Utiliser les exports et les modèles de publications

Depuis les listes de résultats, il est possible d'exporter une ou plusieurs notices et/ou images via les fonctionnalités suivantes :

• Exports tabulés 
• Exports tabulés paramétrables 
• Modèles de publication 
• Export photos 

Exporter les notices dans un tableur Excel

Les modèles d'exports utilisés via l'icône  sont disponibles dans la table des biens et dans la table des exemplaires.

Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export .

Exemple pour la table des Biens : 

Choisir le modèle souhaité :

Cliquer sur enregistrer le fichier en local. Les exports sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat :

Ces exports ne sont pas paramétrables.

Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP)

Les exports tabulés paramétrables (ETP) sont disponibles dans toutes les listes de résultats des tables de Flora.

Ils permettent d'exporter une ou plusieurs notices avec tous les champs de la table souhaitée ou bien, quelques champs.

Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export . 

Exemple pour la table Photothèque : 

Choisir le modèle souhaité : 

 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le document :

 Les exports sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat :

Ces exports sont paramétrables : les clients ayant suivi les formations administration fonctionnelle peuvent les paramétrer en choisissant les champs à exporter. Pour en savoir plus sur le paramétrage des ETP, cliquer ici.

Éditer des modèles de publication

Dans Flora, il est possible d'exporter les notices via des modèles de publication. Ces modèles sont exportables en WORD et en PDF.

Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export .

Exemple pour la table Vidéos-Sons :

Choisir le modèle souhaité : 

 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le document :

 Les modèles sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat : 

Ces modèles sont paramétrables : les clients ayant suivi les formations administration fonctionnelle peuvent les paramétrer. Pour en savoir plus sur le paramétrage des modèles de publication, cliquer ici.

Liste des modèles de publication déployés en standard

Ci-dessous, voici la liste des modèles de publication déployés en standard :

Biens et ensembles

• Biens – Cartel
• Biens – Complète
• Biens – étiquette
• Biens – Liste
• Biens – Book

Évènements

• Expo – fiche de prêt
• Dépôt – arrêté
• Evnmt – liste d’œuvres
• Expo – book

Biens dans l’évènement

• Bien dans evnt – complète
• Bien dans evnt – scéno

Mouvements

• Mouvement – Etiquette
• Mouvmt – bordereau de transport

Biens dans le mouvement

• Historique biens en mouvements

Bibliothèque

• Biblio – liste

Photothèque

• Photothèque – complète
• Photothèque – Demande d’image

Vidéothèque

• Vidéos-sons – complète

Entrées

• Entrées – complète

Colis

• Colis – complète

Matériels

• Matériel – complète

Registre

• Registre – biens affectés
• Registre – biens reçus en dépôt

Exporter des images

Cette fonctionnalité est disponible dans les tables biens, unités d'archives et photothèque.

Flora permet d’exporter plusieurs formats d’images depuis les listes de résultats.

• Imagette.
• Photo plein écran (taille moyenne).
• Photo d’origine.

Ces images sont exportées avec quelques informations issues des notices ainsi que les fichiers photos. Le tout est zippé lors de l’export.

Attention : pour exporter des images, il faut obligatoirement sélectionner les notices dont les images seront exportées.

Exemple pour la table des Biens :

Sélectionner les notices dont les photos seront importées et cliquer sur Export photo. Choisir le le format d'export :

Indiquer le nom du fichier ZIP et cliquer sur valider :

Les photos sont téléchargées dans un fichier ZIP, qui se trouve dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat :

Attention: cette fonctionnalité exporte TOUTES les photos liées aux notices.

Télécharger des photos haute définition

Cette fonctionnalité est disponible dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents.

Exemple pour la table Photothèque :

Pour télécharger les photos en Haute définition depuis Flora, il est actuellement obligatoire de passer par cette fonctionnalité : 

Attention : si besoin de photos au format très haute définition, ne pas passer via l'export en fichier d'origine dans les listes de résultats : cela compressera la photo et ne l'exporta pas au format HD.

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Télécharger des photos

• Depuis une notice (téléchargement unitaire)

Dans le pavé de visualisation sur l'onglet Photos, cliquez sur le bouton de téléchargement. Les fichiers sont regroupés dans une archive ZIP automatiquement enregistrée dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur.

Icône pour télécharger

 Remarque : pour récupérer des images haute définition (HD), il est impératif de passer par le bouton prévu dans la notice du réservoir (et non via les listes de résultats). Les exports par lot ne conservent pas la qualité HD d’origine.

Icône pour télécharger en haute définition

•  Depuis une liste de résultats (téléchargement en lot)

Sélectionnez plusieurs notices et utilisez la commande Exporter les photos.

Exporter les photo

Attention : ce mode ne permet d’exporter que des photos basse définition. Pour les HD, repassez par les notices une à une.

Télécharger des documents

Cette option est particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice, sans avoir à les télécharger.

En revanche, les fichiers de type Word, Excel, etc. ne pouvant pas être prévisualisés sont toujours téléchargés automatiquement.
Un clic sur l'icône dédiée lance le téléchargement d’un fichier ZIP, qui se dépose par défaut dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.

À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice, tous seront automatiquement regroupés dans l’archive ZIP lors du téléchargement.

Icône dédiée au téléchargement

Télécharger des vidéos-sons

Dans le pavé de visualisation sur l'onglet Vidéos, cliquez sur le bouton de téléchargement. Les fichiers sont regroupés dans une archive ZIP automatiquement enregistrée dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur.

Icône de téléchargement

Exporter un thésaurus

Plusieurs types d'export sont proposés dans une liste déroulante accessible à partir de la barre d’outils de l’arborescence du thesaurus. Un export est lancé sur l'ensemble d'un thesaurus. Les exports en HTML sont destinés à l'impression.

Sélectionner le format d'export

Cliquer sur le bouton  puis sur un élément de la liste déroulante qui s'ouvre :

Liste déroulante des exports disponibles dans Flora

L'export démarre directement. Une fois terminé, Le navigateur propose d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier généré.

Export simple

L'option Export génère un fichier .txt, au format d'une liste alphabétique de tous les descripteurs du thesaurus avec pour chacun les informations (relations et note) qui lui sont associées. Cette édition prend en compte les concepts de type Descripteur et Synonyme.

Choix de l'export simple

Exemple d'export simple

Exports au format HTML

Export alphabétique

Cette option génère un fichier .html. Il s'agit de la même organisation que l'export simple, avec une mise en page différente.

Choix de l'export alphabétique au format HTML

Exemple d'export alphabétique en HTML

Export hiérarchique

Cette option génère un fichier .html. Cet export porte uniquement sur les concepts de type Descripteur. Les synonymes associés à un descripteur sont présentés en italique.

Choix de l'export hiérarchique

Exemple d'export hiérarchique en HTML

Export KWIC (Keyword In Context)

Cette option génère un fichier .html. Il s'agit de la liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs du thesaurus présentés dans leur contexte.

 Choix de l'export KWIC

Exemple d'export KWIC

Export KWOC

Cette option génère un fichier .html. Il s’agit d’établir la liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs du thesaurus avec pour chacun, la liste des descripteurs qui les contiennent. Cette édition prend en compte les concepts de type Descripteur et Synonyme.

Choix de l'export KWOC

Exemple d'export KWOC