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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/07 09:19
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,30 +1,27 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box infomessage" %)
5 -(((
6 -Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
4 +A quoi servent les autres documents ?
7 7  
8 -Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
6 +Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
9 9  
10 -Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
8 +Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
9 +
10 +* (((
11 +**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
11 11  )))
13 +* (((
14 +**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
15 +)))
16 +* (((
17 +**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
18 +)))
19 +* (((
20 +**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 +)))
12 12  
13 -(((
14 -= À quoi servent les autres documents ? =
23 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
15 15  
16 -Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
17 -
18 -Cette table réservoir stocke par exemple :
19 -
20 -* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
21 -* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
22 -* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
23 -* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
24 -* **ou tout type de documents complémentaires**
25 -
26 ->(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
27 -
28 28  >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
29 29  
30 30  >(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
... ... @@ -34,96 +34,6 @@
34 34  >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
35 35  
36 36  >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
34 +)))|(% style="width:300px" %)
37 37  
38 -
39 -= Comment créer un Autre document ? =
40 -
41 -La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
42 -
43 -(% class="box successmessage" %)
44 -(((
45 -**Bonnes pratiques**
46 -
47 -* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
48 -* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
49 -* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
50 -* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
51 -* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
52 -* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
53 -)))
54 -
55 -== Depuis la table Autre documents ==
56 -
57 -* Cliquez sur l'icône de **création**
58 -
59 -[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -== Depuis le tableau de bord ==
62 -
63 -* Cliquez sur l'icône de **création**
64 -
65 -[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -== À la volée depuis une autre notice ==
68 -
69 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
70 -
71 -[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 -
74 -(% class="box infomessage" %)
75 -(((
76 -**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
77 -)))
78 -
79 -= Renseigner et enregistrer la notice =
80 -
81 -Une fois la grille de saisie ouverte :
82 -
83 -1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
84 -1. Enregistrez la notice
85 -1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
86 -
87 -
88 -
89 -[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 -
91 -
92 -(% class="box infomessage" %)
93 -(((
94 -**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
95 -)))
96 -)))
97 -)))|(% style="width:300px" %)(((
98 -(% class="box" %)
99 -(((
100 -**Sommaire**
101 -
102 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
103 -)))
104 -
105 -(((
106 -(% class="box" %)
107 -(((
108 -**Aller plus loin**
109 -
110 -* [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
111 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
112 112  
113 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
114 -)))
115 -
116 -(% class="box" %)
117 -(((
118 -**Icônes principales**
119 -
120 -* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
121 -
122 -
123 -
124 -* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
125 -)))
126 -)))
127 -)))
128 -
129 -
1751381864410-542.png
Auteur
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Auteur
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1 -XWiki.JDT
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1 -XWiki.JDT
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1752072765484-760.png
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1 -XWiki.JDT
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