Autres documents

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box infomessage" %)

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Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**

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Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.

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Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.

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= A quoi servent les autres documents ? =

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Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.

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Elles constituent une **table de réservoir**, dédiée à l’**intégration, au stockage et à la consultation de documents bureautiques** utilisés dans le cadre des activités muséales.

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Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :

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* (((

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**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),

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**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),

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* (((

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**documents techniques** (plans, rapports, constats…),

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* (((

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**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).

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>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**

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>(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.

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>(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.

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>(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.

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>(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.

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45

>(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.

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= Comment créer un Autre document ? =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques**

* Donner un **titre explicite** et normalisé au document

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* **Renseigner le type de document **via le champ dédié

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* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.

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* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document

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* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).

58

* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.

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)))

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== Depuis la table Autre documents ==

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* Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Depuis le tableau de bord ==

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* Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== A la volée depuis une autre notice ==

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* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien

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[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.

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)))

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)

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1. **Enregistrer la notice**

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1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.

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[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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**À noter**

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Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).

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Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]

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* Liste des champs

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* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

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