Revenir au formulaire de recherche

Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône  pour revenir directement au formulaire de recherche. 

Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice Photothèque

Résultat :

Revenir à la dernière liste de résultats

A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur la dernière liste de résultats consultée, en cliquant sur le bouton : .

Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque

Résultat :

Créer une notice

A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

• Choisir une grille de saisie.
• Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
• Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.

Modifier une notice

A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton  , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

• Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
• Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
• Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.

Dupliquer une notice

La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.

Attention : lorsqu'on duplique une notice, TOUTES les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, il est fortement conseillé de consulter la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide.

A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton  , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

• Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
• Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
• Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.

Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.

Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.

Message de contrôle d'unicité sur une notice bien

Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.

Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque

Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.

Supprimer une notice

A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque

Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.

Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque

La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. 

Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :

Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque

Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.

Exporter une notice via les modèles de publication

Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque

Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :

Export possible ne PDF ou en WORD.

Une fois le fichier généré, cliquer sur Obtenir le résultat pour télécharger le fichier.

Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur. 

Résultat :

Visualisation du modèle complète de la Photothèque

Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer ici.

Imprimer une notice

 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.

Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque

Visualisation de la page avant impression :

Intégrer une notice aux paniers

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante Rechercher dans Flora.