Code source wiki de Importer des biens par lot
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 12:04
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 2 | (% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures** | ||
| 3 | |||
| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | = Objectifs = | ||
| 6 | |||
| 7 | L’import de biens par lot permet de **créer automatiquement un grand nombre de notices de biens** à partir d’un fichier préparé en amont. | ||
| 8 | Cette méthode est utilisée lors de **campagnes d’inventaire, de récolement ou de migration de données**, afin d’éviter une saisie manuelle notice par notice et de garantir la cohérence des informations. | ||
| 9 | |||
| 10 | L’import ne se limite pas aux champs de base. Il permet aussi de **renseigner des champs contrôlés,** de **lier des autorités **et ainsi de créer des notices directement exploitables dès leur intégration. | ||
| 11 | |||
| 12 | Résultat : à l’issue de l’import, les notices de biens sont immédiatement présentes dans Flora, complètes et reliées aux vocabulaires de référence de votre établissement. | ||
| 13 | |||
| 14 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 15 | ((( | ||
| 16 | **Attention** : il n’est pas possible d’importer des biens et de lier directement leurs photos dans une seule opération. | ||
| 17 | |||
| 18 | * ((( | ||
| 19 | La procédure correcte consiste à : | ||
| 20 | |||
| 21 | 1. Importer d’abord les **notices de biens**. | ||
| 22 | 1. Puis lancer un **import par lot de photos**, en utilisant le préfixe et le numéro d’inventaire comme clé de correspondance pour établir le lien. | ||
| 23 | ))) | ||
| 24 | ))) | ||
| 25 | |||
| 26 | = Préparer les données = | ||
| 27 | |||
| 28 | == Télécharger le modèle d'import == | ||
| 29 | |||
| 30 | 1. **Télécharger le modèle Excel** depuis la page d’accueil de l’interface d’import Flora. | ||
| 31 | 1. **Débloquer les macros** si nécessaire : | ||
| 32 | 11. Clic droit sur le fichier téléchargé → //Propriétés// → cocher //Débloquer//. | ||
| 33 | 11. Ouvrir ensuite le fichier et activer la modification et le contenu. | ||
| 34 | |||
| 35 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 36 | ((( | ||
| 37 | Le modèle d’import standard a été spécialement conçu pour garantir la compatibilité des données avec Flora. Pour éviter toute erreur lors de l’import, il est essentiel de l’utiliser tel quel, **sans ajouter ni retirer de champs** | ||
| 38 | ))) | ||
| 39 | |||
| 40 | [[Téléchargement du modèle d'import>>image:1742287734556-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 41 | |||
| 42 | |||
| 43 | [[Accéder aux propriétés>>image:1742288702191-133.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 44 | |||
| 45 | |||
| 46 | [[Débloquer les macros>>image:1742288773519-252.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 47 | |||
| 48 | |||
| 49 | [[Activer les macros>>image:1742288886327-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 50 | |||
| 51 | == Renseigner le modèle d'import == | ||
| 52 | |||
| 53 | === Organisation du modèle === | ||
| 54 | |||
| 55 | * **Chaque ligne** correspond à une notice de bien. | ||
| 56 | * **Chaque colonne** correspond à un champ de cette notice. | ||
| 57 | * En **titre**, vous trouvez les regroupements de champs. | ||
| 58 | * En dessous, apparaissent les **libellés des champs** tels qu’ils sont visibles dans l’interface Flora. | ||
| 59 | * Vient ensuite la ligne des **noms internes** utilisés par Flora pour traiter les données. | ||
| 60 | * Enfin, la première ligne du modèle contient des **exemples de saisie** pour guider l’utilisateur. Cette ligne doit impérativement être supprimée avant l’import, sans quoi elle sera interprétée comme une notice de bien. | ||
| 61 | |||
| 62 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 63 | ((( | ||
| 64 | (% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures** | ||
| 65 | |||
| 66 | Le fichier d’import des biens a été entièrement **restructuré pour être plus complet et plus intuitif**. | ||
| 67 | Il intègre désormais : | ||
| 68 | |||
