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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.PSZ

Contenu

...	...	@@ -1,34 +1,27 @@
1		-(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
	1	+(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box infomessage" %)
5	5	(((
6		-Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
	6	+Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
7	7
8		-Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
	8	+Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
9	9
10		-Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
	10	+Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= A quoi servent les autres documents ? =
	14	+= À quoi servent les autres documents ? =
15	15
16		-Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
	16	+Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
17	17
18		-Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
	18	+Cette table réservoir stocke par exemple :
19	19
20		-* (((
21		-**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
22		-)))
23		-* (((
24		-**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
25		-)))
26		-* (((
27		-**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
28		-)))
29		-* (((
30		-**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
31		-)))
	20	+* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
	21	+* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
	22	+* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
	23	+* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
	24	+* **ou tout type de documents complémentaires**
32	32
33	33	>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
34	34
...	...	@@ -42,18 +42,21 @@
42	42
43	43	>(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
44	44
	38	+
45	45	= Comment créer un Autre document ? =
46	46
	41	+La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
	42	+
47	47	(% class="box successmessage" %)
48	48	(((
49	49	**Bonnes pratiques**
50	50
51		-* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
52		-* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
53		-* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
54		-* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
55		-* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
56		-* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
	47	+* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
	48	+* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
	49	+* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
	50	+* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
	51	+* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
	52	+* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
57	57	)))
58	58
59	59	== Depuis la table Autre documents ==
...	...	@@ -68,7 +68,7 @@
68	68
69	69	[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71		-== A la volée depuis une autre notice ==
	67	+== À la volée depuis une autre notice ==
72	72
73	73	* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
74	74
...	...	@@ -77,25 +77,25 @@
77	77
78	78	(% class="box infomessage" %)
79	79	(((
80		-**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
	76	+**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
81	81	)))
82	82
83	83	= Renseigner et enregistrer la notice =
84	84
85		-Une fois la grille de saisie ouverte,
	81	+Une fois la grille de saisie ouverte :
86	86
87		-1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
88		-1. **Enregistrer la notice**
89		-1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
	83	+1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
	84	+1. Enregistrez la notice
	85	+1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
90	90
	87	+
	88	+
91	91	[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92	92
93	93
94	94	(% class="box infomessage" %)
95	95	(((
96		-**À noter**
97		-Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
98		-Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
	94	+**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
99	99	)))
100	100	)))
101	101	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -111,9 +111,10 @@
111	111	(((
112	112	**Aller plus loin**
113	113
114		-* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
115		-* Liste des champs
	110	+* [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
116	116	* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
	112	+
	113	+* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
117	117	)))
118	118
119	119	(% class="box" %)