Skip to Content

Code source wiki de Générer des documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 15:00
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
8 )))
9
10 (((
11 = Les modèles de publication =
12
13 == Objectifs ==
14
15 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
16
17 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
18 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
19 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
20 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
21 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
22
23 En résumé : les modèles de publication sont un **pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien** (internes ou destinés au public).
24
25 Les **modèles de publication** sont disponibles dans les tables suivantes :
26
27 * **Biens et ensembles**
28 * **Entrées**
29 * **Registre**
30 * **Opérations**
31 * **Stratigraphie**
32 * **Évènements**
33 * **Biens dans l'évènement**
34 * **Mouvements**
35 * **Biens dans le mouvement**
36 * **Colis**
37 * **Matériel**
38 * **Bibliothèque** (notices bibliographiques)
39 * **Photothèque**
40 * **Vidéos-Sons**
41
42 (% class="box infomessage" %)
43 (((
44 **Personnalisation des modèles**
45 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
46 Ils peuvent notamment :
47
48 * choisir les **champs exportés**,
49 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
50 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
51
52 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
53 )))
54
55 == Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
56
57 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
58 1. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
59 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
60 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
61 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
62 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
63
64 [[Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats>>image:1743780014740-304.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65
66
67 [[Choix du modèle>>image:1744009310126-322.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68
69
70 [[Obtenir le résultat>>image:1744009250331-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72 == Utiliser les modèles de publication depuis une notice ==
73
74 1. Se rendre sur la notice à partager.
75 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
76 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
77 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
78 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
79
80 [[Utiliser les modèles de publications depuis une notice>>image:1756461248492-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82
83 [[Choix du modèle>>image:1756461320160-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
85
86 [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87
88 == Liste des modèles disponibles en standard ==
89
90 (% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
91
92 Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
93
94 * (((
95 **Biens et ensembles**
96
97 * Biens – Cartel
98 * Biens – Cartel mini
99 * Biens – Complète
100 * Biens – Étiquette
101 * Biens – Liste
102 * Biens – Book
103 )))
104 * (((
105 **Évènements**
106
107 * Expo – fiche de prêt
108 * Dépôt – arrêté
109 * Evnmt – liste d’œuvres
110 * Expo – book
111 )))
112 * **Biens dans l’évènement**
113 ** Bien dans evnt – complète
114 ** Bien dans evnt – scéno
115 * **Mouvements**
116 ** Mouvement – Étiquette
117 ** Mouvmt – Bordereau de transport
118 ** Biens dans le mouvement
119 ** Historique biens en mouvements
120 * **Bibliothèque**
121 ** Biblio – Liste
122 * **Photothèque**
123 ** Photothèque – Complète
124 ** Photothèque – Demande d’image
125 * **Vidéothèque**
126 ** Vidéos-sons – Complète
127 * **Entrées**
128 ** Entrées – Complète
129 * (((
130 **Colis**
131
132 * Colis – Complète
133 )))
134 * **Matériels**
135 ** Matériel – Complète
136 * **Registre**
137 ** Registre – Biens affectés
138 ** Registre – Biens reçus en dépôt
139 * **Colis**
140 ** Colis – complète
141 * **Matériel**
142 ** Matériel – complète
143
144 = Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
145
146 (% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
147
148 == Objectifs ==
149
150 Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
151 Ils sont particulièrement utiles pour :
152
153 * **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
154 * **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
155 * **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
156 * **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
157 * **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
158
159 En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
160
161 Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
162
163 * **Biens et ensembles**
164 * **Entrées**
165 * **Photothèque**
166 * **Vidéos-Sons**
167 * **Autres documents**
168 * **Produits documentaires**
169 * **Versements d’archives**
170 * **Unités d’archives**
171 * **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
172 * **Évènements**
173 * **Mouvements**
174 * **Biens dans les évènements**
175 * **Biens dans le mouvement**
176 * **Constats d’état**
177 * **Estimations**
178 * **Relocalisations / Récolement**
179 * **Personnes**
180 * **Lieux / Sites**
181 * **Emplacements**
182 * **Collections**
183 * **Périodes**
184 * **Ensembles**
185 * **Noms scientifiques**
186 * **Parcours**
187
188 Depuis la (% class="mark small" %)**version 4.7**(%%) ils sont également disponibles sur les **colis** et le **matériel**.
189
190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 **Personnalisation des ETP**
193 Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
194 Ils définissent :
195
196 * les **champs à exporter**,
197 * leur **ordre d’apparition**,
198 * et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
199
200 Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
201 )))
202
203 == Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
204
205 1. (((
206 Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
207 )))
208 1. (((
209 Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
210 )))
211 1. (((
212 **Cliquez sur l’icône d’export ETP**
213 )))
214 1. (((
215 **Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
216 )))
217 1. (((
218 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
219 )))
220 1. (((
221 Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
222 )))
223
224 [[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226
227 [[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228
229
230 [[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231
232 = Les exports Excel natifs avec images =
233
234 (% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
235
236 == Objectifs ==
237
238 Les exports Excel natifs avec images permettent de générer des tableaux directement exploitables, intégrant à la fois les données descriptives des notices et leurs visuels associés.