| 69 | * **Un plus grand nombre de champs**, permettant une importation plus fine et plus exhaustive des données patrimoniales. | ||
| 70 | * **Des consignes techniques de saisie**, précisant les formats attendus, les valeurs autorisées ou les dépendances entre champs. | ||
| 71 | * **Une aide métier intégrée**, indiquant pour chaque champ son usage dans Flora et les bonnes pratiques de remplissage. | ||
| 72 | * **Des lignes d’information sur les contrôles appliqués à chaque champ**, indiquant s’il est lié à une **liste contrôlée**, un **thésaurus**, une **valeur obligatoire** ou une **règle de format spécifique**. | ||
| 73 | ))) | ||
| 74 | |||
| 75 | [[Exemple de fichier d'import>>image:1742289614402-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 76 | |||
| 77 | === Champs obligatoires === | ||
| 78 | |||
| 79 | Pour que la notice de bien soit créée, il est impératif de renseigner un **numéro d’inventaire** accompagné de son **préfixe**. | ||
| 80 | Si l’un des deux éléments manque, la ligne est ignorée et aucune notice n’est générée lors de l’import. | ||
| 81 | |||
| 82 | [[Exemples de préfixes et numéros d'inventaire renseignés>>image:1756386117633-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 83 | |||
| 84 | === Les champs de date et datation === | ||
| 85 | |||
| 86 | Pour les dates, seuls les formats reconnus par les **assistants de datation de Flora** sont acceptés. | ||
| 87 | Cela signifie que les mêmes règles que dans l’interface s’appliquent : | ||
| 88 | |||
| 89 | * une date simple au format JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA | ||
| 90 | * une année seule (AAAA), | ||
| 91 | * ou encore les formules gérées par l’assistant (ex. //vers 1450//, 16//e siècle//). | ||
| 92 | |||
| 93 | Toute autre forme (abréviations libres, texte non normé, etc.) est rejetée lors de l’import. | ||
| 94 | |||
| 95 | [[Exemples de formats acceptés>>image:1756386480872-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="334" width="469"]] | ||
| 96 | |||
| 97 | === Les champs duplicables et répétables === | ||
| 98 | |||
| 99 | Certains champs peuvent être renseignés plusieurs fois (par exemple : plusieurs matériaux, plusieurs auteurs). | ||
| 100 | Dans le fichier d’import, il faut **répéter le nom interne du champ** en y ajoutant un chiffre pour indiquer l’ordre de saisie. | ||
| 101 | |||
| 102 | Pour **associer deux champs entre eux** (par exemple un auteur et sa fonction, ou une matière et sa technique), utilisez le **même chiffre** derrière chaque nom interne. | ||
| 103 | |||
| 104 | (% style="background-color:transparent" %)Il est recommandé de ne pas dépasser **5 occurrences par champ**. Au-delà, les informations supplémentaires ne seront pas prises en compte lors de l’import. | ||
| 105 | |||
| 106 | [[Exemple de champs répétés>>image:1756386775357-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="246" width="697"]] | ||
| 107 | |||
| 108 | |||
| 109 | [[Exemple de champs répétés et associés>>image:1756386825625-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 110 | |||
| 111 | === Les champs multivalués === | ||
| 112 | |||
| 113 | Lorsque plusieurs valeurs doivent être indiquées dans un même champ, il faut utiliser le caractère **/ comme séparateur**, **sans espace avant ni après**. | ||
| 114 | |||
| 115 | Ce séparateur permet à Flora de reconnaître et de enregistrer chaque valeur de façon distincte dans la notice. | ||
| 116 | |||
| 117 | [[Exemple de champ multivalué>>image:1756386933758-691.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="378" width="309"]] | ||
| 118 | |||
| 119 | === Les champs soumis à un thésaurus === | ||
| 120 | |||
| 121 | Pour les champs indexés sur un thésaurus (ex. domaines, techniques, matières, lieux…), il est indispensable de respecter la logique suivante : | ||
| 122 | |||
| 123 | * Pour les **termes déjà existants dans le thésaurus**, reprendre **à l’identique** l’orthographe et la graphie utilisées dans Flora. Cela garantit que le terme sera reconnu et relié correctement. | ||
| 124 | * Pour les **nouveaux termes non encore présents**, il est possible de les saisir librement : Flora les intégrera automatiquement dans le thésaurus, sous la branche **« Imported Candidates »**. | ||
