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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:27
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À la version 18.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/06 13:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.PSZ
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,129 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -A quoi servent les autres documents ?
4 +(% class="box infomessage" %)
5 +(((
6 +Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
5 5  
6 -Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
8 +Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
7 7  
8 -Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
10 +Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
11 +)))
9 9  
10 -* (((
11 -**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
13 +(((
14 += À quoi servent les autres documents ? =
15 +
16 +Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
17 +
18 +Cette table réservoir stocke par exemple :
19 +
20 +* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
21 +* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
22 +* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
23 +* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
24 +* **ou tout type de documents complémentaires**
25 +
26 +>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
27 +
28 +>(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
29 +
30 +>(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
31 +
32 +>(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
33 +
34 +>(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
35 +
36 +>(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
37 +
38 +
39 += Comment créer un Autre document ? =
40 +
41 +La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
42 +
43 +(% class="box successmessage" %)
44 +(((
45 +**Bonnes pratiques**
46 +
47 +* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
48 +* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
49 +* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
50 +* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
51 +* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
52 +* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
12 12  )))
13 -* (((
14 -**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
54 +
55 +== Depuis la table Autre documents ==
56 +
57 +* Cliquez sur l'icône de **création**
58 +
59 +[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +== Depuis le tableau de bord ==
62 +
63 +* Cliquez sur l'icône de **création**
64 +
65 +[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +
67 +== À la volée depuis une autre notice ==
68 +
69 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
70 +
71 +[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +
73 +
74 +(% class="box infomessage" %)
75 +(((
76 +**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
15 15  )))
16 -* (((
17 -**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
78 +
79 += Renseigner et enregistrer la notice =
80 +
81 +Une fois la grille de saisie ouverte :
82 +
83 +1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
84 +1. Enregistrez la notice
85 +1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
86 +
87 +
88 +
89 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 +
91 +
92 +(% class="box infomessage" %)
93 +(((
94 +**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
18 18  )))
19 -* (((
20 -**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 21  )))
97 +)))|(% style="width:300px" %)(((
98 +(% class="box" %)
99 +(((
100 +**Sommaire**
22 22  
23 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.Un **procès-verbal d’acquisition** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.Un **planning de rotation** en document Word : conservé dans Flora pour mémoire et gestion.
24 -)))|(% style="width:300px" %)
102 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
103 +)))
25 25  
105 +(((
106 +(% class="box" %)
107 +(((
108 +**Aller plus loin**
109 +
110 +* [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
111 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
26 26  
113 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
114 +)))
115 +
116 +(% class="box" %)
117 +(((
118 +**Icônes principales**
119 +
120 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
121 +
122 +
123 +
124 +* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
125 +)))
126 +)))
127 +)))
128 +
129 +
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