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Modifications pour le document Générer des documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 15:00
Depuis la version 17.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/10/09 09:54
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À la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 12:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,13 +1,9 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 6  Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 7  Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
8 -)))
9 9  
10 -(((
11 11  = Les modèles de publication =
12 12  
13 13  == Objectifs ==
... ... @@ -85,9 +85,9 @@
85 85  
86 86  [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 -== Liste des modèles disponibles en standard ==
84 +== Liste des modèles disponibles sn standard ==
89 89  
90 -(% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
86 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.60 et ultérieures**
91 91  
92 92  Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
93 93  
... ... @@ -95,7 +95,6 @@
95 95  **Biens et ensembles**
96 96  
97 97  * Biens – Cartel
98 -* (% style="color:#e67e22" %)Biens – Cartel mini
99 99  * Biens – Complète
100 100  * Biens – Étiquette
101 101  * Biens – Liste
... ... @@ -136,15 +136,9 @@
136 136  * **Registre**
137 137  ** Registre – Biens affectés
138 138  ** Registre – Biens reçus en dépôt
139 -* **Colis**
140 -** Colis – complète
141 -* **Matériel**
142 -** Matériel – complète
143 143  
144 144  = Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
145 145  
146 -(% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
147 -
148 148  == Objectifs ==
149 149  
150 150  Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
... ... @@ -157,272 +157,4 @@
157 157  * **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
158 158  
159 159  En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
160 -
161 -Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
162 -
163 -* **Biens et ensembles**
164 -* **Entrées**
165 -* **Photothèque**
166 -* **Vidéos-Sons**
167 -* **Autres documents**
168 -* **Produits documentaires**
169 -* **Versements d’archives**
170 -* **Unités d’archives**
171 -* **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
172 -* **Évènements**
173 -* **Mouvements**
174 -* **Biens dans les évènements**
175 -* **Biens dans le mouvement**
176 -* **Constats d’état**
177 -* **Estimations**
178 -* **Relocalisations / Récolement**
179 -* **Personnes**
180 -* **Lieux / Sites**
181 -* **Emplacements**
182 -* **Collections**
183 -* **Périodes**
184 -* **Ensembles**
185 -* **Noms scientifiques**
186 -* **Parcours**
187 -
188 -(% style="color:#e67e22" %)Depuis la (% class="small mark" %)**version 4.7**(%%) ils sont également disponibles sur les **colis** et le **matériel**.
189 -
190 -(% class="box infomessage" %)
191 -(((
192 -**Personnalisation des ETP**
193 -Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
194 -Ils définissent :
195 -
196 -* les **champs à exporter**,
197 -* leur **ordre d’apparition**,
198 -* et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
199 -
200 -Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
201 -)))
202 -
203 -== Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
204 -
205 -1. (((
206 -Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
207 -)))
208 -1. (((
209 -Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
210 -)))
211 -1. (((
212 -**Cliquez sur l’icône d’export ETP**
213 -)))
214 -1. (((
215 -**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
216 -)))
217 -1. (((
218 -Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
219 -)))
220 -1. (((
221 -Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
222 -)))
223 -
224 -[[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 -
226 -
227 -[[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 -
229 -
230 -[[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -= Impression d'une notice =
233 -
234 -== Objectifs ==
235 -
236 -Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
237 -
238 -* Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
239 -* Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
240 -
241 -Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
242 -
243 -* **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
244 -* **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
245 -* **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
246 -
247 -== Imprimer une notice ==
248 -
249 -1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
250 -1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
251 -1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
252 -1. Cliquer sur **Enregistrer**.
253 -1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
254 -
255 -Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
256 -
257 -[[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -
259 -= Les exports Excel avec modèles =
260 -
261 -== Objectifs ==
262 -
263 -Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
264 -
265 -* Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
266 -* Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
267 -
268 -Ces exports sont utiles pour :
269 -
270 -* Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
271 -* Faire un **contrôle simple** des données exportées.
272 -* **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
273 -* **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
274 -
275 -== Utiliser les exports Excel avec modèles ==
276 -
277 -1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
278 -1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
279 -1. (((
280 -Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
281 -)))
282 -1. (((
283 -(% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
284 -)))
285 -1. (((
286 -(% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
287 -)))
288 -1. (((
289 -Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
290 -)))
291 -1. (((
292 -Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
293 -)))
294 -
295 -(% class="box warningmessage" %)
296 -(((
297 -**Attention aux deux icônes d’export Excel**
298 -Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
299 -
300 -* [[image:1756472407244-805.png]]
301 -
302 -
303 -
304 -* [[image:1756472544744-377.png]]
305 -
306 -Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
307 -Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
308 -)))
309 -
310 -[[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 -
312 -
313 -[[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 -
315 -[[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 -
317 -
318 -[[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 -
320 -= Export d'un thésaurus =
321 -
322 -== Objectifs ==
323 -
324 -Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
325 -Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
326 -Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
327 -
328 -Ces exports sont particulièrement utiles pour :
329 -
330 -* **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
331 -* **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
332 -* **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
333 -* **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
334 -
335 -== Exporter un thésaurus ==
336 -
337 -1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
338 -1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
339 -1. L’export démarre automatiquement.
340 -1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
341 -
342 -[[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 -
344 -== Les types d'exports disponibles ==
345 -
346 -=== Export ===
347 -
348 -* Génère un fichier **.txt**.
349 -* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
350 -* Les **synonymes** sont également pris en compte.
351 -
352 -[[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 -
354 -=== Export alphabétique au format HTML ===
355 -
356 -* Génère un fichier **.html**.
357 -* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
358 -* Les **synonymes** sont également pris en compte.
359 -* Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
360 -
361 -[[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 -
363 -=== Export hiérarchique ===
364 -
365 -* Génère un fichier **.html**.
366 -* Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
367 -* Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
368 -* Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
369 -
370 -[[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 -
372 -=== Export KWIC (Keyword In Context) ===
373 -
374 -* Génère un fichier **.html**.
375 -* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
376 -
377 -[[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 -
379 -=== Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
380 -
381 -* Génère un fichier **.html**.
382 -* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
383 -* Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
384 -* Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
385 -
386 -[[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 -)))
388 -)))|(% style="width:300px" %)(((
389 -(% class="box" %)
390 -(((
391 -**Sommaire**
392 -
393 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
394 -)))
395 -
396 -(% class="box" %)
397 -(((
398 -**Aller plus loin**
399 -
400 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
401 -* [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
402 -)))
403 -
404 -(% class="box" %)
405 -(((
406 -**Icônes principales**
407 -
408 -* [[image:1756474225842-812.png]] : Modèles de publication
409 -
410 -
411 -
412 -* [[image:1756474468557-496.png||height="26" width="29"]] : Export ETP
413 -
414 -
415 -
416 -* [[image:1756474628130-395.png]] : Imprimer une notice
417 -
418 -
419 -
420 -* [[image:1756474708351-338.png]] : Exporter
421 -
422 -
423 -
424 -* [[image:1756474717354-369.png]] : Exporter
425 -
426 -
427 -)))
428 -)))
149 +)))|(% style="width:300px" %)
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