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Code source wiki de Autres documents

Version 13.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/10 10:32
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box infomessage" %)
5 (((
6 Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
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8 Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
9
10 Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11 )))
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13 (((
14 = A quoi servent les autres documents ? =
15
16 Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
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18 Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
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20 * (((
21 **documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
22 )))
23 * (((
24 **documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
25 )))
26 * (((
27 **documents techniques** (plans, rapports, constats…),
28 )))
29 * (((
30 **documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
31 )))
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33 >(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
34
35 >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
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37 >(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
38
39 >(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
40
41 >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
42
43 >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
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45 = Comment créer un Autre document ? =
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47 (% class="box successmessage" %)
48 (((
49 **Bonnes pratiques**
50
51 * Donner un **titre explicite** et normalisé au document
52 * **Renseigner le type de document **via le champ dédié
53 * **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
54 * **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
55 * Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
56 * **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
57 )))
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59 == Depuis la table Autre documents ==
60
61 * Cliquez sur l'icône de **création**
62
63 [[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64
65 == Depuis le tableau de bord ==
66
67 * Cliquez sur l'icône de **création**
68
69 [[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70
71 == A la volée depuis une autre notice ==
72
73 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
74
75 [[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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77
78 (% class="box infomessage" %)
79 (((
80 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
81 )))
82
83 = Renseigner et enregistrer la notice =
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85 Une fois la grille de saisie ouverte,
86
87 1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
88 1. **Enregistrer la notice**
89 1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
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91 [[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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94 (% class="box infomessage" %)
95 (((
96 **À noter**
97 Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
98 Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
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100 )))
101 )))|(% style="width:300px" %)(((
102 (% class="box" %)
103 (((
104 **Sommaire**
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106 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
107 )))
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109 (((
110 (% class="box" %)
111 (((
112 **Aller plus loin**
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114 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
115 * Liste des champs
116 * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
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118
119 (% class="box" %)
120 (((
121 **Icônes principales**
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123 * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
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127 * [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
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