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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.PSZ

Contenu

...	...	@@ -1,25 +1,30 @@
1	1	(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4		-= A quoi servent les autres documents ? =
	4	+(% class="box infomessage" %)
	5	+(((
	6	+Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
5	5
6		-Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
	8	+Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
7	7
8		-Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
9		-
10		-* (((
11		-**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
	10	+Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
12	12	)))
13		-* (((
14		-**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
15		-)))
16		-* (((
17		-**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
18		-)))
19		-* (((
20		-**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21		-)))
22	22
	13	+(((
	14	+= À quoi servent les autres documents ? =
	15	+
	16	+Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
	17	+
	18	+Cette table réservoir stocke par exemple :
	19	+
	20	+* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
	21	+* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
	22	+* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
	23	+* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
	24	+* **ou tout type de documents complémentaires**
	25	+
	26	+
	27	+
23	23	>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
24	24
25	25	>(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
...	...	@@ -34,16 +34,18 @@
34	34
35	35	= Comment créer un Autre document ? =
36	36
	42	+La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
	43	+
37	37	(% class="box successmessage" %)
38	38	(((
39	39	**Bonnes pratiques**
40	40
41		-* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
42		-* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
43		-* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
44		-* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
45		-* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
46		-* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
	48	+* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
	49	+* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
	50	+* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
	51	+* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
	52	+* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
	53	+* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
47	47	)))
48	48
49	49	== Depuis la table Autre documents ==
...	...	@@ -58,7 +58,7 @@
58	58
59	59	[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61		-== A la volée depuis une autre notice ==
	68	+== À la volée depuis une autre notice ==
62	62
63	63	* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
64	64
...	...	@@ -67,26 +67,27 @@
67	67
68	68	(% class="box infomessage" %)
69	69	(((
70		-**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
	77	+**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
71	71	)))
72	72
73	73	= Renseigner et enregistrer la notice =
74	74
75		-Une fois la grille de saisie ouverte,
	82	+Une fois la grille de saisie ouverte :
76	76
77		-1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
78		-1. **Enregistrer la notice**
79		-1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
	84	+1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
	85	+1. Enregistrez la notice
	86	+1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
80	80
	88	+
	89	+
81	81	[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82	82
83	83
84	84	(% class="box infomessage" %)
85	85	(((
86		-**À noter**
87		-Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
88		-Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
	95	+**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
89	89	)))
	97	+)))
90	90	)))|(% style="width:300px" %)(((
91	91	(% class="box" %)
92	92	(((
...	...	@@ -100,8 +100,10 @@
100	100	(((
101	101	**Aller plus loin**
102	102
	111	+* [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
	112	+* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
	113	+
103	103	* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
104		-* Liste des champs
105	105	)))
106	106
107	107	(% class="box" %)