Qu'est-ce qu'une grille de saisie ?

Une grille de saisie est un formulaire structuré, permettant de renseigner les champs d'une notice selon un modèle standardisé.

Structure générale d’une grille

Toutes les grilles de saisie dans Flora partagent une organisation cohérente, pensée pour optimiser la saisie, même si le contenu varie selon les normes documentaires.

 Visualiser la grille de saisie

Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :

• En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.
• La zone centrale est réservée à la saisie.
• Dans la partie inférieure, le bouton donne accès à la saisie rapide.

Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies

Regroupements de champs

Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.

Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.

Afficher un regroupement de champs

Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.

Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.

Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique

Afficher la totalité de la grille

La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.

Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque

Fermer/ouvrir une section

A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en sections. Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé  et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur  ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.

Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque

Accéder à une grille de saisie

La saisie d’une notice dans Flora commence toujours par l’ouverture d’une grille de saisie, adaptée au contexte documentaire.

1. Depuis la table concernée (ex. : table des biens), cliquez sur l’icône Créer une notice dans la barre d’outils.
2. Une fenêtre s’ouvre et vous propose une ou plusieurs grilles disponibles.
3. Sélectionnez la grille souhaitée, puis cliquez sur Valider ou double-cliquez pour l’ouvrir.

Le choix de la grille dépend :

• du type de données à saisir (ex. : bien, entrée, document, etc.),
• des standards utilisés (ex. : Unimarc pour les notices bibliographiques),
• de vos droits d’utilisateur.