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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 13.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/10 10:32
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À la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/07 11:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,132 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box infomessage" %)
5 -(((
6 -Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
7 -
8 -Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
9 -
10 -Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11 -)))
12 -
13 -(((
14 -= A quoi servent les autres documents ? =
15 -
16 -Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
17 -
18 -Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
19 -
20 -* (((
21 -**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
22 -)))
23 -* (((
24 -**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
25 -)))
26 -* (((
27 -**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
28 -)))
29 -* (((
30 -**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
31 -)))
32 -
33 ->(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
34 -
35 ->(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
36 -
37 ->(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
38 -
39 ->(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
40 -
41 ->(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
42 -
43 ->(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
44 -
45 -= Comment créer un Autre document ? =
46 -
47 -(% class="box successmessage" %)
48 -(((
49 -**Bonnes pratiques**
50 -
51 -* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
52 -* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
53 -* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
54 -* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
55 -* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
56 -* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
57 -)))
58 -
59 -== Depuis la table Autre documents ==
60 -
61 -* Cliquez sur l'icône de **création**
62 -
63 -[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 -
65 -== Depuis le tableau de bord ==
66 -
67 -* Cliquez sur l'icône de **création**
68 -
69 -[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 -
71 -== A la volée depuis une autre notice ==
72 -
73 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
74 -
75 -[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 -
77 -
78 -(% class="box infomessage" %)
79 -(((
80 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
81 -)))
82 -
83 -= Renseigner et enregistrer la notice =
84 -
85 -Une fois la grille de saisie ouverte,
86 -
87 -1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
88 -1. **Enregistrer la notice**
89 -1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
90 -
91 -[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 -
93 -
94 -(% class="box infomessage" %)
95 -(((
96 -**À noter**
97 -Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
98 -Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
99 -)))
100 -)))
101 -)))|(% style="width:300px" %)(((
102 -(% class="box" %)
103 -(((
104 -**Sommaire**
105 -
106 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
107 -)))
108 -
109 -(((
110 -(% class="box" %)
111 -(((
112 -**Aller plus loin**
113 -
114 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
115 -* Liste des champs
116 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
117 -)))
118 -
119 -(% class="box" %)
120 -(((
121 -**Icônes principales**
122 -
123 -* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
124 -
125 -
126 -
127 -* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
128 -)))
129 -)))
130 -)))
131 -
132 -
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