Modifications pour le document Renseigner une entrée pour une origine inconnue

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Auteur du document

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1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

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3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Une entrée de type **Origine inconnue** permet de régulariser la présence d’un ou plusieurs biens dans les collections, lorsque leur origine juridique ou administrative n’est pas documentée (absence de fiche, d’acte ou d’historique de transfert).
7		-Il s’agit souvent d’objets découverts en réserve ou exposés, sans lien clair avec un acte d’entrée préalable.
	6	+Ce type d’entrée permet de documenter un ou plusieurs objets dont l’origine juridique ou administrative n’est pas connue (absence de fiche, d’acte, ou d’historique de transfert).Il s’agit souvent de biens découverts en réserve, sans lien clair avec un acte d’entrée préalable.
8	8
9		-Même sans justificatif, la création d’une notice d’entrée garantit une **traçabilité minimale**, facilite l’intégration au registre des biens affectés si nécessaire, et offre un **cadre documentaire** pour rattacher ultérieurement tout élément utile (photos, fiches papier, bibliographie…)
	8	+Même en l’absence de documents justificatifs, la saisie d’une notice d’entrée //Origine inconnue// garantit une **traçabilité minimale**, permet l’**intégration au registre des biens affectés** si nécessaire, et offre un cadre documentaire cohérent pour rattacher des pièces ou des hypothèses ultérieures (photos, fiches papier, bibliographie…).
10	10	)))
11	11
12	12	(((
13		-= Comprendre ce type d'acquisition =
	12	+= Définition =
14	14
15		-Une entrée de type **Origine inconnue** permet de la régularisation d’un ou plusieurs biens **présents dans les collections** sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.
	14	+Une entrée de type **Origine inconnue** est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens **présents dans les collections** sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.
16	16
17		-**Cas fréquents d’utilisation :**
	16	+Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de **rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires**, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.
18	18
19		-* Biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif).
20		-* Objets découverts en réserve ou en exposition sans notice d’entrée.
21		-* Reprise de collections historiques mal documentées.
	18	+Elle est utilisée principalement dans les cas de :
22	22
23		-= Choisir de la grille de saisie =
	20	+* biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),
	21	+* objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,
	22	+* reprises de collections historiques mal documentées.
24	24
25		-Lors de la création de l’entrée, choisissez la grille spécifique standard **“Registre – Origine inconnue”**
	24	+= Choix de la grille de saisie =
26	26
27		-* Champs adaptés au contexte : nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.
28		-* Aucune information contractuelle ou liée à un tiers requise.
	26	+Lors de la création d’une entrée de type **Origine inconnue**, une grille spécifique est proposée en standard :
29	29
30		-Le choix de  cette grille détermine les champs visibles dans le formulaire et le type d’entrée enregistré.
	28	+* **Grille "Registre – Origine inconnue"**
31	31	Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
32	32	Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.
33	33
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34	34	[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175235157-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35	35
36	36
	35	+(% class="box warningmessage" %)
	36	+(((
	37	+**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
	38	+**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
	39	+Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
	40	+Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
	41	+)))
	42	+
37	37	= Renseigner le numéro d'entrée =
38	38
39	39	Le champ **« Numéro d’entrée »** est **obligatoire**, même dans le cas d’une entrée de type **Origine inconnue**. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.
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44	44
45	45	**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
46	46
47		-== Générer standard du numéro d’entrée ==
	53	+== Génération standard du numéro d’entrée ==
48	48
49		-Le **numéro d’entrée** est obligatoire, même pour une origine inconnue. Il attribue une référence formelle à la régularisation et assure le suivi du lot.
	55	+Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
50	50
51		-Dans ce contexte, les objets ont souvent déjà un numéro d’inventaire historique. L’entrée vient **compléter** la documentation, sans modifier l’inventaire existant.
52		-
53		-Deux modes sont possibles :
54		-
55		-* **Génération automatique**
56		-* **Saisie manuelle** (selon la logique de numérotation adoptée par l’établissement)
57		-
58		-La combinaison du **Numéro d’entrée** et du **Préfixe musée** doit être **unique** dans toute la base.
59		-
60	60	* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
61	61	* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
62	62
	60	+Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
	61	+
63	63	>(% class="small" %)Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :
64	64
65	65	[[Génération du numéro d'entrée>>image:1753174282518-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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112	112	(((
113	113	**Aller plus loin**
114	114
115		-* [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
116		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
117		-* [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
118		-* [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	114	+* [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
	115	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
	116	+* [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
	117	+* [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
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