| 125 | |||
| 126 | Une vérification après import est recommandée pour repositionner ces nouveaux termes au bon endroit dans le thésaurus et éviter la multiplication de doublons. | ||
| 127 | |||
| 128 | [[Exemple de création de termes>>image:1756387135259-378.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 129 | |||
| 130 | === Les champs de lien vers une autorité personne === | ||
| 131 | |||
| 132 | Pour établir un lien avec une autorité de type //Personne// (ex. auteur, collecteur, propriétaire), il faut renseigner dans le fichier d’import le **nom usuel** d’une notice **//Personne// déjà existante dans Flora**. | ||
| 133 | |||
| 134 | Si le nom saisi ne correspond pas exactement à une autorité déjà créée, l’import peut générer une **erreur** et empêcher la création correcte du lien. | ||
| 135 | |||
| 136 | [[Exemple delien vers une personne>>image:1756387272814-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="329" width="367"]] | ||
| 137 | |||
| 138 | === Les champs soumis à une liste === | ||
| 139 | |||
| 140 | Pour les champs contrôlés par une liste, il faut impérativement renseigner un **terme déjà existant dans la liste**. | ||
| 141 | |||
| 142 | Toute valeur différente (faute de frappe, variante, nouveau terme) peut être **source d’erreur au moment de l’import** et compromettre la bonne intégration des données. | ||
| 143 | |||
| 144 | === Le champ de localisation === | ||
| 145 | |||
| 146 | Pour que le lien de localisation soit correctement créé lors de l’import, il est nécessaire de renseigner **le dernier niveau de l’emplacement**, c’est-à-dire le niveau terminal tel qu’il figure dans la notice //Emplacement// correspondante. | ||
| 147 | |||
| 148 | [[Niveau à renseigner pour lier le bien à l'emplacement>>image:1756391280115-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 149 | |||
| 150 | == Enregistrer le fichier d'import au format requis == | ||
| 151 | |||
| 152 | Avant de lancer l’import, le fichier Excel doit être **converti en fichier texte tabulé (.txt)**, seul format accepté par Flora. | ||
| 153 | Cette opération se fait directement depuis le modèle d’import : | ||
| 154 | |||
| 155 | 1. Cliquez sur le bouton **« Enregistrer au format texte »**. | ||
| 156 | 1. Cette action déclenche une **macro** qui transforme automatiquement votre tableau Excel en fichier .txt compatible. | ||
| 157 | 1. Le fichier texte est créé **dans le même dossier que le fichier Excel d’origine**. | ||
| 158 | |||
| 159 | Ce format pivot garantit la compatibilité avec Flora et supprime les lignes d’aide pour ne conserver que les données nécessaires à l’import. | ||
| 160 | |||
| 161 | [[Enregistrer au format texte>>image:1756387639816-393.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 162 | |||
| 163 | = Charger le fichier de données dans Flora = | ||
| 164 | |||
| 165 | 1. ((( | ||
| 166 | Accédez au menu **Outils > Imports**. | ||
| 167 | ))) | ||
| 168 | 1. ((( | ||
| 169 | Se placer sur le répertoire **Fichiers textes** | ||
| 170 | ))) | ||
| 171 | 1. ((( | ||
| 172 | Cliquez sur le bouton **« + »** pour ouvrir une fenêtre de sélection. | ||
| 173 | ))) | ||
| 174 | 1. ((( | ||
| 175 | Cliquez de nouveaux sur le **« + »** et parcourez votre ordinateur pour sélectionnez le **fichier txt** contenant les données à importer. | ||
| 176 | ))) | ||
| 177 | 1. **Lancer le transfert **: le fichier s’affiche désormais dans la liste des fichiers prêts à être importés. | ||
| 178 | |||
| 179 | [[Sélection du répertoire>>image:1742307049097-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 180 | |||
| 181 | |||
| 182 | [[Sélection du fichier>>image:1742307144684-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 183 | |||
| 184 | |||
| 185 | [[Transférer le fichier>>image:1742307749486-930.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 186 | |||
| 187 | = Exécuter l'import = | ||
| 188 | |||
| 189 | == Lancer l'action == | ||
| 190 | |||
| 191 | * **Sélectionnez** dans l’interface le fichier à importer. | ||
