Les autorités sont des notices de référence utilisées dans Flora pour structurer, enrichir et harmoniser les données.
Elles permettent de documenter de manière approfondie des entités clés (personnes, lieux, périodes, institutions, etc.) et de les relier à d’autres types de notices (biens, événements, images…).
Certaines autorités, comme les Lieux ou les Emplacements, adoptent une structure hiérarchique, facilitant la navigation et la cohérence des liens.
Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être contextualisées, annotées, et reliées, ce qui en fait un levier essentiel de structuration, de traçabilité et de valorisation des fonds.
Qu'est ce qu'une autorité ?
Définition
Une autorité est une notice de référence permettant de représenter de façon unique, normalisée et documentée une entité récurrente dans la base Flora (personne, lieu, période, collection, etc.).
Elle sert à :
Éviter les doublons et variantes orthographiques,
Centraliser les informations sur une entité donnée,
Assurer la cohérence, la qualité et la réutilisation des données dans l’ensemble de la base.
Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être enrichie de métadonnées (intitulé, dates, sources, notes, relations) et liée à d’autres notices.
À quoi servent les autorités dans Flora ?
Les autorités permettent :
de structurer les données de manière stable et normalisée,
de lier les notices entre elles (biens, événements, images, etc.),
de documenter en profondeur des entités importantes,
d’enrichir les recherches grâce à des informations contextualisées.
d'établir des relations croisées riches et dynamiques dans la base.
Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à :plusieurs biens issus d'un dépôt par le muséeun événement d'exposition temporaire organisé en partenariatune autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)
Autorités vs Thésaurus : quelles différences ?
Les index d’interrogation liés à des autorités (personnes, lieux, périodes, ensembles…) s’appuient sur des entités que l’on souhaite documenter en profondeur. Chaque notice d’autorité permet de centraliser des informations biographiques, historiques, géographiques ou contextuelles, assurant une traçabilité et une richesse documentaire.
À l’inverse, les thésaurus sont conçus comme des listes hiérarchisées de termes normalisés. Ils servent à structurer le vocabulaire utilisé dans la base (techniques, matériaux, disciplines…) sans qu’il soit nécessaire de créer une notice développée pour chaque terme.
Bien distinguer ces deux logiques permet d’optimiser la saisie, la recherche et la cohérence documentaire dans Flora.
Cas particuliers – Quand thésaurus et autorités se croisent
Certains vocabulaires dans Flora, comme Lieux, Emplacements ou Parcours, combinent les deux logiques. Ils sont hiérarchisés comme des thésaurus (avec des relations parents/enfants), mais chaque terme peut faire aussi l’objet d’une notice complète, avec des informations spécifiques (localisation, historique, usage…).
Ce double statut permet :
une navigation structurée dans l’arborescence du vocabulaire,
une documentation complète de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).
À retenir : ces vocabulaires doivent être saisis et interrogés comme des autorités, même s’ils s’appuient sur une hiérarchie typique des thésaurus.
Comment saisir une autorité ?
La création d’une autorité se fait dans la table correspondant à son type.
Comment faire ?
Accéder à la table d'autorité concernée Depuis le menu documentaire ou le tableau de bord, ouvrez la table correspondant à l’autorité que vous souhaitez créer (Personnes, Périodes, Collections, etc.).
Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire
Créer une nouvelle notice Cliquez sur le bouton Créer en haut de la fenêtre.
Exemple de création d'une autorité Collections
Renseigner les champs pertinents Complétez les informations nécessaires selon le type d’autorité (nom, type, dates, contexte, liens...).
Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur
Enregistrer la notice Une fois les informations saisies, cliquez sur Enregistrer pour valider la création.
Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes
Utiliser l’autorité dans une notice principale La notice d’autorité devient alors réutilisable dans les autres tables (Biens, Photothèque, etc.) via un champ de lien ou un champ de recherche.
Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités
Astuce : créer une autorité à la volée
Dans certains champs de saisie, une icône dédiée permet de créer une nouvelle autorité directement depuis la notice principale. Un accès rapide à la fiche autorité est alors proposé sans quitter l’écran de saisie.
Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale
: Créer