Modifications pour le document Autres documents

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,28 +1,37 @@
1		-(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
	1	+(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box infomessage" %)
5	5	(((
6		-Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
	6	+Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
7	7
8		-Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
	8	+Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
9	9
10		-Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
	10	+Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les autres documents ? =
	14	+= A quoi servent les autres documents ? =
15	15
16		-Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
	16	+Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
17	17
18		-Cette table réservoir stocke par exemple :
	18	+Elles constituent une **table de réservoir**, dédiée à l’**intégration, au stockage et à la consultation de documents bureautiques** utilisés dans le cadre des activités muséales.
19	19
20		-* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
21		-* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
22		-* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
23		-* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
24		-* **ou tout type de documents complémentaires**
	20	+Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
25	25
	22	+* (((
	23	+**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
	24	+)))
	25	+* (((
	26	+**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
	27	+)))
	28	+* (((
	29	+**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
	30	+)))
	31	+* (((
	32	+**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
	33	+)))
	34	+
26	26	>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
27	27
28	28	>(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
...	...	@@ -35,21 +35,18 @@
35	35
36	36	>(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
37	37
38		-
39	39	= Comment créer un Autre document ? =
40	40
41		-La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
42		-
43	43	(% class="box successmessage" %)
44	44	(((
45	45	**Bonnes pratiques**
46	46
47		-* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
48		-* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
49		-* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
50		-* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
51		-* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
52		-* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
	53	+* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
	54	+* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
	55	+* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
	56	+* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
	57	+* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
	58	+* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
53	53	)))
54	54
55	55	== Depuis la table Autre documents ==
...	...	@@ -64,7 +64,7 @@
64	64
65	65	[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66	66
67		-== À la volée depuis une autre notice ==
	73	+== A la volée depuis une autre notice ==
68	68
69	69	* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
70	70
...	...	@@ -73,25 +73,25 @@
73	73
74	74	(% class="box infomessage" %)
75	75	(((
76		-**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
	82	+**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
77	77	)))
78	78
79	79	= Renseigner et enregistrer la notice =
80	80
81		-Une fois la grille de saisie ouverte :
	87	+Une fois la grille de saisie ouverte,
82	82
83		-1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
84		-1. Enregistrez la notice
85		-1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
	89	+1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
	90	+1. **Enregistrer la notice**
	91	+1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
86	86
87		-
88		-
89	89	[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90	90
91	91
92	92	(% class="box infomessage" %)
93	93	(((
94		-**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
	98	+**À noter**
	99	+Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consultez la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
	100	+Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
95	95	)))
96	96	)))
97	97	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -107,11 +107,9 @@
107	107	(((
108	108	**Aller plus loin**
109	109
110		-* [[Référentiel des champs avant la version 4.7>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
111		-* [[Référentiel des champs après la version 4.7>>doc:.Référentiel des champs après la version 4\.7 - Autres documents.WebHome]]
112		-* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
113		-
114		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	116	+* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
	117	+* Liste des champs
	118	+* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
115	115	)))
116	116
117	117	(% class="box" %)