Les autorités sont des notices de référence utilisées pour garantir la cohérence et l’enrichissement des données dans Flora.
Elles permettent de documenter en profondeur des entités importantes et de les relier à d’autres notices (biens, événements, photos, etc.).
Certaines autorités adoptent une forme hiérarchisée, notamment pour les lieux et emplacements.
Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être contextualisées, annotées, et reliées, ce qui en fait un outil fondamental pour structurer et valoriser les fonds.
Qu'est ce qu'une autorité ?
Définition
Une autorité est une notice de référence utilisée pour représenter de façon unique, normalisée et documentée une entité récurrente dans les notices principales (biens, événements, bibliothèque etc.).
Elle permet :
d’éviter les doublons et variantes
de centraliser l’information sur une entité
et d’assurer la cohérence, la qualité et la réutilisabilité des données dans toute la base.
Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être développée comme une véritable notice, enrichie de métadonnées (titres, dates, sources, notes) et liée à plusieurs autres notices dans la base.
Liens avec d'autres notices de Flora
Les autorités ne sont pas isolées : elles peuvent être liées à de nombreuses autres notices, ce qui permet de :
documenter finement les différents fonds
visualiser les contextes de création, de circulation ou de conservation,
établir des relations croisées riches et dynamiques dans la base.
Exemple : la notice autorité « Musée Lugdunum de Lyon » cette autorité (de type personne) peut être liée à :plusieurs biens issus d’un dépôt ou d’une donation par le musée,un événement d’exposition temporaire organisé en partenariat,une notice de personne (ex. : un conservateur ayant travaillé dans ce musée),une notice bibliographique (ex. : catalogue d’exposition édité par le musée)
Quelles différences avec un thésaurus ?
Ce sont souvent des entités que l’on souhaite documenter en profondeur, avec des informations biographiques, historiques, géographiques, ou contextuelles. Cela les distingue des thésaurus, qui sont plutôt des listes hiérarchisées de termes normalisés, destinés à structurer le vocabulaire sans créer une notice développée pour chaque terme.
Cas particuliers : certains vocabulaires (lieux, emplacements, parcours) combinent les deux logiques : ils sont hiérarchisés comme un thésaurus, mais chaque terme est aussi une autorité documentable.
Comment saisir une autorité ?
La création d’une autorité se fait dans la table correspondant à son type.
Étapes de saisie :
Accéder à la table des autorités souhaitée (menu documentaire ou via le tableau de bord).
Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire
Créer une nouvelle notice (bouton Créer).
Exemple de création d'une autorité Collections
Remplir les champs pertinents :
Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur
Enregistrer la notice.
Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes
Elle devient alors sélectionnable dans les notices principales via un champ de recherche ou de lien.
Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités
Une icône permet également de créer une autorité "à la volée" lors de la saisie d’une notice principale, avec un accès direct à la fiche autorité depuis le champ concerné.
Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale
: Créer