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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:32
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À la version 14.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/10 10:33
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,10 +1,22 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -A quoi servent les autres documents ?
4 +(% class="box infomessage" %)
5 +(((
6 +Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
5 5  
6 -Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
8 +Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
7 7  
10 +Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11 +)))
12 +
13 +(((
14 += A quoi servent les autres documents ? =
15 +
16 +Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
17 +
18 +Elles constituent une **table de réservoir**, dédiée à l’**intégration, au stockage et à la consultation de documents bureautiques** utilisés dans le cadre des activités muséales.
19 +
8 8  Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
9 9  
10 10  * (((
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  **documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 21  )))
22 22  
23 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
35 +>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
24 24  
25 25  >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
26 26  
... ... @@ -31,6 +31,92 @@
31 31  >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
32 32  
33 33  >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
34 -)))|(% style="width:300px" %)
35 35  
47 += Comment créer un Autre document ? =
48 +
49 +(% class="box successmessage" %)
50 +(((
51 +**Bonnes pratiques**
52 +
53 +* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
54 +* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
55 +* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
56 +* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
57 +* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
58 +* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
59 +)))
60 +
61 +== Depuis la table Autre documents ==
62 +
63 +* Cliquez sur l'icône de **création**
64 +
65 +[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +
67 +== Depuis le tableau de bord ==
68 +
69 +* Cliquez sur l'icône de **création**
70 +
71 +[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +
73 +== A la volée depuis une autre notice ==
74 +
75 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
76 +
77 +[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +
79 +
80 +(% class="box infomessage" %)
81 +(((
82 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
83 +)))
84 +
85 += Renseigner et enregistrer la notice =
86 +
87 +Une fois la grille de saisie ouverte,
88 +
89 +1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
90 +1. **Enregistrer la notice**
91 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
92 +
93 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 +
95 +
96 +(% class="box infomessage" %)
97 +(((
98 +**À noter**
99 +Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
100 +Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
101 +)))
102 +)))
103 +)))|(% style="width:300px" %)(((
104 +(% class="box" %)
105 +(((
106 +**Sommaire**
107 +
108 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
109 +)))
110 +
111 +(((
112 +(% class="box" %)
113 +(((
114 +**Aller plus loin**
115 +
116 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
117 +* Liste des champs
118 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
119 +)))
120 +
121 +(% class="box" %)
122 +(((
123 +**Icônes principales**
124 +
125 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
126 +
127 +
128 +
129 +* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
130 +)))
131 +)))
132 +)))
133 +
36 36  
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