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Code source wiki de Autres documents

Version 11.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/10 10:26
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = A quoi servent les autres documents ? =
5
6 Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
7
8 Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
9
10 * (((
11 **documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
12 )))
13 * (((
14 **documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
15 )))
16 * (((
17 **documents techniques** (plans, rapports, constats…),
18 )))
19 * (((
20 **documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 )))
22
23 >(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
24
25 >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
26
27 >(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
28
29 >(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
30
31 >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
32
33 >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
34
35 = Comment créer un Autre document ? =
36
37 (% class="box successmessage" %)
38 (((
39 **Bonnes pratiques**
40
41 * Donner un **titre explicite** et normalisé au document
42 * **Renseigner le type de document **via le champ dédié
43 * **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
44 * **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
45 * Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
46 * **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
47 )))
48
49 == Depuis la table Autre documents ==
50
51 * Cliquez sur l'icône de **création**
52
53 [[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54
55 == Depuis le tableau de bord ==
56
57 * Cliquez sur l'icône de **création**
58
59 [[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61 == A la volée depuis une autre notice ==
62
63 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
64
65 [[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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67
68 (% class="box infomessage" %)
69 (((
70 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
71 )))
72
73 = Renseigner et enregistrer la notice =
74
75 Une fois la grille de saisie ouverte,
76
77 1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
78 1. **Enregistrer la notice**
79 1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
80
81 [[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82
83
84 (% class="box infomessage" %)
85 (((
86 **À noter**
87 Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
88 Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
89 )))
90 )))|(% style="width:300px" %)(((
91 (% class="box" %)
92 (((
93 **Sommaire**
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95 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
96 )))
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98 (((
99 (% class="box" %)
100 (((
101 **Aller plus loin**
102
103 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
104 * Liste des champs
105 )))
106
107 (% class="box" %)
108 (((
109 **Icônes principales**
110 [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
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112
113 [[image:1752135933988-364.png||height="48" width="36"]] : Créer un autre document
114 )))
115 )))
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