

Si besoin d'importer de nombreux fichiers vidéos, il est possible de passer par un module d'import de vidéos en masse.

En passant par ce module l'import des notices et fichiers vidéos associés sera effectué dans la table Vidéos-Sons.

Créer une campagne d'import

Se positionner sur le module d'import, disponible depuis l'espace de travail Décrire, menu Outils, sous-menu Import des vidéos.

Pour créer une campagne, cliquer sur le .

Donner un nom à la campagne et cliquer sur créer :

Créer et compléter les notices descriptives du réservoir de médias et de documents

Une fois la campagne créée, l'utilisateur est renvoyé vers l'affichage suivant. Pour créer et compléter les notices descriptive de vidéos, cliquer sur le .

Une grille de saisie rapide apparait.

Préconisations de saisie

Dans le champ Nom de fichier : indiquer impérativement le nom du fichier ET l'extension du fichier. Éviter les coquilles. Attention à la casse (majuscules, minuscules). Ce champ est important, il permet de de relier la notice vidéo au fichier vidéo.

Si les données de certains champs saisis sur la première notice vidéo sont identiques sur les autres notices, utiliser les étoiles situées à droites des champs : Cliquer sur une étoile contourée la rend pleine .

Légende :

la donnée saisie dans le champ sera répercutée dans les notices suivantes.

la donnée saisie dans le champ ne sera pas répercutée dans les notices suivantes.

Exemple :

En cliquant sur Nouvelle saisie, une nouvelle grille de saisie apparait. Les champs Genre, Musée et Préfixe Musée ont été automatiquement réimplémentés avec les données saisies dans la précédente notice :

Pour saisir plusieurs vidéos à la suite : cliquer sur « Nouvelle saisie », puis enregistrer une fois toutes les notices vidéo renseignées.

Rattacher les fichiers numériques concernés

Glisser-déposer les fichiers numériques

Une fois les notices vidéos complétées et enregistrées, l'utilisateur est renvoyé sur la page suivante.

Pour rattacher les fichiers numériques aux notices vidéos, sélectionner toutes les notices vidéos en les cochant puis, cliquer sur l'icône : .

Une fenêtre s'ouvre : glisser-déposer les fichiers vidéos à associer dans le nuage à gauche de la fenêtre.

Résultat : les fichiers vidéos sont automatiquement rattachés aux notices vidéos grâce à la saisie correcte du champ Nom de fichier (exemple : citron.mp4).

Avant de lancer l'import, il est possible d'ajouter un snapshot sur chaque vidéo.

A droite de chaque vidéo cliquer sur l'icône .

Lancer l'import

Cliquer sur lancer l'import.

Téléchargement en cours :

Une fois le téléchargement effectué, les utilisateurs disposent d'un rapport de téléchargement. Si tout est indiqué en succès et terminé, cliquer sur fermer.

Vérifier l'import dans la table Vidéos-Sons

Effectuer une recherche dans cette table pour retrouver les vidéos saisis ce jour.

Parmi les vidéos saisies ce jour, se trouvent celles importées.

Gérer des fichiers 3D

Dans Flora, il est également possible d'intégrer des fichiers 3D dans l'onglet Vidéos du pavé de gestion des fichiers.

Les principes de gestion sont le mêmes que pour les fichiers photos 3D, excepté que l'utilisateur doit se positionner dans l'onglet Vidéos pour gérer les fichiers 3D vidéos.

Pour plus d'informations sur la gestion des fichiers 3D cliquer ici.