| 192 | * **Choisissez** la table de destination : //MUS_BIENS (Biens)//. | ||
| 193 | * **Définissez** le type d’action : //Importer des notices avec ou sans images, Mettre à jour des notices existantes (par unique_key) ou Mettre à jour des notices existantes (par préfixe et numéro inventaire)// | ||
| 194 | * **Cliquez** sur //Lancer l’action.// | ||
| 195 | |||
| 196 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 197 | ((( | ||
| 198 | **A savoir : Mettre à jour des notices** | ||
| 199 | |||
| 200 | * **Mettre à jour des notices existantes (par unique_key)** : correspondance via la **clé unique** interne de la notice. | ||
| 201 | * **Mettre à jour des notices existantes (par préfixe et numéro inventaire)** : correspondance via le couple **Préfixe + Numéro d’inventaire**. | ||
| 202 | |||
| 203 | Lors d’un import en mode mise à jour, si un champ est **déjà renseigné** dans une notice et que ce **même champ** est renseigné dans le tableur Excel (converti en **.txt**), **la valeur de l’Excel remplace** la valeur existante dans Flora. | ||
| 204 | Autrement dit, les champs mappés et fournis dans le fichier d’import **écrasent** les données déjà présentes. | ||
| 205 | ))) | ||
| 206 | |||
| 207 | [[Lancer l'action>>image:1742308405880-851.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 208 | |||
| 209 | |||
| 210 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 211 | ((( | ||
| 212 | Dans la zone **« Fichier à importer »**, vous pouvez visualiser directement le contenu du fichier .txt que vous avez chargé.Cela permet de : | ||
| 213 | |||
| 214 | * vérifier que les colonnes attendues sont bien présentes, | ||
| 215 | * contrôler rapidement les valeurs (préfixe, auteur, titre, dates…), | ||
| 216 | * détecter d’éventuelles erreurs avant de lancer l’import (ex. faute dans un numéro d’inventaire, format de date incorrect). | ||
| 217 | |||
| 218 | [[Visualisation du contenu du fichier>>image:1756389752270-679.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 219 | ))) | ||
| 220 | |||
| 221 | == Convertir le fichier texte tabulé en xml == | ||
| 222 | |||
| 223 | La première étape de l’import consiste à **transformer le fichier texte tabulé (.txt) en fichier XML** compréhensible par Flora. | ||
| 224 | |||
| 225 | Pour cela : | ||
| 226 | |||
| 227 | 1. Cliquez sur le bouton **« Conversion en XML »** (icône en forme d'engrenage). | ||
| 228 | 1. Attendez la fin du traitement : le fichier XML est alors généré automatiquement à partir de votre fichier texte. | ||
| 229 | |||
| 230 | Dans la zone **Résultat de la conversion XML**, vous devez voir apparaître le chemin du fichier généré et la mention **« Opération terminée »**. | ||
| 231 | Cela confirme que la conversion s’est déroulée correctement et que vous pouvez passer à l’étape suivante. | ||
| 232 | |||
| 233 | [[Convertir en xml>>image:1742308599116-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 234 | |||
| 235 | |||
| 236 | [[Résultat de la conversion>>image:1742308685539-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 237 | |||
| 238 | == Importer en base de données == | ||
| 239 | |||
| 240 | Une fois le fichier .xml généré sans erreur, vous pouvez passer à l’étape suivante : **l’import dans la base de données Flora.** | ||
| 241 | |||
| 242 | Concrètement, cette étape provoque : | ||
| 243 | |||
| 244 | * **la création des notices biens** dans la table MUS_BIENS si l'action choisie est la création de notices | ||
| 245 | * la **mise à jour des notices existantes** si l’action choisie est « Mettre à jour » au lieu de « Créer » | ||
| 246 | * le **renseignement automatique des champs** remplis dans le fichier d’import | ||
| 247 | * la **création des liens avec les autorités** | ||
| 248 | * la **création des termes manquants** dans les thésaurus, sous la branche //Imported Candidates// | ||
| 249 | |||
| 250 | Pour cela : | ||
| 251 | |||
| 252 | 1. Cliquez sur le bouton **« Importer en base de données »** (icône en forme d'engrenage, comme pour la conversion). | ||
| 253 | 1. Confirmez le lancement de la tâche. | ||
| 254 | 1. Patientez : le temps de traitement dépend du nombre de biens et des données associées. | ||
