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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/07 11:51
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À la version 13.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/10 10:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,132 @@
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box infomessage" %)
5 +(((
6 +Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
7 +
8 +Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
9 +
10 +Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11 +)))
12 +
13 +(((
14 += A quoi servent les autres documents ? =
15 +
16 +Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
17 +
18 +Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
19 +
20 +* (((
21 +**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
22 +)))
23 +* (((
24 +**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
25 +)))
26 +* (((
27 +**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
28 +)))
29 +* (((
30 +**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
31 +)))
32 +
33 +>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
34 +
35 +>(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
36 +
37 +>(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
38 +
39 +>(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
40 +
41 +>(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
42 +
43 +>(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
44 +
45 += Comment créer un Autre document ? =
46 +
47 +(% class="box successmessage" %)
48 +(((
49 +**Bonnes pratiques**
50 +
51 +* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
52 +* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
53 +* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
54 +* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
55 +* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
56 +* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
57 +)))
58 +
59 +== Depuis la table Autre documents ==
60 +
61 +* Cliquez sur l'icône de **création**
62 +
63 +[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +
65 +== Depuis le tableau de bord ==
66 +
67 +* Cliquez sur l'icône de **création**
68 +
69 +[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +
71 +== A la volée depuis une autre notice ==
72 +
73 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
74 +
75 +[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +
77 +
78 +(% class="box infomessage" %)
79 +(((
80 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
81 +)))
82 +
83 += Renseigner et enregistrer la notice =
84 +
85 +Une fois la grille de saisie ouverte,
86 +
87 +1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
88 +1. **Enregistrer la notice**
89 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
90 +
91 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +
93 +
94 +(% class="box infomessage" %)
95 +(((
96 +**À noter**
97 +Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
98 +Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
99 +)))
100 +)))
101 +)))|(% style="width:300px" %)(((
102 +(% class="box" %)
103 +(((
104 +**Sommaire**
105 +
106 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
107 +)))
108 +
109 +(((
110 +(% class="box" %)
111 +(((
112 +**Aller plus loin**
113 +
114 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
115 +* Liste des champs
116 +* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
117 +)))
118 +
119 +(% class="box" %)
120 +(((
121 +**Icônes principales**
122 +
123 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
124 +
125 +
126 +
127 +* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
128 +)))
129 +)))
130 +)))
131 +
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