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Version 2.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 14:36
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = Définition =
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6 Une entrée de type **Origine inconnue** est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens **présents dans les collections** sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.
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8 Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de **rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires**, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.
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10 Elle est utilisée principalement dans les cas de :
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12 * biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),
13 * objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,
14 * reprises de collections historiques mal documentées.
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16 = Choix de la grille de saisie =
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18 Lors de la création d’une entrée de type **Origine inconnue**, une grille spécifique est proposée en standard :
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20 * **Grille "Registre – Origine inconnue"**
21 Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
22 Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.
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24 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753175235157-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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27 (% class="box warningmessage" %)
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29 **Attention à bien choisir sa grille de saisie**
30 **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
31 Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
32 Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
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35 = Renseigner le numéro d'entrée =
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37 Le champ **« Numéro d’entrée »** est **obligatoire**, même dans le cas d’une entrée de type **Origine inconnue**. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.
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39 Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un **numéro d’inventaire attribué historiquement**, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc **compléter a posteriori la documentation réglementaire**, sans remettre en cause l’inventaire existant.
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41 **Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée** : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.
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43 **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
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45 == Génération standard du numéro d’entrée ==
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47 Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
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49 * **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
50 * **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
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52 Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
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54 >(% class="small" %)Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :
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56 [[Génération du numéro d'entrée>>image:1753174282518-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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58 == Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
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60 Si le numéro d'inventaire de l'objet **n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
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62 **Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
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64 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753174411865-731.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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66 = Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ? =
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68 Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’**enrichir la notice d’entrée** en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :
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70 Un **champ de description libre** permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :
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72 * éléments contextuels observés lors du récolement,
73 * hypothèses sur la provenance,
74 * mention d’un ancien marquage,
75 * ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.
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77 [[Exemple de champs disponibles>>image:1753187566894-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80 Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type **Origine inconnue** :
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82 * des **documents** (table //Autres documents//) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,
83 * des **unités d’archives** : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,
84 * des **notices Photothèque** : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),
85 * des **notices Bibliographie** : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,
86 * des **notices Vidéo/Son** : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.
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88 Ces liaisons permettent de **regrouper toutes les informations et indices disponibles** pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.
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90 Elles contribuent à **documenter la régularisation** de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.
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92 [[Champs de liens documentaires>>image:1753187598265-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 )))|(% style="width:300px" %)(((
94 (% class="box" %)
95 (((
96 **Sommaire**
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98 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
99 )))
100
101 (% class="box" %)
102 (((
103 **Aller plus loin**
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105 * [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/]]
106 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
107 * [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/]]
108 * [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/]]
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