| 255 | 1. À la fin de l’opération, Flora confirme que les notices ont été créés dans la base. | ||
| 256 | |||
| 257 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 258 | ((( | ||
| 259 | **À vérifier dans le message de fin :** | ||
| 260 | |||
| 261 | * ((( | ||
| 262 | L**e nombre de biens créés **doit correspondre au nombre de lignes de votre fichier Excel (les notices biens), | ||
| 263 | ))) | ||
| 264 | * L'**absence d'erreurs** | ||
| 265 | ))) | ||
| 266 | |||
| 267 | [[Importer en base de données>>image:1742308806745-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 268 | |||
| 269 | |||
| 270 | [[Confirmer le lancement de la tâche>>image:1742308850046-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 271 | |||
| 272 | |||
| 273 | [[Message de fin d'opération>>image:1742308903594-868.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 274 | |||
| 275 | = Vérifier l'import = | ||
| 276 | |||
| 277 | == Retrouver les notices importées == | ||
| 278 | |||
| 279 | Pour contrôler que l’import s’est bien déroulé, vous pouvez effectuer une recherche dans la **table des biens** en utilisant l’index //Saisi le//. | ||
| 280 | |||
| 281 | * Renseignez comme critère la valeur **$TODAY** : Flora affichera alors **tous les biens créés ce jour** par l’import. | ||
| 282 | * Vous pouvez comparer ce résultat avec le nombre de lignes de votre fichier source pour confirmer que toutes les notices attendues ont bien été intégrées. | ||
| 283 | |||
| 284 | [[Recherche sur les notices importées>>image:1756390892884-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 285 | |||
| 286 | == Consulter les logs == | ||
| 287 | |||
| 288 | Les **logs (rapports d’import)** récapitulent l’ensemble des actions réalisées lors de l’import ainsi que les éventuelles erreurs rencontrées. | ||
| 289 | |||
| 290 | En cas d’erreurs lors d’un import, il est recommandé de consulter le log associé et, si nécessaire, d’en effectuer une **capture d’écran** afin de la transmettre au support pour analyse. | ||
| 291 | |||
| 292 | **Où trouver les logs ?** | ||
| 293 | |||
| 294 | * Dans l’arborescence de gauche, ouvrez le dossier **Logs d’imports (rafraîchir)**, puis le sous-dossier **MUS_BIENS**. | ||
| 295 | * Les fichiers de log sont nommés selon la date et l’heure de l’import : | ||
| 296 | **AAAAMMJJHHMMSS** (Année–Mois–Jour–Heure–Minute–Seconde). | ||
| 297 | |||
| 298 | **Lire le détail des erreurs :** | ||
| 299 | |||
| 300 | * En cliquant sur **import.err.xml**, vous pouvez consulter les erreurs survenues durant l’import. | ||
| 301 | * Si le fichier est vide, cela signifie qu’aucune erreur n’a été détectée. | ||
| 302 | * En cas d’erreurs, le log fournit une description détaillée pour faciliter l’analyse et la correction. | ||
| 303 | |||
| 304 | [[Exemple de consultation des logs>>image:1742310278057-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 305 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 306 | (% class="box" %) | ||
| 307 | ((( | ||
| 308 | **Sommaire** | ||
| 309 | |||
| 310 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 311 | ))) | ||
| 312 | |||
| 313 | (% class="box" %) | ||
| 314 | ((( | ||
| 315 | **Aller plus loin** | ||
| 316 | |||
| 317 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] | ||
| 318 | * [[Saisir un Bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] | ||
| 319 | * [[Importer des photos par lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.Manipuler les données en masse.Imports.Imports de photos.WebHome]] | ||
| 320 | ))) | ||
| 321 | |||
| 322 | (% class="box" %) | ||
| 323 | ((( | ||
| 324 | **Icônes principales** | ||
| 325 | |||
| 326 | * [[image:1756383752119-839.png]] : Ajouter des fichiers | ||
| 327 | |||
| 328 | |||
| 329 | |||
| 330 | * [[image:1756383691673-996.png]] : Transférer des fichiers | ||
| 331 | |||
| 332 | |||
| 333 | |||
| 334 | * [[image:1756383516326-603.png]] : Lancer l'action | ||
| 335 | |||
| 336 | |||
| 337 | |||
| 338 | * [[image:1756383597755-244.png]] : Lancer les différentes étapes de l'import | ||
| 339 | ))) | ||
| 340 | ))) |