239 Ils répondent à des besoins de **diffusion, de contrôle et de valorisation rapide** des données, sans passer par un modèle de publication.
240
241 Ils sont particulièrement utiles pour :
242
243 * **Visualiser rapidement un ensemble de notices** avec leur image principale, facilitant la relecture, le contrôle ou la sélection (ex. : vérification d’une campagne de prises de vues).
244 * **Partager un état d’avancement** avec des interlocuteurs internes ou externes (par exemple pour un chantier de collections, une exposition ou un projet de numérisation).
245 * **Préparer des synthèses illustrées** à partir des données Flora, sans manipulation complexe (tableaux prêts à l’emploi, lisibles et exportables).
246 * **Contrôler la cohérence entre texte et image** (correspondance entre visuels et désignations, titres, auteurs, etc.).
247 * **Faciliter la diffusion des collections en interne**, notamment auprès de services ne disposant pas d’accès complet à Flora.
248
249 En résumé : les exports Excel natifs avec images offrent un **aperçu immédiat, lisible et illustré des données**, combinant la puissance du tableau et la richesse visuelle des collections.
250
251 Ces exports sont **disponibles uniquement depuis la table des Biens**, car ils s’appuient sur l’image principale associée à chaque notice.
252
253 == Utiliser les exports Excel natifs avec images ==
254
255 1. (((
256 Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
257 )))
258 1. (((
259 Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
260 )))
261 1. (((
262 **Cliquez sur l’icône d’export **et choisissez la** catégorie Excel natif avec images (.xlsx)**
263 )))
264 1. (((
265 **Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
266 )))
267 1. (((
268 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
269 )))
270 1. (((
271 Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
272
273 [[Icône d'export>>image:1759997178468-871.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274
275
276 [[Choix de la catégorie et du modèle>>image:1759997219605-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277
278
279 [[Obtenir le résultat>>image:1759997250989-286.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 )))
281
282 = Impression d'une notice =
283
284 == Objectifs ==
285
286 Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
287
288 * Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
289 * Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
290
291 Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
292
293 * **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
294 * **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
295 * **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
296
297 == Imprimer une notice ==
298
299 1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
300 1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
301 1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
302 1. Cliquer sur **Enregistrer**.
303 1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
304
305 Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
306
307 [[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309 = Les exports Excel avec modèles =
310
311 == Objectifs ==
312
313 Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
314
315 * Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
316 * Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
317
318 Ces exports sont utiles pour :
319
320 * Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
321 * Faire un **contrôle simple** des données exportées.
322 * **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
323 * **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
324
325 == Utiliser les exports Excel avec modèles ==
326
327 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
328 1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
329 1. (((
330 Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
331 )))
332 1. (((
333 (% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
334 )))
335 1. (((
336 (% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
337 )))
338 1. (((
339 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
340 )))
341 1. (((
342 Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
343 )))
344
345 (% class="box warningmessage" %)
346 (((
347 **Attention aux deux icônes d’export Excel**
348 Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
349
350 * [[image:1756472407244-805.png]]
351
352
353
354 * [[image:1756472544744-377.png]]
355
356 Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
357 Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
358 )))
359
360 [[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361
362
363 [[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364
365 [[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366
367
368 [[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369
370 = Export d'un thésaurus =
371
372 == Objectifs ==
373
374 Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
375 Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
376 Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
377
378 Ces exports sont particulièrement utiles pour :
379
380 * **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
381 * **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
382 * **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
383 * **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
384
385 == Exporter un thésaurus ==
386
387 1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
388 1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
389 1. L’export démarre automatiquement.
390 1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
391
392 [[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394 == Les types d'exports disponibles ==
395
396 === Export ===
397
398 * Génère un fichier **.txt**.
399 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
400 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
401
402 [[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403
404 === Export alphabétique au format HTML ===
405
406 * Génère un fichier **.html**.
407 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
408 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
409 * Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
410
411 [[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412
413 === Export hiérarchique ===
414
415 * Génère un fichier **.html**.
416 * Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
417 * Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
418 * Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
419
420 [[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421
422 === Export KWIC (Keyword In Context) ===
423
424 * Génère un fichier **.html**.
425 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
426
427 [[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428
429 === Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
430
431 * Génère un fichier **.html**.
432 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
433 * Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
434 * Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
435
436 [[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 )))
438 )))|(% style="width:300px" %)(((
439 (% class="box" %)
440 (((
441 **Sommaire**
442
443 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
444 )))
445
446 (% class="box" %)
447 (((
448 **Aller plus loin**
449
450 * [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
451 * [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
452 )))
453
454 (% class="box" %)
455 (((
456 **Icônes principales**
457
458 * [[image:1756474225842-812.png]] : Modèles de publication
459
460
461
462 * [[image:1756474468557-496.png||height="26" width="29"]] : Export ETP
463
464
465
466 * [[image:1756474628130-395.png]] : Imprimer une notice
467
468
469
470 * [[image:1756474708351-338.png]] : Exporter
471
472
473
474 * [[image:1756474717354-369.png]] : Exporter
475
476
477 )))
478 )))