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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 14.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/10 10:33
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À la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/07 11:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,134 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box infomessage" %)
5 -(((
6 -Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
7 -
8 -Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
9 -
10 -Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11 -)))
12 -
13 -(((
14 -= A quoi servent les autres documents ? =
15 -
16 -Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
17 -
18 -Elles constituent une **table de réservoir**, dédiée à l’**intégration, au stockage et à la consultation de documents bureautiques** utilisés dans le cadre des activités muséales.
19 -
20 -Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
21 -
22 -* (((
23 -**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
24 -)))
25 -* (((
26 -**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
27 -)))
28 -* (((
29 -**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
30 -)))
31 -* (((
32 -**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
33 -)))
34 -
35 ->(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
36 -
37 ->(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
38 -
39 ->(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
40 -
41 ->(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
42 -
43 ->(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
44 -
45 ->(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
46 -
47 -= Comment créer un Autre document ? =
48 -
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -**Bonnes pratiques**
52 -
53 -* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
54 -* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
55 -* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
56 -* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
57 -* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
58 -* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
59 -)))
60 -
61 -== Depuis la table Autre documents ==
62 -
63 -* Cliquez sur l'icône de **création**
64 -
65 -[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -== Depuis le tableau de bord ==
68 -
69 -* Cliquez sur l'icône de **création**
70 -
71 -[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 -== A la volée depuis une autre notice ==
74 -
75 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
76 -
77 -[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 -
79 -
80 -(% class="box infomessage" %)
81 -(((
82 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
83 -)))
84 -
85 -= Renseigner et enregistrer la notice =
86 -
87 -Une fois la grille de saisie ouverte,
88 -
89 -1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
90 -1. **Enregistrer la notice**
91 -1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
92 -
93 -[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 -
95 -
96 -(% class="box infomessage" %)
97 -(((
98 -**À noter**
99 -Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
100 -Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
101 -)))
102 -)))
103 -)))|(% style="width:300px" %)(((
104 -(% class="box" %)
105 -(((
106 -**Sommaire**
107 -
108 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
109 -)))
110 -
111 -(((
112 -(% class="box" %)
113 -(((
114 -**Aller plus loin**
115 -
116 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
117 -* Liste des champs
118 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
119 -)))
120 -
121 -(% class="box" %)
122 -(((
123 -**Icônes principales**
124 -
125 -* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
126 -
127 -
128 -
129 -* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
130 -)))
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132 -)))
133 -
134 -
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