Comprendre ce type d'acquisition

Une entrée de type Origine inconnue permet de la régularisation d’un ou plusieurs biens présents dans les collections sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.

Cas fréquents d’utilisation :

• Biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif).
• Objets découverts en réserve ou en exposition sans notice d’entrée.
• Reprise de collections historiques mal documentées.

Choisir de la grille de saisie

Lors de la création de l’entrée, choisissez la grille spécifique standard “Registre – Origine inconnue”

• Champs adaptés au contexte : nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.
• Aucune information contractuelle ou liée à un tiers requise.

Le choix de  cette grille détermine les champs visibles dans le formulaire et le type d’entrée enregistré.
Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.

Renseigner le numéro d'entrée

Le champ « Numéro d’entrée » est obligatoire, même dans le cas d’une entrée de type Origine inconnue. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.

Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un numéro d’inventaire attribué historiquement, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc compléter a posteriori la documentation réglementaire, sans remettre en cause l’inventaire existant.

Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Générer standard du numéro d’entrée

Le numéro d’entrée est obligatoire, même pour une origine inconnue. Il attribue une référence formelle à la régularisation et assure le suivi du lot.

Dans ce contexte, les objets ont souvent déjà un numéro d’inventaire historique. L’entrée vient compléter la documentation, sans modifier l’inventaire existant.

Deux modes sont possibles :

• Génération automatique
• Saisie manuelle (selon la logique de numérotation adoptée par l’établissement)

La combinaison du Numéro d’entrée et du Préfixe musée doit être unique dans toute la base.

• Année d’inscription au registre (année de l’acte d’acquisition),
• Numéro de lot (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si le numéro d'inventaire de l'objet n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ?

Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice d’entrée en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :

Un champ de description libre permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :

• éléments contextuels observés lors du récolement,
• hypothèses sur la provenance,
• mention d’un ancien marquage,
• ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.

Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type Origine inconnue :

• des documents (table Autres documents) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,
• des unités d’archives : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,
• des notices Photothèque : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),
• des notices Bibliographie : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,
• des notices Vidéo/Son : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.

Ces liaisons permettent de regrouper toutes les informations et indices disponibles pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.

Elles contribuent à documenter la régularisation de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.