Modifications pour le document Autres documents

Résumé

• Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.PSZ
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,30 +1,25 @@
1	1	(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4		-(% class="box infomessage" %)
5		-(((
6		-Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
	4	+= A quoi servent les autres documents ? =
7	7
8		-Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
	6	+Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
9	9
10		-Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
	8	+Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
	9	+
	10	+* (((
	11	+**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
11	11	)))
	13	+* (((
	14	+**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
	15	+)))
	16	+* (((
	17	+**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
	18	+)))
	19	+* (((
	20	+**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
	21	+)))
12	12
13		-(((
14		-= À quoi servent les autres documents ? =
15		-
16		-Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
17		-
18		-Cette table réservoir stocke par exemple :
19		-
20		-* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
21		-* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
22		-* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
23		-* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
24		-* **ou tout type de documents complémentaires**
25		-
26		-
27		-
28	28	>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
29	29
30	30	>(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
...	...	@@ -39,18 +39,16 @@
39	39
40	40	= Comment créer un Autre document ? =
41	41
42		-La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
43		-
44	44	(% class="box successmessage" %)
45	45	(((
46	46	**Bonnes pratiques**
47	47
48		-* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
49		-* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
50		-* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
51		-* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
52		-* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
53		-* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
	41	+* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
	42	+* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
	43	+* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
	44	+* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
	45	+* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
	46	+* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
54	54	)))
55	55
56	56	== Depuis la table Autre documents ==
...	...	@@ -65,7 +65,7 @@
65	65
66	66	[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67	67
68		-== À la volée depuis une autre notice ==
	61	+== A la volée depuis une autre notice ==
69	69
70	70	* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
71	71
...	...	@@ -74,27 +74,26 @@
74	74
75	75	(% class="box infomessage" %)
76	76	(((
77		-**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
	70	+**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
78	78	)))
79	79
80	80	= Renseigner et enregistrer la notice =
81	81
82		-Une fois la grille de saisie ouverte :
	75	+Une fois la grille de saisie ouverte,
83	83
84		-1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
85		-1. Enregistrez la notice
86		-1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
	77	+1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
	78	+1. **Enregistrer la notice**
	79	+1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
87	87
88		-
89		-
90	90	[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91	91
92	92
93	93	(% class="box infomessage" %)
94	94	(((
95		-**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
	86	+**À noter**
	87	+Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
	88	+Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
96	96	)))
97		-)))
98	98	)))|(% style="width:300px" %)(((
99	99	(% class="box" %)
100	100	(((
...	...	@@ -108,10 +108,8 @@
108	108	(((
109	109	**Aller plus loin**
110	110
111		-* [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
112		-* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
113		-
114	114	* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
	104	+* Liste des champs
115	115	)))
116	116
117	117	(% class="box" %)